Cofinimmo - assemblée générale extraordinaire

SOCIETE ANONYME - SOCIETE IMMOBILIERE REGLEMENTEE PUBLIQUE DE DROIT BELGE - BOULEVARD DE LA WOLUWE 58, 1200 BRUXELLES - R.P.M. BRUXELLES 0426.184.049

L’assemblée générale extraordinaire du 12 mai 2021 n’ayant pas recueilli le quorum de présence légalement requis, le Conseil d’administration de la SA " COFINIMMO " invite les actionnaires à participer à l’assemblée générale extraordinaire, qui se tiendra le 7 juin 2021 à 15h00, Boulevard de la Woluwe 58, 1200 Bruxelles, pour délibérer sur l’ordre du jour suivant :

Avertissement Covid-19

Compte tenu de la situation exceptionnelle liée au Covid-19 et des mesures de police prises par les autorités restreignant les rassemblements, l’assemblée générale extraordinaire (ci-après l’ " Assemblée Générale ") se tiendra le 7 juin 2021 à 15h00 de manière digitale. Par conséquent, les actionnaires ne pourront pas participer physiquement à l’Assemblée Générale mais pourront y participer et exercer leurs droits soit en votant par procuration, soit en votant à distance sous forme électronique avant l’Assemblée Générale, soit en participant et en votant de manière digitale durant l’Assemblée Générale. La société suit la situation de près et informera les actionnaires, par communiqué et sur le site internet de la société, de toute évolution qui pourrait être communiquée en temps utile.

Les actionnaires ont désormais le choix, dans la mesure précisée ci- dessous, d’utiliser la plateforme AGM+ de Lumi (https://lumiagm.com) ou de s’adresser directement à Cofinimmo, tant pour les formalités d’admission que pour le vote.

Ordre du jour de l’assemblée générale ordinaire :

1. Renouvellement de l’autorisation concernant le capital autorisé

  1. 1.1.  Prise de connaissance du rapport spécial du conseil d’administration établi en application de l’article 7:199 du Code des sociétés et des associations.

  2. 1.2.  Proposition de renouveler l’autorisation existante concernant le capital autorisé et ainsi d’autoriser le conseil d’administration de la société d’augmenter le capital aux dates et selon les conditions qu’il déterminera, en une ou plusieurs fois, à concurrence d’un montant maximum de:

1°) 50% du montant du capital à la date de l’assemblée générale extraordinaire qui approuvera l’autorisation, arrondi, pour des augmentations de capital par apports en numéraire, prévoyant la possibilité d’exercice du droit de préférence ou du droit d’allocation irréductible par les actionnaires de la société;

2°) 20% du montant du capital à la date de l’assemblée générale extraordinaire qui approuvera l’autorisation, arrondi, pour des augmentations dans le cadre de la distribution d’un dividende optionnel;

3°) 10% du montant du capital à la date de l’assemblée générale extraordinaire qui approuvera l’autorisation, arrondi, pour (i) des augmentations de capital par apports en nature, (ii) des augmentations de capital par apports en numéraire sans possibilité d’exercice par les actionnaires de la société du droit de préférence ou du droit d’allocation irréductible, ou (iii) toute autre forme d’augmentation de capital;

étant entendu que le capital, dans le cadre de cette autorisation, ne pourra en aucun cas être augmenté d’un montant supérieur au montant cumulé des différentes autorisations en matière de capital autorisé. Cette autorisation proposée sera octroyée pour une durée de cinq ans à compter de la date de la publication du procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire qui approuve l’autorisation proposée aux Annexes du Moniteur belge.

1.3. En conséquence, proposition de remplacer l’article 6.2 des statuts conformément au point 1.2 qui précède.

Commentaires: L’autorisation relative au capital autorisé actuelle, octroyée par l’assemblée générale extraordinaire du 25 août 2020, sera remplacée par la nouvelle autorisation proposée. Si la nouvelle autorisation proposée n’est pas approuvée, l’autorisation relative au capital autorisé actuelle continuera à s’appliquer dans le chef du conseil d’administration de la Société. La FSMA a approuvé cette modification statutaire. Le conseil d’administration vous invite à approuver, par un vote séparé, chacun des points 1°), 2°) et 3°) étant entendu qu’en fonction du résultat du vote sur chacun des points 1°), 2°) et 3°), le texte final de l’article 6.2 des statuts pourra être adapté en séance. Le texte intégral de la modification proposée à l’article 6.2 des statuts figure dans le rapport du conseil d’administration visé au point 1.1.

2. Délégations de pouvoirs
Proposition d’octroyer à (i) chaque administrateur de la société, chacun agissant seul et avec pouvoir de substitution, pour faire tout ce que est nécessaire ou utile pour exécuter les résolutions qui précèdent, et (ii) chaque notaire et/ou collaborateur de "Berquin Notaires" SCRL, tous pouvoirs afin de rédiger le texte de la coordination des statuts de la société, le signer et le déposer dans la base de données électronique prévue à cet effet, conformément aux dispositions légales en la matière.

Avertissement Covid-19

Comme indiqué ci-dessus, compte tenu de la situation exceptionnelle liée au Covid-19 et des mesures de police prises par les autorités restreignant les rassemblements, l’Assemblée Générale se tiendra de manière digitale. Par conséquent, les actionnaires ne pourront pas participer physiquement à l’Assemblée Générale mais pourront y participer et exercer leurs droits soit en votant par procuration, soit en votant à distance sous forme électronique avant l’Assemblée Générale, soit en participant et en votant de manière digitale durant l’Assemblée Générale. La société suit la situation de près et informera les actionnaires, par communiqué et sur le site internet de la société, de toute évolution qui pourrait être communiquée en temps utile.

I. CONDITIONS D’ADMISSION

L’Assemblée Générale Extraordinaire du 12 mai 2021 n’a pas réuni le quorum de présence légalement requis.

Conformément à l’article 7:134 §2 du Code des sociétés et des associations, les actionnaires ne pourront participer et voter à l’Assemblée Générale, sous quelque forme que ce soit, que pour autant que les deux conditions suivantes soient remplies :

1) L’enregistrement : COFINIMMO (soit directement, soit via la plateforme AGM+ de Lumi (https://lumiagm.com)) doit obtenir la preuve que les actionnaires détiennent le 24 mai 2021 à minuit (la " Date d’Enregistrement ") le nombre d’actions pour lesquelles l’actionnaire a l’intention de participer l’Assemblée Générale ; et

2) La notification de participation à l’Assemblée Générale : COFINIMMO (soit directement, soit via la plateforme AGM+ de Lumi (https://lumiagm.com) doit recevoir une confirmation de l’intention de participer à l’Assemblée Générale au plus tard le 1 juin 2021.

1. ENREGISTREMENT DES ACTIONS

La procédure d’enregistrement se déroule comme suit :

  • Les détenteurs d’actions nominatives devront être inscrits dans le registre des actions nominatives de COFINIMMO le 24 mai 2021 à minuit (heure belge) pour le nombre d’actions pour lesquelles ils souhaitent participer à l’Assemblée Générale.

  • Pour les détenteurs d’actions dématérialisées, une attestation d’enregistrement au 24 mai 2021 à minuit (heure belge) sera nécessaire pour le nombre d’actions pour lesquelles ils souhaitent participer à l’Assemblée Générale. La procédure relative à cette attestation est précisée à la section 2 qui suit.

Seules les personnes qui sont actionnaires à la Date d’Enregistrement auront le droit de participer et de voter à l’Assemblée Générale, sans qu’il soit tenu compte du nombre d’actions détenues par l’actionnaire au jour de l’Assemblée Générale.

2. NOTIFICATION DE PARTICIPATION

En supplément de la procédure d’enregistrement décrite ci-dessus, les actionnaires qui ont l’intention de participer à l’Assemblée Générale, sous quelque forme que ce soit, doivent notifier leur intention de participer à l’Assemblée Générale au plus tard le 1 juin 2021 :

• Les détenteurs d’actions nominatives devront prévenir COFINIMMO de leur intention de participer aux Assemblées Générales :

1) pour les actionnaires qui font le choix d’utiliser la plateforme AGM+, via cette plateforme à l’adresse : https://lumiagm.com ; ou

2) pour les actionnaires qui souhaitent voter par procuration sous for- mat " papier ", par l’envoi de leur procuration, de préférence par email à la société (shareholders@cofinimmo.be) ou par lettre ordi- naire adressée au siège social de la société (Boulevard de la Wolu- we 58, 1200 Bruxelles). L’envoi de la procuration vaudra notification de participation à l’Assemblée Générale.

• Pour les détenteurs d’actions dématérialisées, les modalités suivantes s’appliqueront :

1) pour les actionnaires qui font le choix d’utiliser la plateforme AGM+ (https://lumiagm.com), cette plateforme permettra à l’actionnaire de demander l’émission directe de l’attestation d’enregistrement visée à la section 1 ci-dessus. Ceci vaudra notification de l’intention de participer à l’Assemblée Générale. L’actionnaire ne devra donc faire lui-même aucune démarche auprès de sa banque ni auprès de CO- FINIMMO ; ou

2) pour les actionnaires qui souhaitent voter par procuration sous format " papier ", ceux-ci devront demander l’attestation d’enregis- trement auprès de leur intermédiaire financier et ensuite la commu- niquer à la BANQUE DEGROOF PETERCAM, par email à l’adresse general.meetings@degroofpetercam.com. La communication de l’attestation vaudra notification de participation.

II. VOTE

1. VOTE PAR PROCURATION

Les actionnaires peuvent se faire représenter par un mandataire, en utilisant le formulaire de procuration établi par la société. Compte tenu de la situation exceptionnelle liée au Covid-19 et des mesures de police prises par les autorités restreignant les rassemblements, le mandataire désigné en vertu des procurations sera exclusivement la Secrétaire GénéraledeCofinimmoouunepersonnedésignéeparCofinimmopour la représenter, comme indiqué dans le formulaire de procuration.

Le formulaire de procuration peut être obtenu sur le site internet de la société (https://www.cofinimmo.com/investisseurs/information- actionnaire/assemblées-générales/)ousursimpledemandeparemail (shareholders@cofinimmo.be). Pour les actionnaires qui font le choix d’utiliser la plateforme AGM+ (https://lumiagm.com), ceux-ci peuvent utiliser la plateforme pour compléter et transmettre la procuration.

Les actionnaires qui souhaitent se faire représenter devront se conformer à la procédure d’enregistrement et de notification de participation décrite ci-dessus.

pourront poser des questions en direct par écrit pendant celui-ci, dans la mesure précisée sur le site internet de la société.

Les formulaires de vote à distance sous forme électronique qui nous sont parvenus pour l’Assemblée Générale Extraordinaire du 12 mai 2021 restent valables et ne doivent pas être renouvelés pour autant que les formalités d’enregistrement soient accomplies.

3. PARTICIPATION ET VOTE DE MANIÈRE DIGITALE DURANT L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Conformément à l’article 7:137 du Code des sociétés et des associations, au lieu de voter à l’avance (par procuration ou à distance sous forme électronique), les actionnaires peuvent choisir de participer et de voter de manière digitale à l’Assemblée Générale au moyen de la plateforme AGM+ (https://lumiagm.com). Dans ce cas, le vote a lieu pendant l’Assemblée Générale, à laquelle les actionnaires assistent via la plateforme AGM+.

Les actionnaires qui souhaitent participer et voter de manière digitale durant l’Assemblée Générale devront se conformer à la procédure d’enregistrement et de notification de participation décrite ci-dessus via la plateforme AGM+. Ces actionnaires recevront ensuite la procédure et les détails de connexion pour se connecter l’Assemblée Générale. De plus amples informations sur la procédure sont disponibles sur le site internet de Cofinimmo (https://www.cofinimmo.com/investisseurs/ information-actionnaire/assemblées-générales/).

La plateforme AGM+ permet aux actionnaires (i) de prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue des discussions durant l’Assemblée Générale, (ii) d’exercer le droit de vote sur tous les points sur lesquelles l’Assemblée Générale est appelée à se prononcer et (iii) de participer aux délibérations et d’exercer leur droit de poser des questions.

Les actionnaires qui participent par cette voie à l’Assemblée Générale sont réputés présents à l’endroit où l’Assemblée Générale se tient pour le respect des conditions de quorum et de majorité. La plateforme AGM+ permet à Cofinimmo de contrôler la qualité et l’identité des actionnaires.

III. INFORMATIONS IMPORTANTES

Approbation des propositions à l’ordre du jour

Pour pouvoir être adoptées, les propositions de modifications aux statuts requièrent un quorum d’au moins la moitié des actionnaires et les majorités spéciales d’au moins trois quarts des voix avec lesquelles il est pris part au vote pour les points concernés.

Lors de l’assemblée générale extraordinaire du 7 juin 2021, les propositions susmentionnées pourront être adoptées selon les mêmes majorités spéciales et quel que soit le nombre de titres présents ou représentés.

Droitdeposerdesquestions

Les actionnaires ont le droit de poser des questions par écrit aux administrateurs et/ou au commissaire préalablement à l’Assemblée Générale. Il ne sera répondu aux questions écrites que dans la mesure oùl’actionnairequilesposes’estconforméauxconditionsd’admission susmentionnées conformément à l’article 7:134 du Code des sociétés et des associations. Ces questions peuvent être posées préalablement à à l’Assemblée Générale par e-mail (shareholders@cofinimmo.be) ou par courrierausiègesocialdelasociété(BoulevarddelaWoluwe58,1200 Bruxelles).Ellesdoiventparveniràlasociétéauplustardle1juin2021. Pour les actionnaires qui font le choix d’utiliser la plateforme AGM+, cette plateforme permet également de soumettre les questions écrites mentionnées ci-dessus. Les réponses aux questions écrites seront fournies pendant l’Assemblée Générale.

De plus, conformément à l’article 7:139 du Code des sociétés et des associations, du temps sera alloué pendant l’Assemblée Générale à une session de questions-réponses durant laquelle les administrateurs répondront aussi aux questions qui leur seront adressées pendant l’Assemblée Générale au sujet de leur rapport ou des points portés à l’ordre du jour. Les actionnaires qui auront fait le choix de participer et de voter de manière digitale à l’Assemblée Générale via la plateforme AGM+ pourront poser des questions pendant l’Assemblée Générale. Ces questions pourront être introduites en direct par écrit via la plateforme AGM+.

En outre, comme déjà indiqué, les actionnaires qui auront voté par procuration ou à distance sous forme électronique avant l’Assemblée Générale peuvent assister à une diffusion en direct de l’Assemblée Générale mais ne peuvent plus voter pendant la diffusion. Ils pourront toutefois poser des questions en direct par écrit pendant celle-ci, dans la mesure précisée sur le site internet de la société.

Droit des détenteurs d’obligations convertibles

Conformément à l’article 7:135 du Code des sociétés et des associations, les détenteurs d’obligations convertibles émises par Cofinimmo peuvent participer à l’Assemblée Générale avec voix consultative seulement, c’est-à-dire sans droit de vote. Pour ce faire, ces titulaires doivent respecter les mêmes formalités d’admission qui s’appliquent aux actionnaires et qui sont décrites ci-dessus. Les détenteurs d’obligations convertibles sont soumis aux mêmes restrictions de participation liées au Covid-19 que les actionnaires.

Comme il n’y aura pas de participation physique à l’Assemblée Générale et que les détenteurs d’obligations convertibles n’ont pas le droit de vote, le vote par procuration et le vote à distance sous forme électronique avant l’Assemblée Générale ne s’appliquent pas aux détenteurs d’obligations convertibles. Toutefois, les détenteurs d’obligations convertibles peuvent poser des questions dans la même mesure que les actionnaires.

Les détenteurs peuvent participer de manière digitale à l’Assemblée Générale conformément à l’article 7:137 du Code des sociétés et des associations via la plateforme AGM+. Ces détenteurs devront confirmer leur volonté de le faire au plus tard le 1 juin 2021. Ils recevront alors la procédure et les identifiants pour se connecter à l’Assemblée Générale. De plus amples informations sur la procédure sont disponibles sur le site internet de Cofinimmo (https://www.cofinimmo.com/investisseurs/ information-actionnaire/assemblées-générales/). Comme indiqué ci- dessus, ils ne pourront pas voter, mais pourront être informés directement, simultanément et en continu des débats de l’Assemblée Générale.

Documents disponibles

Tous les documents concernant l’Assemblée Générale que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires et des détenteurs d’obligations convertibles pourront être consultés sur le site internet de la société https://www.cofinimmo.com/investisseurs/information- actionnaire/assemblées-générales/, à partir du 19 mai 2021.

Ces documents sont également disponibles sur la plateforme AGM+ (https://lumiagm.com).

 Pour les détenteurs d’actions nominatives, la procuration doit être adressée et/ou complétée, au plus tard le 1 juin 2021 :

1) pour les actionnaires qui font le choix d’utiliser la plateforme AGM+ pour leur procuration, via cette plateforme (https://lumiagm.com); ou

2) pour les actionnaires qui souhaitent voter par procuration sous for- mat " papier ", de préférence par email à la société (shareholders@ cofinimmo.be), ou par courrier au siège social de la société (Boule- vard de la Woluwe 58, 1200 Bruxelles).

Pour les détenteurs d’actions dématérialisées, la procuration doit être adressée et/ou complétée, au plus tard le 1 juin 2021 :

1) pour les actionnaires qui font le choix d’utiliser la plateforme AGM+ pour leur procuration, via cette plateforme à l’adresse : https://lumi- agm.com; ou

2) pour les actionnaires qui souhaitent voter par procuration sous format " papier ", à la BANQUE DEGROOF PETERCAM, par email à l’adresse general.meetings@degroofpetercam.com.

Si vous avez voté par procuration, il vous est loisible de suivre une diffusion en direct de l’Assemblée Générale sous forme de webcast. Les actionnaires sont invités à consulter le site internet de la société (https://www.cofinimmo.com/investisseurs/information-actionnaire/ assemblées-générales/) pour savoir comment accéder à cette diffusion. Il est précisé que les actionnaires qui auront voté par procuration ne peuvent plus voter pendant le webcast mais pourront poser des questions en direct par écrit pendant celui-ci, dans la mesure précisée sur le site internet de la société.

Les procurations qui nous sont parvenues pour l’Assemblée Générale Extraordinaire du 12 mai 2021 restent valables et ne doivent pas être renouvelées pour autant que les formalités d’enregistrement soient accomplies.

2. VOTE À DISTANCE SOUS FORME ELECTRONIQUE AVANT L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Conformément à l’article 7:146 du Code des sociétés et des associations et à l’article 25 des statuts de Cofinimmo, les actionnaires peuvent voter à distance sous forme électronique avant l’Assemblée Générale, via la plateforme AGM+ (https://lumiagm.com).

Les actionnaires qui souhaitent voter à distance sous forme électronique devront se conformer à la procédure d’enregistrement et de notification de participation décrite ci-dessus via la plateforme AGM+. Le vote à distance sous forme électronique peut être exprimé jusqu’au 06 juin 2021 au plus tard.

Cofinimmo attire l’attention des actionnaires sur le fait qu’il ne sera plus possible de voter par correspondance sous format " papier " cette année. Les actionnaires ne souhaitant pas recourir à l’une des possiblités électroniques de participation sont invités à envoyer une procuration selon les modalités décrites ci-dessus, laquelle peut être complétée sous format " papier ".

Si vous avez voté à distance sous forme électronique avant l’Assemblée Générale, il vous est loisible de suivre une diffusion en direct de l’Assemblée Générale sous forme de webcast. Les actionnaires sont invités à consulter le site internet de la société (https://www.cofinimmo. com/investisseurs/information-actionnaire/assemblées-générales/) pour savoir comment accéder à cette diffusion. Il est précisé que les actionnaires qui auront voté à distance sous forme électronique avant l’Assemblée Générale ne peuvent plus voter pendant le webcast mais

1.1.  Prise de connaissance du rapport spécial du conseil d’administration établi en application de l’article 7:199 du Code des sociétés et des associations.

1.2.  Proposition de renouveler l’autorisation existante concernant le capital autorisé et ainsi d’autoriser le conseil d’administration de la société d’augmenter le capital aux dates et selon les conditions qu’il déterminera, en une ou plusieurs fois, à concurrence d’un montant maximum de:

Les détenteurs d’actions nominatives devront être inscrits dans le registre des actions nominatives de COFINIMMO le 24 mai 2021 à minuit (heure belge) pour le nombre d’actions pour lesquelles ils souhaitent participer à l’Assemblée Générale.

Pour les détenteurs d’actions dématérialisées, une attestation d’enregistrement au 24 mai 2021 à minuit (heure belge) sera nécessaire pour le nombre d’actions pour lesquelles ils souhaitent participer à l’Assemblée Générale. La procédure relative à cette attestation est précisée à la section 2 qui suit.