Hyloris Pharmaceuticals SA - CONVOCATION À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE DU 14 JUIN 2022

Société anonyme (naamloze vennootschap) - Boulevard Gustave-Kleyer 17 - 4000 Liège - Belgique - Numéro d’entreprise : 0674.494.151 (Liège, Division de Liège) - (ci-après dénommée " Société ")

Le conseil d’administration de la Société (ci-après dénommé " Conseil d’administration ") convoque cordialement ses actionnaires et titulaires de droits de souscription à participer à l’assemblée générale ordinaire (ci-après dénommée " Assemblée ") qui se tiendra:

le mardi 14 juin 2022 à 14h00
au Boulevard Gustave-Kleyer 17, 4000 Liège, Belgique

Pour l'assemblée de cette année, la société invite tous les participants à exercer leurs droits de l'une des manières suivantes : 

1.          Vote par lettre avant l'Assemblée ; ou
2.          Se faire représenter par procuration à l'Assemblée ; ou
3.          Participer à l'Assemblée par voie électronique via Teams ; ou
4.          Assister physiquement à l'Assemblée.

Pour tous les modes de participation mentionnés ci-dessus, veuillez suivre les instructions des sections correspondantes : Vote par lettre - Représentation par procuration - Participation électronique - Participation physique. Celles-ci expliquent comment vous pouvez participer à l'Assemblée.

La société recommande de poser des questions par écrit avant l'Assemblée, mais les questions peuvent également être posées en temps réel pendant l'Assemblée. Pour plus d'informations, veuillez consulter la section Droit de poser des questions.

Le Conseil d'administration rappelle à tous les participants qu'ils doivent remplir les conditions prévues à la section : Formalités de participation.

La Société met à disposition une option permettant de participer électroniquement à la réunion via Teams. À cette fin, les participants doivent fournir leur adresse électronique à la Société lorsqu'ils l'informent de leur intérêt à participer à la Réunion. Cette information est nécessaire pour recevoir un lien vers la vidéoconférence Teams. Le mode de participation électronique permet aux participants de poser des questions et de délibérer en temps réel, ainsi que de voter en temps réel.

Pour les participants qui ont voté par lettre ou qui ont accordé une procuration, la Société mettra à disposition un lien Teams pour suivre en temps réel l'Assemblée. Les participants qui fournissent à la Société une adresse électronique dans la section prévue à cet effet dans le formulaire de vote par lettre ou de procuration, recevront un lien vers la webdiffusion. Veuillez noter qu'il ne sera pas possible de poser des questions, ni de voter pendant la diffusion sur le Web.

Les détenteurs de warrants peuvent assister à l'Assemblée avec un vote consultatif. Le détenteur de warrants peut également opter pour l'un des quatre modes de participation : Vote par lettre - Représentation par procuration - Participation électronique - Participation physique. Ces informations expliquent comment vous pouvez participer à l'Assemblée. Les questions peuvent être posées avant l'Assemblée par écrit ou pendant l'Assemblée conformément à la section : Droit de poser des questions. Les détenteurs de warrants ont également le droit de participer par voie électronique ou de suivre une diffusion en temps réel sur Internet.

Le Conseil d'administration rappelle à tous les détenteurs de warrants qu'ils doivent remplir les conditions prévues à la section : Formalités de participation.

Si les mesures obligatoires de santé publique et de distanciation sociale changent entre la date de la présente convocation et la date de l'Assemblée, et si les rassemblements de masse en personne sont à nouveau interdits, la Société communiquera en temps utile si l'Assemblée se déroulera différemment.

ORDRE DU JOUR ET PROPOSITIONS DE RÉSOLUTION

ORDRE DU JOUR

  1. Prendre connaissance du rapport du Conseil d’administration relatif à l’exercice clos le 31 décembre 2021.
  2. Prendre connaissance du rapport du commissaire aux comptes relatif à l’exercice clos le 31 décembre 2021.
  3. Approuver les comptes annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2021 et l’affectation des résultats.
  4. Prendre connaissance des rapports du Conseil d’administration et du commissaire aux comptes portant sur les comptes annuels consolidés de l’exercice clos le 31 décembre 2021.
  5. Prendre connaissance des comptes annuels consolidés de l’exercice clos le 31 décembre 2021.
  6. Donner décharge aux membres du Conseil d’administration.
  7. Donner décharge au commissaire aux comptes.
  8. Approuver le renouvellement du mandat de KPMG BEDRIJFSREVISOREN BV | KPMG RÉVISEURS D'ENTREPRISES SRL, représenté par M. Olivier Declercq, en tant que commissaire aux comptes de la Société.
  9. Voter le rapport de rémunération pour l’exercice clos le 31 décembre 2021 (vote consultatif).
  10. Donner procuration pour l’accomplissement des formalités.

PROPOSITIONS DE RÉSOLUTION

1. Prendre connaissance du rapport du Conseil d’administration relatif à l’exercice clos le 31 décembre 2021

Proposition de résolution 
Le Conseil d’administration soutient que ce point à l’ordre du jour ne nécessite pas de résolution.

2. Prendre connaissance du rapport du commissaire aux comptes relatif à l’exercice clos le 31 décembre 2021

Proposition de résolution 
Le Conseil d’administration soutient que ce point à l’ordre du jour ne nécessite pas de résolution.

3. Approuver les comptes annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2021 et l'affectation des résultats

Proposition de résolution 
Il est proposé d’approuver les comptes annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2021 et l'affectation des résultats telle qu’établie par le Conseil d’administration. L'affectation des résultats se présente comme suit 

Perte de l'exercice (€7,684,897)
Perte reportée de l'exercice précédent (€6,749,131)
_____________
Perte à reporter (€14,434,028)

4. Prendre connaissance des rapports du Conseil d’administration et du commissaire aux comptes portant sur les comptes annuels consolidés de l’exercice clos le 31 décembre 2021

Proposition de résolution 
Le Conseil d’administration soutient que ce point à l’ordre du jour ne nécessite pas de résolution.

5. Prendre connaissance des comptes annuels consolidés de l’exercice clos le 31 décembre 2021

Proposition de résolution
Le Conseil d’administration soutient que ce point à l’ordre du jour ne nécessite pas de résolution.

6. Donner décharge aux membres du Conseil d’administration

Proposition de résolution 
Il est proposé de donner décharge à chaque membre du Conseil d’administration pour l'exécution de son mandat au cours de l’exercice clos le 31 décembre 2021.

7. Donner décharge au commissaire aux comptes

Proposition de résolution 
Il est proposé de donner décharge au commissaire aux comptes pour l’exécution de son mandat au cours de l’exercice clos le 31 décembre 2021.

8. Approuver le renouvellement du mandat du commissaire aux comptes

Proposition de résolution
Il est proposé que, sur recommandation du Comité d'Audit, l'Assemblée nomme KPMG BEDRIJFSREVISOREN BV | KPMG RÉVISEURS D'ENTREPRISES SRL, représentée par Monsieur Olivier Declercq, ayant son siège social à Luchthaven Brussel Nationaal 1K, 1930 Zaventem, Belgique, avec le numéro d'entreprise 0419. 122.548, en tant que commissaire de la Société pour une durée de trois (3) ans prenant fin à l'issue de l'assemblée générale qui statuera sur l'approbation des comptes annuels de l'exercice clôturé le 31 décembre 2024. Le représentant (actuel) désigné par KPMG BEDRIJFSREVISOREN BV | KPMG RÉVISEURS D'ENTREPRISES SRL est Monsieur Olivier Declercq, commissaire agréé. Les honoraires annuels du commissaire pour le contrôle des comptes annuels de la société et des comptes consolidés, sont fixés à 73.000 EUR (hors TVA et hors frais de déplacement).

9. Voter le rapport de rémunération pour l’exercice clos le 31 décembre 2021 (vote consultatif)

Proposition de résolution 
Il est proposé d’approuver le rapport de rémunération pour l’exercice clos le 31 décembre 2021, tel qu’élaboré dans le rapport annuel à la sous-section Rapport de rémunération. Vous pouvez consulter le rapport annuel de 2021 sur le site Internet de la Société à l’adresse https://hyloris.com/wp-content/uploads/2022/04/Hyloris_RA21_29avril_FR_planche.pdf

10. Donner procuration pour l’accomplissement des formalités

Proposition de résolution 
Il est proposé de conférer des pouvoirs spéciaux à M. Koenraad Van der Elst, Directeur juridique de la Société, ainsi qu’à Mme Gisèle Rosselle et MM. Céderic Devroey et Thijs Keuleers, tous avocats du cabinet Strelia, dont le siège social est situé rue Royale 145, 1000 Bruxelles.

Ces pouvoirs spéciaux permettent à chacun d’eux d’agir à titre individuel, avec faculté de subdélégation pour accomplir au nom et pour le compte de la Société toutes formalités relatives aux obligations de publication imposées par la loi concernant les résolutions adoptées lors de la présente Assemblée et, plus particulièrement, à la publication d’un extrait du présent procès‑verbal dans les Annexes au Moniteur belge et, d’une manière générale, pour accomplir toutes démarches au greffe du tribunal de l’entreprise et tout ce qui est nécessaire à ces fins.

***

Quorum et majorité 

Il n’y a pas d’exigence de quorum ou de majorité pour délibérer et voter sur les points à l’ordre du jour de l’Assemblée mentionnés ci-dessus. Sous réserve de la législation en vigueur, chaque action dispose d’une voix. La proposition de résolution inscrite à l’ordre du jour sera adoptée en cas de majorité simple des suffrages valablement exprimés. Conformément à l’article 7:135 du Code des sociétés et des associations belge, les titulaires de parts bénéficiaires, d'obligations convertibles, de droits de souscription ou de certificats émis en collaboration avec la Société ont le droit d’assister à l’Assemblée et peuvent se prononcer par vote consultatif.

FORMALITÉS DE PARTICIPATION

Le Conseil d’administration rappelle à tous les actionnaires que les conditions d’inscription et de convocation énoncées ci-après doivent être remplies pour pouvoir assister à l’Assemblée et voter sur les points inscrits à l’ordre du jour. Conformément à l’article 25 des statuts de la Société et à l’article 7:135 du Code des sociétés et des associations belge, les titulaires de parts bénéficiaires, d'obligations convertibles, de droits de souscription ou de certificats émis en collaboration avec la Société ont le droit d’assister à l’Assemblée et de se prononcer par vote consultatif s’ils remplissent mutatis mutandis les conditions d’admission définies pour les actionnaires. 

Condition d’inscription 

Condition n° 1 : seules les personnes détenant des actions de la Société à la date du mardi 31 mai 2022 à minuit (24h00) (ci-après dénommée " Date d’inscription ") ont le droit de participer et de voter à l’Assemblée. Le propriétaire nominatif des actions à la Date d’inscription est déterminé comme suit :

i. Pour les actions nominatives : si le nom de l’actionnaire est inscrit dans le registre des actions nominatives de la Société.

 ii. Pour les actions dématérialisées : si le nom de l’actionnaire est inscrit dans les comptes d’un teneur de compte agréé ou dans ceux d’un organisme de compensation. Une attestation peut être délivrée à titre de preuve. 

Condition de notification 

Condition n° 2 : le propriétaire des actions qui remplit la condition n° 1 doit informer la Société de son intention de participer à l’Assemblée au plus tard le mercredi 8 juin 2022 (date de réception par la Société). Les actionnaires peuvent le faire de la manière suivante :

i. pour les actionnaires qui choisissent de voter par lettre avant l'Assemblée : informez la Société de votre intention de participer en envoyant votre formulaire de vote par lettre à la Société conformément à la section : Vote par lettre. La réception du formulaire de vote par lettre servira de notification de votre intention de participer à l'Assemblée. Veuillez également fournir votre adresse e-mail à la Société en envoyant un e-mail à corporate@hyloris.com  si vous souhaitez recevoir un lien Teams vers le webcast.

ii. pour les actionnaires qui choisissent d'accorder une procuration pour être représentés à l'Assemblée : notifiez à la Société votre intention de participer en envoyant votre formulaire de procuration à la Société conformément à la section : Représentation par procuration. La réception du formulaire de procuration fera office de notification de votre intention de participer à l'Assemblée. Veuillez également fournir votre adresse électronique à la Société en envoyant un courriel à corporate@hyloris.com si vous souhaitez recevoir un lien vers la diffusion sur le Web.

 iii. pour les actionnaires qui optent pour la participation électronique ou la participation physique : notifiez à la Société votre intention de participer par e-mail à corporate@hyloris.com ou par courrier à Hyloris Pharmaceuticals SA, Boulevard Gustave-Kleyer 17, 4000 Liège, Belgique, à l'attention de M. Koenraad Van der Elst, Chief Legal Officer. L'envoi par courrier électronique est recommandé. En cas de participation électronique, veuillez également fournir une adresse e-mail à la société en envoyant un e-mail à corporate@hyloris.com afin de recevoir un lien vers la vidéoconférence Teams.

Pour les titulaires d’actions dématérialisées

Outre les démarches mentionnées ci-dessus, les titulaires d’actions dématérialisées doivent justifier auprès de la Société du nombre d’actions dématérialisées réellement détenues à la Date d’inscription avec lesquelles ils souhaitent participer à l’Assemblée. Les actionnaires doivent le faire de la manière suivante :

 i. Obtenir (auprès de votre intermédiaire financier) une attestation d’un teneur de compte agréé ou d’un organisme de compensation justifiant du nombre d’actions dématérialisées inscrites au nom de l’actionnaire sur son compte à la Date d’inscription ; et

 ii. Envoyer cette attestation par e-mail à corporate@hyloris.com ou par courrier à l’adresse Hyloris Pharmaceuticals SA, Boulevard Gustave-Kleyer 17, 4000 Liège, Belgique, à l’attention de M. Koenraad Van der Elst, Directeur juridique. L’envoi par e-mail est recommandé.

Pour les actionnaires qui choisissent de voter par correspondance en amont de l’Assemblée, il est recommandé d’envoyer cette attestation accompagnée du formulaire de vote par correspondance. Pour les actionnaires qui choisissent de donner procuration pour être représentés à l’Assemblée, il est recommandé d’envoyer cette attestation accompagnée du formulaire de procuration.

VOTE PAR CORRESPONDANCE

Conformément à l’article 27 des statuts de la Société, la Société autorise ses actionnaires à voter par correspondance en amont de l’Assemblée. Les votes par correspondance doivent être effectués au plus tard le mercredi 8 juin 2022 (date de réception par la Société). Les actionnaires doivent utiliser le formulaire de vote par correspondance prévu à cet effet. Vous pouvez télécharger ce formulaire sur le site Internet de la Société à l’adresse https://www.hyloris.com/shareholders-meeting, ou l’obtenir au siège social de la Société, situé Boulevard Gustave-Kleyer 17, 4000 Liège, Belgique. Compte tenu des mesures sanitaires actuellement en vigueur, il est recommandé de télécharger le formulaire sur le site Internet de la Société.

Signature 
Ce formulaire de vote par correspondance doit être signé à la main ou par voie électronique. Si vous choisissez la deuxième option, vous devez utiliser une signature électronique ou une signature électronique qualifiée au sens du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 relatif à l’identification électronique et aux services de confiance pour les transactions électroniques sur le marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE.

Envoi 
Le formulaire de vote par correspondance doit être envoyé à la Société par e-mail à corporate@hyloris.com ou par courrier à l’adresse Hyloris Pharmaceuticals SA, Boulevard Gustave‑Kleyer 17, 4000 Liège, Belgique, à l’attention de M. Koenraad Van der Elst, Directeur juridique. L’envoi par e-mail est recommandé. Pour les titulaires d’actions dématérialisées, merci d’envoyer ce formulaire de vote par correspondance accompagné de l’attestation obtenue auprès d’un teneur de compte agréé ou d’un organisme de compensation.

Le Conseil d’administration rappelle à tous les actionnaires souhaitant voter par correspondance qu’ils doivent se conformer aux formalités de participation à l’Assemblée (veuillez consulter la section Formalités de participation ci-dessus).

Vidéoconférence 
Les actionnaires qui ont valablement voté par lettre, peuvent suivre une diffusion sur le Web mise à disposition par la Société. Afin d'obtenir un lien vers la webdiffusion de l'assemblée, les actionnaires doivent fournir à la société une adresse électronique dans la zone prévue à cet effet dans le formulaire de vote par lettre. Dès que nous aurons votre adresse électronique, nous vous enverrons un lien et des instructions supplémentaires sur la façon de suivre la diffusion sur le Web. Veuillez noter que la diffusion sur le web ne permet pas aux participants de voter, de délibérer ou de poser des questions pendant l'assemblée.

11.

[Veuillez noter que les participants qui utilisent TEAMS en tant que "Webcast" ne peuvent plus voter pendant l'Assemblée. Nous avons également prévu qu'ils ne puissent pas intervenir dans la délibération afin d'éviter toute confusion. Via la plateforme Teams, leurs droits de participation doivent être désactivés (sourdine, etc.).  Nous pensons qu'il est utile de préparer une liste des participants qui utiliseront l'option "Webcast" de Teams, afin de pouvoir les distinguer des participants qui utiliseront Teams comme "moyen électronique de participation - vidéoconférence". En effet, ce type de participants doit pouvoir prendre part à la réunion, voter et délibérer en temps réel. Un administrateur de la réunion Teams doit donc mettre en sourdine ou désactiver certains participants, tandis que d'autres peuvent bénéficier de toutes les fonctions].

REPRÉSENTATION PAR PROCURATION

Compte tenu des mesures de santé publique et de distanciation sociale actuellement en vigueur, les actionnaires souhaitant être représentés à l’Assemblée devraient donner procuration à M. Koenraad Van der Elst, Directeur juridique, qui sera physiquement présent à l’Assemblée.

Les actionnaires qui souhaitent désigner un mandataire doivent le faire conformément aux règles applicables du droit belge. Cela comprend également les règles relatives aux conflits d’intérêts et à la tenue d’un registre. Le mandataire proposé étant potentiellement soumis aux règles de conflit d’intérêts figurant à l’article 7:143, §4 du Code des sociétés et des associations belge, vous devez donner des instructions de vote au mandataire pour chacun des points inscrits à l’ordre du jour. Si vous ne donnez pas d’instructions de vote pour tous les points inscrits à l’ordre du jour ou si, pour quelque raison que ce soit, les instructions de vote données ne sont pas claires, le mandataire s’abstiendra de voter.

Le Conseil d’administration rappelle à tous les actionnaires souhaitant se faire représenter par un mandataire qu’ils doivent se conformer aux formalités de participation à l’Assemblée (veuillez consulter la section Formalités de participation ci-dessus).

Désignation du mandataire
Si vous souhaitez désigner un mandataire, veuillez remplir le formulaire de procuration et l’envoyer à la Société au plus tard le mercredi 8 juin 2022 (date de réception par la Société). Les actionnaires doivent utiliser le formulaire de procuration prévu à cet effet. Vous pouvez télécharger ce formulaire sur le site Internet de la Société à l’adresse https://www.hyloris.com/shareholders-meeting  ou l’obtenir au siège social de la Société, situé Boulevard Gustave-Kleyer 17, 4000 Liège, Belgique. Compte tenu des mesures sanitaires actuellement en vigueur, il est recommandé de télécharger le formulaire sur le site Internet de la Société.

Signature
Le formulaire de procuration doit être signé à la main ou par voie électronique. Si vous choisissez la deuxième option, la signature électronique doit satisfaire aux mêmes exigences que celles énoncées ci-dessus à la section Vote par correspondance (sous-section Signature).

Envoi 
Le formulaire de procuration signé doit être envoyé à la Société par e-mail à corporate@hyloris.com ou par courrier à l’adresse Hyloris Pharmaceuticals SA, Boulevard Gustave-Kleyer 17, 4000 Liège, Belgique, à l’attention de M. Koenraad Van der Elst, Directeur juridique. L’envoi par e-mail est recommandé. Pour les titulaires d’actions dématérialisées, merci d’envoyer ce formulaire de procuration accompagné de l’attestation obtenue auprès d’un teneur de compte agréé ou d’un organisme de compensation.

Vidéoconférence 
Les actionnaires et titulaires de droits de souscription ayant donné procuration peuvent suivre une vidéoconférence  retransmise par la Société. Afin d’obtenir un lien vers la vidéoconférence  de l’Assemblée, les actionnaires et titulaires de droits de souscription doivent communiquer à la Société une adresse électronique à l’emplacement prévu à cet effet dans le formulaire de procuration. Dès que nous aurons votre adresse électronique, nous vous enverrons un lien et des instructions supplémentaires sur la manière de suivre la vidéoconférence . Veuillez noter que la vidéoconférence  ne vous permet pas de voter par voie électronique ni de poser des questions pendant l’Assemblée.

PARTICIPATION ELECTRONIQUE

La Société permet à ses actionnaires de participer à l'Assemblée par voie électronique. Les actionnaires pourront participer, délibérer et voter pendant l'Assemblée via Teams, conformément à l'article 7:137 du Code belge des sociétés et des associations. La vidéoconférence Teams en temps réel permettra aux actionnaires de suivre directement, simultanément et en continu les débats de l'assemblée. Les actionnaires qui participent et votent électroniquement pendant l'Assemblée via Teams, seront considérés comme présents à l'Assemblée.

Le conseil d'administration rappelle à tous les actionnaires qui souhaitent participer à l'assemblée par voie électronique et voter pendant l'assemblée qu'ils doivent respecter les formalités de participation à l'assemblée (voir la section : Formalités de participation ci-dessus).

Comment participer par voie électronique via Teams et comment voter :
i.  Remplissez la condition d'inscription et la condition de notification de la manière et dans les délais indiqués à la section : Formalités de participation ;

ii. Fournir votre nom complet et votre adresse e-mail à la Société avant le mercredi 8 juin 2022 (date de réception par la Société) en envoyant un e-mail à corporate@hyloris.com, afin que la Société puisse vérifier votre capacité et votre identité. Pour les actionnaires dématérialisés, veuillez envoyer ces informations avec le certificat obtenu auprès d'un titulaire de compte reconnu ou du dépositaire central de titres ;

iii. Si vous avez été admis à l'Assemblée, vous recevrez les détails de connexion personnels dans les jours suivants. La société fournira également une explication sur la façon de se connecter à l'Assemblée, ainsi qu'une explication sur la façon de voter et d'exercer vos droits pendant l'Assemblée ;

[Les actionnaires devraient recevoir un lien Teams, une explication de base sur la façon d'accéder à la réunion en ligne (par exemple, cliquer sur le lien ou copier le lien dans Google), et une explication sur la façon de voter/exercer ses droits. En fonction du nombre de participants, Hyloris peut décider de voter à main levée par point de l'ordre du jour, en appelant : "pour" / "contre" / "abstention", ou Hyloris peut demander aux participants de voter dans la boîte de discussion en demandant d'indiquer : "Nom" - "Point de l'ordre du jour x" - "pour" / "contre" / "abstention"].

iv. Vous avez le droit de poser des questions pendant la réunion conformément à la section : Droit de poser des questions ;

v.  Le jour de l'Assemblée, veuillez cliquer sur le lien de connexion personnel que vous avez reçu ;

vi. L'accès à la réunion est ouvert le mardi 14 juin 2022 à 13 h 50 (heure d'été de l'Europe centrale) et la réunion commencera à 14 h 00 (heure d'été de l'Europe centrale) ;

vii. Veuillez-vous assurer que vous disposez d'une connexion Internet stable pendant toute la durée de la réunion.

De plus amples informations sur la participation électronique à l'Assemblée peuvent être consultées sur le site Internet de la Société https://hyloris.com/shareholders-meeting . N'hésitez pas à nous écrire à corporate@hyloris.com si vous avez des questions concernant la participation à l'Assemblée par voie électronique et le vote pendant l'Assemblée. Si vous rencontrez des difficultés pendant l'Assemblée, vous pouvez contacter  corporate@hyloris.com.

PARTICIPATION PHYSIQUE

Compte tenu de la santé et de la sécurité de chacun, la Société recommande d'utiliser l'un des trois modes de participation énumérés ci-dessus. Néanmoins, les actionnaires qui souhaitent participer physiquement, peuvent se présenter le mardi 14 juin 2022 à 13h30 (heure d'été de l'Europe centrale) au Boulevard Gustave-Kleyer 17, 4000 Liège, Belgique. La Société demande aux participants de bien vouloir s'inscrire à partir de 13h30 et au plus tard à 13h50 afin de permettre l'établissement d'une liste de présence.

Toute personne physique participant à l'Assemblée en tant qu'actionnaire, mandataire ou représentant d'une personne morale doit justifier de son identité. Les représentants des personnes morales doivent également justifier de leur qualité de représentant légal ou de mandataire spécial.

ORDRE DU JOUR RÉVISÉ

L’article 7:130, §1er du Code des sociétés et des associations belge permet aux actionnaires qui détiennent au moins trois pour cent (3 %) du capital social de la Société (seuls ou ensemble avec d’autres actionnaires) d’inscrire d’autres points à l’ordre du jour de l’Assemblée et de déposer des propositions de résolution concernant des points inscrits ou à inscrire à l’ordre du jour.

Le Conseil d’administration rappelle à tous les actionnaires souhaitant modifier les points inscrits à l’ordre du jour et les propositions de résolution qu’ils doivent se conformer aux formalités de participation à l’Assemblée (voir la section Formalités de participation ci-dessus).

Comment réviser les points inscrits à l’ordre du jour et/ou proposer de nouvelles résolutions
Conformément à l’article 7:130, §1er du Code des sociétés et des associations belge, les actionnaires doivent présenter à la Société la preuve qu’ils détiennent au moins trois pour cent (3 %) du capital social de la Société à la date de la demande de révision des points inscrits à l’ordre du jour ou de proposition de nouvelles résolutions. Par ailleurs, une demande d’inscription de points à l’ordre du jour et/ou de dépôt de propositions de résolution doit être soumise par écrit. La demande doit contenir la description du point à l’ordre du jour concerné. Pour ajouter une proposition de résolution, la demande doit contenir la description du projet de résolution.

Envoi 
Cette demande doit être adressée à la Société au plus tard le lundi 23 mai 2022 (date de réception par la Société) par e-mail à corporate@hyloris.com ou par courrier à l’adresse Hyloris Pharmaceuticals SA, Boulevard Gustave-Kleyer 17, 4000 Liège, Belgique, à l’attention de M. Koenraad Van der Elst, Directeur juridique. L’envoi par e-mail est recommandé.

Confirmation de réception
La Société confirmera dans les 48 heures la réception de toute demande d’ajout de points à l’ordre du jour ou de propositions de résolution. La Société informera l’actionnaire par écrit si sa demande remplit ou non les conditions énoncées ci-dessus. Les actionnaires sont invités à inclure l’adresse postale ou électronique à laquelle la Société enverra la confirmation de réception de la demande.

Implications d’un ordre du jour révisé 
En cas de modifications de l’ordre du jour et/ou de propositions de résolution, telles que décrites ci‑dessus, la Société publiera, au plus tard le 30 mai 2022, un ordre du jour révisé comportant les nouveaux points inscrits à l’ordre du jour et/ou les propositions de résolution supplémentaires.

Parallèlement à la publication d’un ordre du jour révisé, la Société mettra à disposition sur son site Internet un formulaire de procuration et un formulaire de vote par correspondance modifiés, à l’adresse https://hyloris.com/shareholders-meeting. Pour les procurations et votes par correspondance parvenus à la Société avant la publication d’un ordre du jour révisé, ils restent valables pour les points inscrits à l’ordre du jour auxquels ils faisaient référence. Toutefois, pour tout nouveau point inscrit à l’ordre du jour ou toute nouvelle proposition de résolution, le mandataire et l’actionnaire s’abstiendront de voter. Par conséquent, les actionnaires ont la possibilité de soumettre une nouvelle procuration ou un nouveau vote par correspondance (conformément à la section correspondante) en utilisant les formulaires modifiés. 

DROIT DE POSER DES QUESTIONS

Tout actionnaire et titulaire de droits de souscription a le droit de poser des questions au Conseil d’administration et au commissaire aux comptes concernant les points inscrits à l’ordre du jour de l’Assemblée. Ces questions peuvent être posées par écrit en amont de l’Assemblée. Le Conseil d’administration rappelle à tous les actionnaires et titulaires de droits de souscription qui souhaitent poser une question qu’ils doivent se conformer aux formalités de participation à l’Assemblée (voir la section Formalités de participation ci-dessus).

Comment poser votre question
Veuillez envoyer votre question au plus tard le mercredi 8 juin 2022 (date de réception par la Société) par e-mail à corporate@hyloris.com ou par courrier à l’adresse Hyloris Pharmaceuticals SA, Boulevard Gustave-Kleyer 17, 4000 Liège, Belgique, à l’attention de M. Koenraad Van der Elst, Directeur juridique. L’envoi par e-mail est recommandé.

Les questions seront traitées lors de l’Assemblée, conformément à la loi en vigueur.

DOCUMENTS

Tous les documents spécifiques relatifs à l’Assemblée sont disponibles sur le site Internet de la Société à l’adresse https://hyloris.com/shareholders-meeting. Les actionnaires peuvent demander une copie de ces documents en envoyant un e-mail à l’adresse corporate@hyloris.com.

Le site Internet de la Société mentionne également le nombre total d’actions en circulation et de droits de vote de la Société.

CONFIDENTIALITÉ ET PROTECTION DES DONNÉES

Dans le cadre de l’Assemblée, la Société recevra des données à caractère personnel (au sens de l’article 4(1) du RGPD) de ses actionnaires, titulaires de droits de souscription et leurs mandataires. Les données à caractère personnel pourraient prendre la forme d’un nom, de données d’identification, d’un nombre d’actions ou de droits de souscription, d’une procuration, de questions et de correspondance par courrier ordinaire ou par e-mail, d’une confirmation de présence, etc. Pendant et après l’Assemblée, des données supplémentaires pourraient être recueillies sous la forme d’une liste de présence, de résultats de vote, d’enregistrements vocaux et vidéo, de courriers et d’e-mails, etc. La Société souligne qu’elle s’engage à traiter ces données conformément aux lois applicables et meilleures pratiques.

La Société traitera vos données personnelles uniquement à des fins d’organisation et de conduite de l’Assemblée. Pour atteindre cet objectif, la Société se réserve le droit de partager vos données à caractère personnel avec des entités affiliées et des prestataires de services qui assistent la Société dans l’organisation et la conduite de l’Assemblée. Aucune des données à caractère personnel communiquées à la Société ne sera conservée plus longtemps que nécessaire aux fins susmentionnées.

Vous trouverez de plus amples informations concernant la politique de confidentialité de la Société sur https://hyloris.com/privacy-policy/. Pour toute question ou remarque relatives à la présente déclaration de confidentialité et au traitement de vos données à caractère personnel, veuillez écrire à l’adresse contact@hyloris.com.

COMMENT NOUS CONTACTER

Si vous avez des questions d’ordre pratique, veuillez nous contacter à l’adresse corporate@hyloris.com.

***

Merci de votre participation.
Le Conseil d’administration