Exmar - Convocation à l'assemblée générale du 19 mai 2020

EXMAR SA - De Gerlachekaai 20 - 2000 Anvers - TVA BE 0860.409.202

Le Conseil d’Administration invite les actionnaires à participer à l’Assemblée Générale des actionnaires qui se tiendra le mardi 19 mai 2020 à 14 h 30 au Delphis Building, 5e étage, Schaliënstraat 5, Anvers. 

En fonction de l’évolution de la situation Covid-19 dans les semaines à venir et de l’approbation d’une loi ou décision belge d’application à l’organisation des assemblées générales, la Société procédera éventuellement à une communication complémentaire relative à l’organisation de l’Assemblée Générale des actionnaires par le biais d’un communiqué de presse.

ORDRE DU JOUR

1. Le rapport annuel du Conseil d’Administration et du Commissaire sur les comptes annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2019.

2. Présentation des comptes annuels consolidés et approbation des comptes annuels statutaires de l’exercice clos le 31 décembre 2019 et affectation du résultat.

Proposition de décision : L’Assemblée Générale décide d’approuver les comptes annuels statutaires de l’exercice 2019 tels qu’ils ont été établis par le Conseil d’Administration.  L’Assemblée Générale décide d’affecter le résultat de la façon suivante : 

* Bénéfices reportés : 274 177 783,01 USD

* Bénéfices de l’exercice : 44 885 407,34 USD

* Virement en provenance des réserves indisponibles : 2 234 508,42 USD 

* Report à l’exercice suivant : 321 297 698,77 USD

3. Décharge aux Administrateurs et au Commissaire. 

L’Assemblée Générale décide ce qui suit :

Décharge est donnée aux administrateurs : Messieurs Philippe Bodson (administrateur non exécutif), Nicolas Saverys (administrateur exécutif), Michel Delbaere (administrateur indépendant), Philippe Vlerick (administrateur non exécutif) et la SA JALCOS représentée par Monsieur Ludwig Criel (administrateur non exécutif), Madame Isabelle Vleurinck (administrateur indépendante), Madame Ariane Saverys (administrateur non exécutive), Madame Pauline Saverys (administrateur non exécutive) et Madame Barbara Saverys (administrateur non exécutive) pour l’exécution de leur mandat au cours de l’exercice écoulé.

Décharge est donnée au Commissaire : la SC s.f.d. SCRL DELOITTE Réviseurs d’Entreprises, qui est représentée par Monsieur Gert Vanhees pour l’exécution de son mandat au cours de l’exercice écoulé.

4. Prise de connaissance du décès de Monsieur Philippe Baron Bodson en tant qu’administrateur de la société, le 4 avril 2020. 

L’Assemblée Générale prend connaissance du décès de Monsieur Philippe Baron Bodson, en sa qualité d’administrateur non exécutif de la société.

5. Prise de connaissance de la démission de Monsieur Jens Ismar en tant qu’administrateur de la société à compter du 10 octobre 2019. (date de la nomination de Monsieur Ismar en tant que membre du Comité de direction) – Décharge à Monsieur Jens Ismar.

Proposition de décision : L’Assemblée Générale décide de donner décharge à Monsieur Jens Ismar pour l’exécution de son mandat d’administrateur au cours de l’exercice écoulé jusqu’à sa démission en tant qu’administrateur le
10 octobre 2019. 

6. Composition du Conseil d’Administration - renouvellement du mandat des administrateurs. 

Les mandats de Monsieur Philippe Vlerick et de la SA JALCOS, représentée par Monsieur Ludwig Criel, administrateurs non exécutifs, prendront fin à la clôture de l’Assemblée Générale de 2020. 

Proposition de décision :  

renouvellement du mandat d’administrateur non exécutif de Monsieur Philippe Vlerick pour une période de trois (3) ans.

renouvellement du mandat d’administrateur non exécutif de la SA JALCOS, représentée par Monsieur Ludwig Criel, pour une période de trois (3) ans. 

7. Ratification de la cooptation d’administrateur.

Proposition de ratification de la cooptation de Monsieur Wouter De Geest en qualité d’administrateur indépendant de la société, à compter du  29 janvier 2020 comme il a été décidé par le Conseil d’Administration, conformément aux dispositions du Code des sociétés et des associations, en remplacement de Madame Kathleen Eisbrenner, décédée le 9 mai 2019.

Le Conseil d’Administration est d’avis que Monsieur De Geest répond aux critères d’indépendance prévus par le CSA et le Code de gouvernance d’entreprise.

Monsieur De Geest possède une très vaste expertise, qu’il a développée au cours de sa carrière. Monsieur De Geest est président du VOKA et CEO de BASF Antwerp, où il a démarré sa carrière en 1982. Wouter De Geest demeure membre du comité de surveillance de BASF Antwerp.

Proposition de décision : Ratification de la cooptation de Monsieur De Geest en qualité d’administrateur  indépendant jusqu’à l’Assemblée Générale de 2022.

8. Renouvellement du mandat de commissaire. 

Proposition relative au renouvellement du mandat de commissaire de la SCRL Deloitte Réviseurs d’Entreprises pour une période de trois (3) exercices comptables à compter de l’exercice 2020.  Le commissaire sera représenté par Monsieur Rik Neckebroeck et Monsieur Ben Vandeweyer.

Ce renouvellement de mandat a été proposé par le Comité d’audit.

Proposition de décision : L’Assemblée Générale décide de renouveler le mandat de la SCRL Deloitte Réviseurs d’Entreprises, représentée par Monsieur Rik Neckebroeck et Monsieur Ben Vandeweyer, pour une période de trois (3) exercices comptables, à compter de l’exercice 2020.

9. Prise de connaissance et approbation du rapport de rémunération faisant partie intégrante de la Déclaration de gouvernance d’entreprise dans le Rapport financier de l’année 2019.  

L’Assemblée générale décide d’approuver le rapport de rémunération.

CONDITIONS D’ACCÈS

Principe

Pour participer à l’Assemblée générale, les titulaires d’actions émises par la Société sont tenus de se conformer à l’article 34 des statuts.

L’enregistrement des participants à l’Assemblée générale commence à 14 h. Les participants sont priés de se faire inscrire au moins 15 minutes avant l’ouverture de l’assemblée.

Droit de poser des questions

Les questions écrites doivent parvenir à la Société, par voie électronique, au plus tard le 13 mai 2020 avant 17 heures. 

Droit d’amendement de l’ordre du jour

Un ou plusieurs actionnaires qui, seuls ou conjointement, représentent au moins 3 % du capital peuvent faire ajouter des points à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale et introduire des propositions de décision concernant les points à traiter de l’ordre du jour. 

Les demandes doivent être formulées par écrit et transmises par voie électronique à la Société au plus tard le 27 avril 2020 à 17 heures. 

La Société publiera l’ordre du jour amendé au plus tard le 15e jour qui précède la date de l’Assemblée générale. 

Formalités

Date limite d’enregistrement, le 5 mai 2020, à minuit CET

Seuls les actionnaires titulaires d’actions à la date d’enregistrement peuvent être admis à participer à l’assemblée. 

Enregistrement des actions 

Les titulaires d’actions nominatives doivent communiquer à la Société, au plus tard le 13 mai 2020, leur intention de participer à l’Assemblée générale, et ce, par le biais du formulaire qui leur a été transmis.

Les titulaires d’actions dématérialisées doivent s’inscrire au plus tard le 13 mai 2020 auprès de leur établissement financier. L’établissement financier est tenu de confirmer à Euroclear Belgium, (ebe.issuer@euroclear.com ) au plus tard le 13 mai 2020, l’identité de l’actionnaire et le nombre d’actions qu’il a fait enregistrer.

Notification de participation

Outre la procédure d’enregistrement, l’actionnaire est tenu d’annoncer à la Société qu’il souhaite participer à l’Assemblée Générale, au plus tard le sixième jour qui précède la date de l’Assemblée générale (13 mai 2020). 

Représentation 

Un modèle de procuration peut être obtenu sur simple demande au siège de la Société ou être téléchargé sur www.exmar.be. 

Les actionnaires veillent à ce que la procuration parvienne au plus tard le 13 mai 2020 au siège de la Société (voir l’adresse ci-dessous) ou par voie électronique (corporate@exmar.be)

Documents disponibles sur le site web www.exmar.be

Formulaire de procuration. 

Tous les documents se rapportant à l’assemblée.

Informations pratiques

Les actionnaires qui souhaitent recevoir de plus amples informations concernant les modalités de participation sont priés de contacter:

EXMAR SA 

Corporate Administration

De Gerlachekaai 20 – B 2000 Anvers, Belgique

Tél. : +32 3 247.56.68

  Fax : +32 3 247.56.01

E-mail : corporate@exmar.be