Econocom Group SE - CONVOCATION A ASSISTER A L'ASSEMBLEE GENERALE PARTICULIERE D'ECONOCOM GROUP SE DU 26 JUIN 2024

Société européenne cotée - Siège : Place du Champ de Mars 5, 1050 Bruxelles - Numéro d’entreprise : 0422.646.816 (RPM Bruxelles)

Mesdames, Messieurs les actionnaires,

Vous êtes invités à assister à l’assemblée générale particulière de la société Econocom Group SE, ayant son siège Place du Champ de Mars 5 à 1050 Bruxelles, Belgique, enregistrée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0422.646.816 (la "Société") qui se tiendra le mercredi 26 juin 2024 à 12 heures aux bureaux de la Société situés Place du Champ de Mars 5 à 1050 Bruxelles ( l’ "Assemblée").

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ORDRE DU JOUR ET PROPOSITIONS DE DÉCISIONS POUR L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE PARTICULIERE 

1.      Nomination du nouveau commissaire et fixation des émoluments du commissaire pour l'exercice de son mandat

Proposition de résolution :

Sur recommandation du comité d’audit, proposition du conseil d’administration et présentation du conseil d’entreprise, l’assemblée générale décide de nommer en qualité de commissaire de la Société, BDO Réviseurs d’Entreprises SRL, dont le siège est établi Da Vincilaan 9, 1930 Zaventem, inscrite auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0431.088.289, représentée par son représentant permanent Monsieur Christian Schmetz.

Son mandat aura une durée de trois (3) ans expirant à l’issue de l’assemblée générale ordinaire à tenir en 2027, assemblée qui sera appelée à statuer sur les comptes de l'exercice se clôturant le 31 décembre 2026.

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Les émoluments du commissaire sont fixés, pour toute la durée de son mandat, à 210.000 EUR par an (indexables annuellement, hors TVA et débours).

2.      Nomination du commissaire chargé de la mission d’assurance de l’information en matière de durabilité

Proposition de résolution :

Sur recommandation du comité d’audit, proposition du conseil d’administration et présentation du conseil d’entreprise, l’assemblée générale étend le mandat du nouveau commissaire BDO Réviseurs d’Entreprises SRL, à la délivrance de l’avis d’assurance concernant le rapport en matière de durabilité, prévu par la directive européenne (UE) 2022/2464 du 14 décembre 2022, relative à la publication d’informations en matière de durabilité par les entreprises (CSRD), telle qu’elle sera transposée en droit belge.

Le représentant permanent actuellement désigné par BDO Réviseurs d’Entreprises SRL est Monsieur Christian Schmetz.

Son mandat aura également une durée de trois (3) ans expirant à l’issue de l’assemblée générale ordinaire à tenir en 2027, assemblée qui sera appelée à statuer sur les comptes de l'exercice se clôturant le 31 décembre 2026.

Les émoluments du commissaire pour cette mission sont fixés à 95.400 EUR la première année et 63.800 EUR par an les années suivantes (indexables annuellement, hors TVA et débours).

Ces émoluments sont susceptibles d'évoluer, d'un commun accord entre la Société et le Commissaire, selon les contours de la mission telle qu'elle ressortira de la transposition de la CSRD. 

3.      Nomination de Madame Sophie Guieysse en qualité d’administrateur indépendant

Proposition de résolution :

Proposition de nommer Madame Sophie Guieysse en qualité d'administrateur indépendant de la Société pour une durée de 4 ans, avec effet immédiat et prenant fin à l’issue de l'assemblée générale annuelle à tenir en 2028.

Madame Sophie Guieysse répond aux critères d’indépendance fixés par l’article 7:87 du Code des sociétés et des associations et par l’article 3.5 du Code belge de gouvernance d’entreprise 2020.

4.      Pouvoirs

Proposition de résolution :

Proposition de (i) déléguer les pouvoirs, avec faculté de subdélégation, aux administrateurs délégués et aux directeurs généraux d'Econocom Group SE, pour l’exécution des résolutions qui précèdent et pour procéder aux formalités de publicité y afférentes, et de (ii) donner procuration à Madame Nathalie Sfeir et/ou Lydie Roulleaux (salariées du groupe Econocom), avec l'autorisation de subdéléguer ces pouvoirs, afin de procéder aux formalités de dépôt et de publication.

FORMALITES DE PARTICIPATION A L’ASSEMBLEE GENERALE

Pour assister à l’Assemblée du 26 juin 2024, les actionnaires sont priés de se conformer aux articles 28 et 29 des statuts de la Société et aux formalités suivantes.

1.     Date d'enregistrement

La date d'enregistrement est le 12 juin 2024 à vingt-quatre heures (heure belge). Seules les personnes inscrites au titre d'actionnaire à la date et l'heure seront autorisées à voter à l’Assemblée. Il ne sera pas tenu compte du nombre d'actions détenues par l'actionnaire au jour de l’Assemblée.

Les détenteurs d’actions nominatives doivent être inscrits dans le registre des actions nominatives de la Société le 12 juin 2024 à vingt-quatre heures (heure belge). 

Les détenteurs d’actions dématérialisées doivent être enregistrés en tant qu’actionnaire dans les comptes d'un teneur de compte agréé ou d'Euroclear Belgium le 12 juin 2024 à vingt-quatre heures (heure belge).

2.     Intention de participer à l’Assemblée 

Les actionnaires doivent informer le conseil d’administration, de préférence par message électronique à l'adresse email ebe.issuer@euroclear.com ou par lettre recommandée, au plus tard le 20 juin 2024, de leur intention de participer à l’Assemblée, indiquer le nombre d’actions pour lequel ils entendent prendre part au vote, et, pour les titulaires d'actions dématérialisées, présenter la preuve de leur inscription en tant qu'actionnaire à la date d'enregistrement.

Afin d'assister à l’Assemblée, les actionnaires et les porteurs de procuration doivent, en plus des formalités indiquées au paragraphe précédent, prouver au plus tard immédiatement avant le début de la réunion leur identité et, le cas échéant, leur pouvoir de représentation.

3.     Vote par procuration ou par correspondance

Les actionnaires peuvent exercer leurs droits de vote avant l’Assemblée, soit (i) en votant à distance par correspondance, soit (ii) en donnant procuration à une personne désignée par le conseil d'administration.

En cas de recours à un vote par procuration, le mandataire sera de plein droit  un représentant de la Société (ou une de ses filiales), qui sera désigné à cet effet.

Ce mandataire exercera ce droit de vote conformément aux instructions de vote reprises dans la procuration. 

Les formulaires de vote par procuration et de vote par correspondance approuvés par la Société doivent être utilisés pour ce faire. Ils peuvent être téléchargés sur le site web https://www.econocom.com/fr/investisseurs/assemblees-generales

Les actionnaires doivent, en plus des formalités précitées, transmettre les procurations ou les formulaires de vote par correspondance dûment complétés et signés à l'adresse email generalsecretariat@econocom.com – ou pour les détenteurs d’actions dématérialisées à l'adresse email ebe.issuer@euroclear.com  – au plus tard le 20 juin 2024.

Il est demandé aux actionnaires de favoriser l’envoi par courrier électronique d’une copie scannée ou photographiée des formulaires de vote par procuration et de vote par correspondance, et d’adresser ultérieurement les originaux par courrier au siège de la Société.

Il est rappelé, par ailleurs, que les formulaires de vote par procuration et de vote par correspondance peuvent également être signés par un procédé de signature électronique tel que prévu à l’article 7:143 § 2 du Code des sociétés et des associations.   

4.     Nouveaux points à l’ordre du jour, propositions de décisions et droit de poser des questions

Les actionnaires détenant au moins 3% du capital qui souhaitent demander l’inscription de nouveaux points à l’ordre du jour ou déposer des propositions de décisions doivent, outre les formalités susvisées, établir à la date de leur requête la preuve de la possession de la fraction de capital exigée et faire parvenir à l’adresse email generalsecretariat@econocom.com leur demande, au plus tard le 4 juin 2024.

Le cas échéant, l’ordre du jour modifié sera publié au plus tard le 11 juin 2024.

Les actionnaires souhaitant formuler des questions préalablement à la tenue de l’Assemblée et ayant respecté les formalités précitées, sont invités à les faire parvenir, au plus tard le 20 juin 2024, de préférence à l’adresse email generalsecretariat@econocom.com, ou par courrier à l’adresse suivante : Leuvensesteenweg 510/B80, 1930 Zaventem.

5.     Détenteurs d'obligations convertibles et de droits de souscription

Les détenteurs d’obligations convertibles et de droits de souscription émis par la Société peuvent assister à l’Assemblée avec voix consultative. Pour ce faire, ils doivent informer le conseil d’administration par email à l'adresse email generalsecretariat@econocom.com au plus tard le 20 juin 2024 de leur intention de participer à l’Assemblée.

6.     Documentation

La documentation qui sera soumise à l’Assemblée, l’ordre du jour, éventuellement modifié, les formulaires de vote par procuration et de vote par correspondance, éventuellement modifiés, sont disponibles dès la publication de la présente convocation sur le site web de la Société (https://www.econocom.com/fr/investisseurs/assemblees-generales) et au siège de la Société.

Les formalités précitées, les instructions reprises sur le site web de la Société et sur les formulaires de vote par correspondance et de procuration doivent être strictement respectées.

Bien cordialement,

Pour le conseil d'administration