Softimat S.A. - Assemblée générale extraordinaire

Siège: Chaussée de Louvain 435 – 1380 Lasne - BCE (Nivelles) 0421.846.862 – T.V.A. BE0421.846.862

Les actionnaires sont invités à assister à l’assemblée générale extraordinaire qui se réunira le vendredi 15 mai 2020 à 14h00 en l’étude du Notaire Berquin, Avenue Lloyd George 11 à 1000 Bruxelles.

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

ORDRE DU JOUR

1. Réduction de capital suite au rachat d’actions propres

a) Suite à la décision de l’assemblée générale du 15 février 2016 de réduire le capital d’un montant maximum de 3.000.000 EUR par le rachat d’actions propres et à l’autorisation donnée au Conseil d’Administration d’acquérir en bourse des actions de la société, constatation du rachat de 436.357 actions propres effectué entre le 16 avril 2018 et le 20 février 2019, pour un total de 1.253.265,30 EUR, lesquelles actions sont détruites.

b) Suite à la décision de l’assemblée générale du 18 juin 2018 de réduire le capital d’un montant maximum de 3.500.000 EUR par le rachat d’actions propres et à l’autorisation donnée au Conseil d’Administration d’acquérir en bourse des actions de la société, constatation du rachat de 620.731 actions propres effectué entre le 4 mars 2019 et le 30 mars 2020, pour un total de 2.303.554,05 EUR, lesquelles actions sont détruites.

Proposition de résolution: constatation de la réduction du capital suite auxdits rachats  et destruction des actions propres, et qu’ainsi le capital est effectivement porté de 19.474.809,97 EUR à 15.917.990,62 EUR, représenté par 4.474.846 actions. 

2. Réduction de capital par remboursement aux actionnaires

Proposition de résolution: réduction  du capital par remboursement aux actionnaires à concurrence de 2,00 EUR par action, soit au total 8.949.692 EUR (par prélèvement en priorité sur le capital fiscal de la société), sans annulation d’actions.

Proposition de résolution: constatation de la réalisation effective de la réduction de capital à concurrence de 8.949.692 EUR, et qu’ainsi le capital est effectivement porté à 6.968.298,62 EUR, représenté par 4.474.846 actions.

3. Réduction de capital par le biais d’un nouveau programme de rachat d’actions propres

Proposition de résolution: réduction du capital à concurrence d’un montant maximum de 5.000.000 EUR par le biais d’un nouveau programme de rachat d’actions propres.

Proposition de résolution: donner autorisation au conseil d’administration, pour une durée de 60 mois à compter de la publication de la décision de l’assemblée aux Annexes du Moniteur belge, d’acquérir ses actions propres pour un prix compris entre EUR 1 et EUR 20 par action et ce, afin de réduire le social à concurrence d’un montant maximum de 5.000.000 EUR.

Cette proposition comprend également la proposition de conférer au conseil d’administration le pouvoir d’accomplir toutes formalités en vue de faire constater les réductions de capital résultant des rachats d’actions qu’il effectuera en vertu de l’autorisation dont question ci-dessus.

4. Prise de connaissance du rapport spécial du conseil d’administration établi conformément à l’article 7:154 du Code des sociétés et des associations, concernant la modification de l’objet 

5.  Modification des statuts 

Proposition de résolution: afin de rendre les statuts conformes aux décisions prises sous le point 1 à 3, au Code des Sociétés et des Associations et de simplifier et moderniser certaines de ses dispositions, remplacement pure et simple du texte actuel des statuts par un nouveau texte. 

Ce nouveau texte, accompagné d’un document informatif sur les modifications proposées et la version des statuts actuels avec indication des modifications (suppressions ou ajouts), est disponible sur le site de la société sous la référence " À propos/Investisseurs/Informations financières/Statuts coordonnés ". Les actionnaires peuvent obtenir gratuitement ces documents via une demande adressée par email à l’adresse maryse.gits@softimat.com.

Pour être valablement adoptées, les propositions reprises ci-dessus requièrent les conditions de présence prévues par les articles 7:153, 7:154 et 7:215 du Code des Sociétés et des Associations, soit la moitié du capital présente ou représentée. Dans l’hypothèse où ce quorum ne serait pas atteint, une nouvelle assemblée générale extraordinaire sera convoquée pour le mardi 2 juin 2020. Celle-ci délibérera quel que soit le nombre de titres représentés. Dans ce cas, la date du " 15 mai 2020 " sera remplacée par la date du " 2 juin 2020 ".

Formalités à remplir pour être admis aux assemblées générales :

a) Date d’enregistrement

Conformément à l’article 7:134 §2 du Code des Sociétés et des Associations, le droit de participer à l’assemblée générale et d’y exercer le droit de vote est subordonné à l’enregistrement comptable des actions au nom de l’actionnaire le jeudi 30 avril 2020, à vingt-quatre heures (heure belge) – " date d’enregistrement " -, soit par leur inscription sur le registre des actions nominatives, soit par leur inscription dans les comptes d’un teneur de compte agréé ou d’un organisme de liquidation, soit par la production des actions au porteur à un intermédiaire financier, sans qu’il soit tenu compte du nombre d’actions détenues par l’actionnaire au jour de l’assemblée générale. Seules les personnes qui sont actionnaires à la date d’enregistrement auront le droit de participer et de voter à l’assemblée générale.

b) Notification de la volonté de participer à l’assemblée générale

Les détenteurs d’actions dématérialisées qui souhaitent assister ou se faire représenter à l’assemblée doivent demander à leur banque ou organisme financier de délivrer une attestation certifiant le nombre d’actions détenues à la date d’enregistrement et pour lequel ils ont déclaré vouloir participer à l’assemblée. Cette attestation doit parvenir à la société, soit par e-mail à l’adresse info@softimat.com, soit par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, soit par fax au 02/352.83.80, au plus tard le vendredi 8 mai 2020.

Les détenteurs d’actions nominatives, inscrits dans le registre des actions nominatives à la date d’enregistrement, qui souhaitent assister ou se faire représenter à l’assemblée sont priés de communiquer à la société, au plus tard le vendredi
8 mai 2020, leur intention de participer à l’assemblée générale, conformément à la lettre qui leur a été envoyée).

c) Procuration

Les actionnaires qui veulent se faire représenter à l’assemblée générale doivent accomplir les formalités d’admission mentionnées ci-dessus et remplir un formulaire de procuration qui doit parvenir à la société, soit par e-mail à l’adresse info@softimat.com, soit par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, soit par fax au 02/352.83.80, au plus tard le vendredi 8 mai 2020. Des formulaires de procuration sont disponibles au siège de la société et sur son site internet, à l’adresse www.softimat.com.

Droits des Actionnaires :

a) Droit de requérir l’inscription de sujets à l’ordre du jour et de déposer des propositions de décision

Dans les limites prévues à l’article 7:130 du Code des Sociétés et des Associations et dans les statuts de la société, un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3% du capital social peuvent requérir l’inscription de sujets à traiter à l’ordre du jour de l’assemblée, ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l’ordre du jour. Ces demandes doivent parvenir à la société soit par e-mail à l’adresse info@softimat.com, soit par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, soit par fax au 02/352.83.80, pour le jeudi 23 avril 2020 au plus tard. S’il est fait usage de cette possibilité, un ordre du jour complété sera publié le jeudi 30 avril 2020 au plus tard.

b) Droit de poser des questions

Conformément à l’article 7 :139 du Code des Sociétés et des Associations, les actionnaires peuvent envoyer par écrit des questions au sujet des points portés à l’ordre du jour et auxquelles il sera répondu au cours de l’assemblée. Ces questions doivent parvenir à la société, soit par e-mail à l’adresse info@softimat.com, soit par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, soit par fax au 02/352.83.80, au plus tard le vendredi 8 mai 2020.

Les formulaires de procuration et la convocation sont disponibles sur le site internet de la société à l’adresse www.softimat.com. Ces documents peuvent par ailleurs être obtenus sur demande à l’adresse info@softimat.com ou par téléphone au 02/352 83 86.

Les actionnaires et mandataires seront appelés à s’identifier par leur carte
d’identité lors de l’accueil. La société n’envoie plus de courrier de confirmation à chaque actionnaire inscrit.

Lasne, le 26 mars 2020.

Le Conseil d’Administration