BEFIMMO - Assemblée générale ordinaire

Société Immobilière Réglementée publique (SIRP) - Société anonyme - Chaussée de Wavre 1945, Auderghem (1160 Bruxelles) - N° d’entreprise : 0455.835.167 – N° TVA : 455.835.167 - (ci-après la " Société ")

Les Actionnaires sont invités à participer à l’Assemblée générale ordinaire qui aura lieu le 27 avril 2021 à 10h30

Compte tenu de la crise sanitaire et des mesures imposées par le gouvernement en ce qui concerne les rassemblements de personnes, les Actionnaires ne pourront pas participer physiquement à l’Assemblée et pourront exercer leurs droits uniquement en votant par correspondance ou par procuration. Afin de permettre aux Actionnaires de participer à cette Assemblée dans les meilleures conditions, l’Assemblée générale sera retransmise en direct selon les modalités prévues ci-dessous. En fonction de l’évolution de la situation Covid-19 et des règles applicables dans les prochaines semaines, la Société se réserve le droit de modifier ces modalités de participation par le biais d’un communiqué de presse et sur le site internet de la Société www.befimmo.be

Ordre du jour 

1. Prise de connaissance du rapport de gestion sur les comptes annuels sociaux et sur les comptes annuels consolidés au 31 décembre 2020

2. Prise de connaissance du rapport du Commissaire sur les comptes annuels sociaux et sur les comptes annuels consolidés au 31 décembre 2020

3. Prise de connaissance des comptes annuels sociaux et consolidés clôturés au
31 décembre 2020

4. Approbation des comptes annuels sociaux clôturés au 31 décembre 2020 et affectation du résultat au 31 décembre 2020

Compte tenu du résultat reporté au 31 décembre 2019 de 199.751.893,78 €, et du résultat net de l’exercice 2020, le résultat à affecter s’élève à 302.766.544,31 €.

Il est proposé :

- d’approuver les comptes annuels sociaux clôturés au 31 décembre 2020, qui contiennent, conformément à l’Arrêté royal du 13 juillet 2014 relatif aux Sociétés Immobilières Réglementées, les affectations aux réserves réglementaires ;

- de distribuer, à titre de rémunération du capital, un dividende de 2,25 € brut par action: ce dividende est constitué, d’une part, de l’acompte sur dividende de 1,68 € brut par action existante, versé en décembre 2020 et, d’autre part, d’un solde de dividende de 0,57 € brut par action payable par détachement du coupon n° 41 ;

- enfin, de reporter à nouveau le solde.

5. Décharge aux Administrateurs pour l’exécution de leur mandat au cours de l’exercice 2020

Proposition de donner décharge aux Administrateurs pour l’exécution de leur mandat pour la période du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2020.

6. Décharge au Commissaire pour l’exécution de son mandat au cours de l’exercice 2020

Proposition de donner décharge au Commissaire pour l’exécution de son mandat pour la période du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2020.

7. Nomination d’un Administrateur exécutif

Proposition de nommer Monsieur Jean-Philip Vroninks, domicilié à 3210 Linden, Jachthuislaan 31, en tant qu’Administrateur exécutif, pour une période de quatre ans, prenant fin à l’issue de l’Assemblée générale ordinaire de 2025. 

 8. Renouvellement du mandat d’un Administrateur non exécutif

Proposition de renouveler le mandat de Monsieur Alain Devos, domicilié à 8300 Knokke, Camille Lemonnierlaan 17, en tant qu’Administrateur non exécutif, pour une nouvelle période de deux ans, prenant fin à l’issue de l’Assemblée générale ordinaire de 2023. Ce mandat sera rémunéré conformément à la rémunération fixée pour les Administrateurs non exécutifs par l’Assemblée générale ordinaire du 30 avril 2013.

9. Renouvellement du mandat d’un Administrateur indépendant

Proposition de renouveler le mandat de Madame Sophie Goblet, domiciliée à 1050 Bruxelles, avenue Franklin Roosevelt 108, en tant qu’Administrateur indépendant, pour une nouvelle période de quatre ans, prenant fin à l’issue de l’Assemblée générale ordinaire de 2025. 

Madame Sophie Goblet répond aux critères d’indépendance de l’article 7:87 du Code des Sociétés et des Associations et de la disposition 3.5 du Code belge de gouvernance d’entreprise 2020. Ce mandat sera rémunéré conformément à la rémunération fixée pour les Administrateurs non exécutifs par l’Assemblée générale ordinaire du 30 avril 2013.

10. Renouvellement du mandat d’un Administrateur indépendant

Proposition de renouveler le mandat de Madame Sophie Malarme-Lecloux, domiciliée à 1330 Rixensart rue du Plagniau 16, en tant qu’Administrateur indépendant, pour une nouvelle période de trois ans, prenant fin à l’issue de l’Assemblée générale ordinaire de 2024. 

Madame Sophie Malarme-Lecloux répond aux critères d’indépendance de l’article 7:87 du Code des Sociétés et des Associations et de la disposition 3.5 du Code belge de gouvernance d’entreprise 2020. Ce mandat sera rémunéré conformément à la rémunération fixée pour les Administrateurs non exécutifs par l’Assemblée générale ordinaire du 30 avril 2013.

11. Renouvellement du mandat d’un Administrateur indépendant

Proposition de renouveler le mandat de Monsieur Vincent Querton, domicilié à 1000 Bruxelles, Place Jean Jacobs 6, en tant qu’Administrateur indépendant, pour une nouvelle période de quatre ans, prenant fin à l’issue de l’Assemblée générale ordinaire de 2025. 

Monsieur Vincent Querton répond aux critères d’indépendance de l’article 7:87 du Code des Sociétés et des Associations et de la disposition 3.5 du Code belge de gouvernance d’entreprise 2020. Ce mandat sera rémunéré conformément à la rémunération fixée pour les Administrateurs non exécutifs par l’Assemblée générale ordinaire du 30 avril 2013.

12. Rapport de rémunération

Proposition d’approuver le rapport de rémunération relatif à l’exercice social clôturé le 31 décembre 2020, inclus dans la Déclaration de gouvernance d’entreprise du rapport de gestion du Conseil d’administration sur l’exercice social précité. 

13. Délégation de pouvoirs en vue d’exécuter les décisions prises

Proposition de conférer à un membre du Comité exécutif tous pouvoirs d’exécution des décisions prises par l’Assemblée générale ordinaire ainsi que tous pouvoirs aux fins d’accomplir les formalités nécessaires à leur publication, avec faculté de substitution.

14. Divers

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Formalités pratiques de participation à l’Assemblée générale ordinaire 

Pour participer à cette Assemblée générale ordinaire du 27 avril 2021 ou s’y faire représenter, les Actionnaires voudront bien se conformer aux dispositions des articles 27 et 28 des statuts.

Seules les personnes physiques ou morales :

- qui sont Actionnaires de la Société au 13 avril 2021, à vingt-quatre heures (minuit, heure belge) (ci-après la " Date d’Enregistrement "), quel que soit le nombre d’actions détenues au jour de l’Assemblée,

- et qui ont informé la Société (via la banque centralisatrice) au plus tard le 21 avril 2021 de leur volonté de participer à l’Assemblée générale et d’y exercer leur droit de vote, 

ont le droit de participer et de voter à l’Assemblée générale ordinaire du 27 avril 2021.

Par conséquent, les titulaires d’actions dématérialisées doivent notifier à leur intermédiaire financier ou teneur de comptes agréé au plus tard le 21 avril 2021 à minuit (heure belge) le nombre d’actions pour lequel ils souhaitent être enregistrés et participer à l’Assemblée générale ordinaire. L’intermédiaire financier produira à cet effet une attestation d’enregistrement (certifiant le nombre d’actions dématérialisées inscrites au nom de l’Actionnaire dans leurs comptes à la Date d’Enregistrement, et pour lequel l’Actionnaire a déclaré vouloir participer à l’Assemblée générale ordinaire). Le dépôt de l’attestation d’enregistrement visée ci-dessus par les propriétaires d’actions dématérialisées doit se faire au plus tard le 21 avril 2021 auprès de la banque centralisatrice : Banque ING Belgium, Issuer Services St-Petersburg + 5 LT.11, Cours St Michel 60 - 1040 Bruxelles (be-lfm.coa.spa@ing.be).

Les propriétaires d’actions nominatives qui souhaitent voter à l’Assemblée générale ordinaire du 27 avril 2021 doivent notifier leur intention par lettre ordinaire ou courrier électronique adressé à la Société (contact@befimmo.be) au plus tard le 21 avril 2021. La remise d’un formulaire de procuration ou de vote à la Société dans le délai précité vaudra notification. Il n’y aura donc pas d’autre démarche à effectuer à ce sujet.

Tout Actionnaire peut voter par procuration. La procuration peut être obtenue sur le site internet de la Société (www.befimmo.be), par simple demande (tél.  : +32 (0)2 679 38 13) ou par courriel (contact@befimmo.be). Les Actionnaires qui souhaitent se faire représenter doivent se conformer aux formalités pratiques (telles que décrites ci-dessus). Les procurations ne seront valables que si elles reprennent des instructions de vote complètes et précises pour chaque point de l’ordre du jour. Compte tenu de la crise sanitaire et des mesures imposées par le gouvernement en ce qui concerne les rassemblements de personnes, la procuration pourra uniquement être conférée à la Société ou à une personne désignée par la Société pour la représenter. Conformément à l’article 7:143 §4 du Code des Sociétés et des Associations, la Société ou toute personne désignée par celle-ci, agissant en tant que mandataire de l’Actionnaire, est en situation de conflit d’intérêts potentiel. Toutefois, elle ne pourra en aucun cas s’écarter des instructions de vote contenues dans la procuration.

Tout Actionnaire peut voter par correspondance. Le vote par correspondance peut être obtenu sur le site internet de la Société (www.befimmo.be), par simple demande (tél. : +32 (0)2 679 38 13) ou par courriel (contact@befimmo.be). Les Actionnaires qui souhaitent voter par correspondance doivent se conformer aux formalités pratiques (telles que décrites ci-dessus). 

Le formulaire de vote ou la procuration doit être envoyé par courrier postal ou par e-mail (contact@befimmo.be) à la Société ou par e-mail à la Banque ING Belgium, Issuer Services St Petersburg + 5 LT.11 (Cours St Michel 60 - 1040 Bruxelles ou be-lfm.coa.spa@ing.be). L’envoi par e-mail sera accompagné d’une copie scannée ou photographiée du formulaire de vote ou de la procuration, complété avec des instructions de vote précises et signé. Les formulaires de vote et les procurations doivent parvenir à la Société au plus tard le 21 avril 2021. 

Afin de permettre aux Actionnaires de participer à cette Assemblée dans les meilleures conditions, l’Assemblée générale sera retransmise en direct et les Actionnaires auront la possibilité d’interagir avec le bureau à distance. Pour ce faire, il vous suffit d’envoyer votre adresse e-mail par courriel (contact@befimmo.be) au plus tard le 21 avril 2021 et de suivre le lien qui vous sera communiqué de la part de Befimmo – Digital Meeting (notification@digital-meeting.be) à l’adresse e-mail que vous nous aurez transmise, lien qui vous permettra de rejoindre l’Assemblée générale à distance. Il est précisé que l’interaction avec le bureau consistera en une séance de questions-réponses relatives à l’ordre du jour. Il ne sera pas possible aux Actionnaires de voter à distance pendant l’Assemblée générale. La retransmission en direct ne s’inscrit dès lors pas dans le cadre de l’article 7:137 du Code des sociétés et des associations.

Droit d’amendement de l’ordre du jour et droit d’interpellation

Un ou plusieurs Actionnaire(s) possédant ensemble au moins 3% du capital a (ont) le droit de faire inscrire des sujets à traiter à l’ordre du jour de l’Assemblée générale ordinaire, mais aussi de déposer des propositions de décisions relatives à des points existants ou nouveaux de l’ordre du jour. 

Pour exercer ce droit, le (ou les) Actionnaire(s) doit (doivent) prouver qu’à la date où ils introduisent leur demande, ils possèdent effectivement 3% du capital (par l’un des moyens décrits ci-avant pour la participation à l’Assemblée). L’examen de la demande est subordonné aux formalités d’enregistrement et d’admission, conformément à la procédure mentionnée ci-avant, de cette fraction du capital. Cette demande doit parvenir par écrit à la Société au plus tard le 5 avril 2021 à minuit, avec l’indication d’une adresse postale ou électronique à laquelle la Société adressera un accusé de réception dans un délai de 48 heures à compter de cette réception.

Le cas échéant, la Société publiera un ordre du jour complété, au plus tard le 9 avril 2021. Simultanément, un modèle adapté de procuration et de formulaire de vote par correspondance seront publiés sur le site internet de la Société. Toutes les procurations précédemment transmises resteront valables et le mandataire devra s’abstenir de voter sur les sujets à traiter nouvellement inscrits à l’ordre du jour. Toutefois, il sera possible aux Actionnaires ayant déjà transmis des procurations d’en transmettre de nouvelles, tenant compte des nouveaux sujets.

En outre, dès la convocation de l’Assemblée, et au plus tard le 21 avril 2021, tout Actionnaire a le droit de poser des questions par écrit (lettre ou courrier électronique) auxquelles il sera répondu au cours de l’Assemblée, pour autant que l’Actionnaire concerné ait satisfait aux formalités d’admission à l’Assemblée.  

Tout Actionnaire peut, sur simple demande, obtenir gratuitement au siège de la Société une copie des rapports visés aux points 1 et 2 de l’ordre du jour ainsi que des comptes annuels et consolidés de la Société. Ces documents, ainsi que les formulaires de procuration et de vote par correspondance peuvent aussi être consultés sur le site internet de la Société (www.befimmo.be). 

Adresses de contact

Pour toute transmission de documents ou communication relative à cette Assemblée générale, les Actionnaires sont invités à utiliser une des adresses suivantes : 

Adresse du siège : Befimmo SA

                     Chaussée de Wavre 1945

                     1160 Bruxelles

                     À l’attention de Mme Caroline Kerremans 

                     Head of IR & Communication

Adresse mail : contact@befimmo.be

Seuls les procurations et formulaires de vote par correspondance lisibles, complets et dûment signés seront pris en compte par la Société.

Pour toute question relative à cette Assemblée générale : 

Mme Caroline Kerremans 

Head of IR & Communication

Tél. : + 32 (0)2 679 38 13

Email : c.kerremans@befimmo.be 

Agent centralisateur

Banque ING Belgium St-Petersburg + 5 LT.11

Issuer Services

Cours St Michel 60 

1040 Bruxelles

be-lfm.coa.spa@ing.be

Bruxelles, le 26 mars 2021.
Pour le Conseil d’administration.