Wereldhave Belgium - ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

Société anonyme, Société immobilière réglementée publique de droit belge - Medialaan 30/6, 1800 Vilvorde - Numéro d’entreprise 0412.597.022 (RPM Bruxelles) - (ci-après la “Société”)

Les actionnaires de la Société sont invités à participer à l’assemblée générale ordinaire des actionnaires de la Société qui se tiendra le mercredi 14 avril 2021 à 11 heures au siège de la Société sis Medialaan 30/6 à 1800 Vilvorde (“l’Assemblée”).

AVIS IMPORTANT : COVID-19

Compte tenu  des mesures sanitaires actuellement imposées par l’arrêté ministériel du 28 octobre 2020 pour limiter la propagation du coronavirus, le Conseil d’Administration constate que, dans un souci de protéger la santé des actionnaires, administrateurs et collaborateurs de la Société, il est actuellement déconseillé pour les actionnaires de participer physiquement à l’Assemblée.

Dans ce contexte, le Conseil d’Administration attire l’attention sur le fait que :

(i) en raison des circonstances décrites ci-avant, les actionnaires sont fortement encouragés à exercer leur droit de vote par courrier ou par procuration selon les modalités exposées ci-après, étant entendu que les actionnaires qui se déplaceraient à l’Assemblée seraient accueillis dans le respect des règles sanitaires applicables ;

(ii) les actionnaires auront le droit de poser des questions au Conseil d’Administration et au commissaire de la Société selon les modalités exposées ci-après ; et

(iii) la Société organisera une restransmission en direct de l’Assemblée en format vidéo/audio (webcast) à laquelle les actionnaires qui le souhaitent sont invités à s’inscrire à l’avance via le lien suivant :

https://channel.royalcast.com/landingpage/wereldhavebelgium/20210414_1/

Ce webcast n’est pas un moyen de communication électronique qui permet aux actionnaires de participer activement à distance à l’Assemblée au sens de l’article 7:137 du Code des sociétés et des associations, mais un outil supplémentaire mis à la disposition des actionnaires par la Société. Via ce webcast, les actionnaires peuvent suivre l’Assemblée, mais pas y intervenir ou y voter. 

L’ordre du jour de l’Assemblée est le suivant :

1. Prise de connaissance et discussion du rapport annuel du Conseil d’Administration sur l’exercice clôturé au 31 décembre 2020 et sur les comptes annuels consolidés 2020.

2. Prise de connaissance et discussion du rapport du commissaire de la Société sur les comptes annuels statutaires 2020, et sur les comptes annuels consolidés 2020.

3. Approbation de la politique de rémunération de la Société, adoptée par le Conseil d’Administration le 11 mars 2021 et disponible sur le site internet de la Société.

Proposition de résolution : Approbation de la politique de rémunération de la Société, adoptée par le Conseil d’Administration le 11 mars 2021.

4. Approbation du rapport de rémunération 2020 en tant que section de la déclaration de gouvernance d’entreprise comme repris dans le rapport annuel du Conseil d’Administration sur l’exercice clôturé au 31 décembre 2020. 

Proposition de résolution : Approbation du rapport de rémunération 2020 en tant que section de la déclaration de gouvernance d’entreprise comme repris dans le rapport financier du Conseil d’Administration sur l’exercice clôturé au 31 décembre 2020.

5. Approbation des comptes annuels statutaires sur l’exercice clôturé au 31 décembre 2020, ainsi que de l’affectation du résultat, étant entendu que le dividende proposé pour l’exercice 2020 est fixé à €4,00 par action (€2,80 net par action). 

Proposition de résolution : Approbation des comptes annuels statutaires sur l’exercice clôturé au 31 décembre 2020, ainsi que de l’affectation du résultat, avec distribution d’un dividende de €4,00 par action (€2,80 net par action).

6. Confirmation de la décharge à l’ancien gérant statutaire de la Société et décharge aux membres du Conseil d’Administration.

Proposition de résolution : Par vote séparé, confirmation de l’octroi de la décharge à l’ancien gérant statutaire de la Société pour ses opérations réalisées à partir du 1er janvier 2020 jusqu’à sa démission lors de l’assemblée générale extraordinaire des actionnaires du 6 mars 2020, et octroi de la décharge aux membres du Conseil d’Administration pour leurs opérations réalisées entre le 6 mars 2020 et le 31 décembre 2020.

7. Décharge au commissaire de la Société.

Proposition de résolution : Octroi de la décharge au commissaire de la Société pour l’exercice clôturé au 31 décembre 2020.

8. Nomination et renouvellement de mandat d’administrateurs.

Proposition de résolution : L’assemblée générale des actionnaires approuve, avec effet immédiat :

(i) la nomination de Monsieur Nicolas Beaussillon, en tant qu’administrateur exécutif et dirigeant effectif de la Société, jusqu’à l’assemblée générale des actionnaires qui sera convoquée pour approuver les comptes annuels de l’exercice 2024 ; et

(ii) le renouvellement du mandat de Madame Ann Claes, en tant qu’administrateur indépendant, jusqu’à l’assemblée générale des actionnaires qui sera convoquée pour approuver les comptes annuels de l’exercice 2024.

9. Approbation et ratification, conformément à l’article 7:151 du Code des sociétés et des associations, des clauses de changement de contrôle présentes dans les conditions générales de tous les contrats de financement (bancaires, obligataires ou autres) signés au cours de l’année écoulée jusqu’à la date de l’Assemblée.

Proposition de résolution : Approbation et ratification des clauses de changement de contrôle présentes de tous les contrats de financement (bancaires, obligataires ou autres) signés au cours de l’année écoulée jusqu’à la date de l’Assemblée, conformément à l’article 7:151 du Code des sociétés et des associations.

10. Procurations pour dépôt.

Proposition de résolution: L’assemblée générale des actionnaires décide de donner procuration spéciale à Monsieur Cédric Biquet, Directeur Financier de la Société, à Monsieur Nicolas Rosiers, Directeur Juridique de la Société, et à AD-Ministerie SRL, représentée par Monsieur Adriaan de Leeuw, ayant son siège sis Brusselsesteenweg 66 à 1860 Meise, Belgique, RPM Bruxelles 0474.966.438, chacun agissant seul et avec faculté de substitution, afin d’accomplir toutes les formalités nécessaires et utiles relatives aux décisions de la Société figurant ci-dessus, en ce compris de déposer les documents au greffe du Tribunal de l’entreprise compétent et d’accomplir toutes formalités utiles et nécessaires pour la publication des décisions de la Société aux Annexes du Moniteur belge. A cet effet, le mandataire peut faire toutes déclarations au nom de la Société, signer tous les documents et pièces et plus généralement faire tout ce qui est nécessaire à cet égard.

11. Questions des actionnaires au Conseil d’Administration de la Société concernant ses rapports ou les points de l’ordre du jour et questions au commissaire de la Société concernant ses rapports.

Possibilité d’ajouter de nouveaux points à l’ordre du jour

Un ou plusieurs actionnaires détenant ensemble au moins 3% du capital de la Société et remplissant les conditions de participation à l’Assemblée, peuvent requérir l’inscription de sujets à traiter à l’ordre du jour de l’Assemblée ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits à l’ordre du jour.

Les actionnaires doivent formuler ces demandes par écrit et la Société doit les recevoir au plus tard le vingt-deuxième jour avant la date de l’Assemblée, à savoir le mardi 23 mars 2021, par courrier (Medialaan 30/6, 1800 Vilvorde) à l’attention de M. Laurent Trenson ou par email (investor.relations@wereldhavebelgium.com).

Le cas échéant, la Société publiera un ordre du jour complété au plus tard le quinzième jour avant la date de l’Assemblée, à savoir le mardi 30 mars 2021.

Pour plus d’informations sur les droits susmentionnés et leurs modalités d’exercice, celles-ci sont disponibles sur le site Internet de la Société (www.wereldhavebelgium.com).

Participation à l’Assemblée 

Conformément à l’article 7:134, §2 du Code des sociétés et des associations et à l’article 24 des statuts de la Société, les actionnaires ne pourront participer et voter à l’Assemblée que pour autant que les deux conditions suivantes soient remplies :

1. La Société doit pouvoir déterminer, sur la base de preuves soumises en application de la procédure d’enregistrement décrite ci-dessous, que l’actionnaire détenait au plus tard le quatorzième jour qui précède l’Assemblée, à minuit, à savoir le mercredi 31 mars 2021 à minuit (la " Date d’Enregistrement "), le nombre d’actions pour lesquelles il a l’intention de participer à l’Assemblée.

2. Au plus tard le sixième jour qui précède la date de l’Assemblée, à savoir le jeudi 8 avril 2021, il doit confirmer explicitement à la Société qu’il a l’intention de participer à l’Assemblée.

A. Enregistrement

La procédure d’enregistrement se déroule comme suit : 

- Pour les détenteurs d’actions nominatives : inscription des actions dans le registre des actions nominatives de la Société ;

- Pour les détenteurs d’actions dématérialisées : inscription des actions dans les comptes d’un teneur de comptes agréé ou d’un organisme de liquidation ;

Seules les personnes qui sont actionnaires à la Date d’Enregistrement peuvent valablement participer et voter à l’Assemblée.

B. Confirmation de participation

En outre, les actionnaires qui souhaitent participer à l’Assemblée, doivent faire part de leur intention en ce sens au plus tard le sixième jour avant la date de l’Assemblée, soit le jeudi 8 avril 2021, et ce comme suit :

- les détenteurs d’actions nominatives qui souhaitent participer à l’Assemblée, doivent en informer la Société au plus tard le jeudi 8 avril 2021 par courrier (Medialaan 30/6, 1800 Vilvorde) à l’attention de M. Laurent Trenson ou par email (investor.relations@wereldhavebelgium.com). 

- les détenteurs d’actions dématérialisées doivent déposer au plus tard le jeudi 8 avril 2021 par courrier (Medialaan 30/6, 1800 Vilvorde) à l’attention de M. Laurent Trenson ou par email (investor.relations@wereldhavebelgium.com) une attestation auprès de la Société, délivrée par le teneur de comptes agréé ou par l’organisme de liquidation, de laquelle il ressort le nombre d’actions dématérialisées pour lesquelles l’actionnaire a indiqué vouloir participer à l’Assemblée.

Vote à distance avant l’Assemblée

Conformément à l’article 7:146 du Code des sociétés et des associations et à l’article 29 des statuts de la Société, tout actionnaire peut voter à distance par courrier ou par email avant l’Assemblée, en utilisant le formulaire de vote à distance fourni par la Société. Ce formulaire de vote est disponible sur le site Internet de la Société (https://www.wereldhavebelgium.com/fr/relations-investisseurs/assemblees/assemblee-generale/) ou peut être demandé par courrier (Medialaan 30/6, 1800 Vilvorde) à l’attention de M. Laurent Trenson ou par email à investor.relations@wereldhavebelgium.com.

La Société doit recevoir le formulaire de vote signé au plus tard le sixième jour précédant la date de l’Assemblée, soit pour le jeudi 8 avril 2021, par courrier (Medialaan 30/6, 1800 Vilvorde) à l’attention de M. Laurent Trenson ou par email (investor.relations@wereldhavebelgium.com).

Compte tenu des circonstances actuelles et de l’évolution possible des mesures applicables en raison de la pandémie COVID-19, les actionnaires sont encouragés à voter à distance par courrier ou par email avant l’Assemblée.

Vote par procuration

Tout actionnaire peut se faire représenter à l’Assemblée par un mandataire en utilisant le formulaire établi par la Société. L’original de ce formulaire signé sur support papier (à envoyer par courrier à Medialaan 30/6, à 1800 Vilvorde à l’attention de Laurent Trenson) doit parvenir à la Société au plus tard le jeudi 8 avril 2021. Ce formulaire peut également être communiqué à la Société dans le même délai par email (investor.relations@wereldhavebelgium.com), pour autant que cette dernière communication soit signée par signature électronique conformément à la législation belge applicable. Le formulaire de procuration peut être obtenu sur le site internet de la Société (https://www.wereldhavebelgium.com/fr/relations-investisseurs/assemblees/assemblee-generale/) ou sur simple demande par courrier (Medialaan 30/6, à 1800 Vilvorde) auprès de Monsieur Laurent Trenson ou par email à investor.relations@wereldhavebelgium.com. 

Les actionnaires sont invités à suivre les instructions reprises sur le formulaire de procuration afin d’être valablement représentés à l’Assemblée. Les actionnaires souhaitant se faire représenter doivent se conformer à la procédure d’enregistrement et de confirmation décrite ci-avant.

Compte tenu des circonstances actuelles et de l’évolution possible des mesures applicables en raison de la pandémie COVID-19, les actionnaires sont encouragés à désigner Monsieur Nicolas Rosiers, Directeur Juridique de la Société, comme mandataire (avec faculté de substitution).

Droit d’interpellation

Les actionnaires ayant accompli les formalités pour participer aux votes à l’Assemblée, ont le droit de poser des questions par écrit au Conseil d’Administration et/ou au commissaire de la Société concernant des points inscrits à l’ordre du jour. 

Les actionnaires ont le droit de poser leurs questions par écrit au Conseil d’Administration et / ou au commissaire de la Société avant l’Assemblée. La Société doit recevoir ces questions au plus tard le sixième jour avant la date de l’Assemblée, à savoir le jeudi 8 avril 2021, soit par courrier (Medialaan 30/6, 1800 Vilvorde) à l’attention de M. Laurent Trenson, soit par email (investor.relations@wereldhavebelgium.com).

En outre, eu égard aux circonstances actuelles, les actionnaires ayant accompli les formalités pour participer aux votes à l’Assemblée, ont le droit de poser des questions par écrit au Conseil d’Administration et/ou au commissaire de la Société concernant l’exposé oral retransmis par Webcast lors de l’Assemblée. La Société doit recevoir ces questions par email (investor.relations@wereldhavebelgium.com) au plus tard dans les 10 minutes qui suivent la fin dudit exposé oral. Les questions reçues seront lues oralement par un membre du bureau à l’attention du Conseil d’Administration et/ou du commissaire de la Société, qui y répondront directement.

Pour plus d’informations sur le droit d’interpellation et sur la manière de l’exercer, il est renvoyé au site Internet de la Société (www.wereldhavebelgium.com).

Documents disponibles

Tous les documents concernant l’Assemblée que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires pourront être consultés sur le site internet de la Société (www.wereldhavebelgium.com/fr/relations-investisseurs/rapports-et-publications/ et https://www.wereldhavebelgium.com/fr/relations-investisseurs/assemblees/assemblee-generale/) à partir du 12 mars 2021. Compte tenu des mesures gouvernementales pour limiter la propagation du coronavirus, ces document ne seront exceptionnellement pas consultables au siège de la Société, mais les actionnaires pourront en obtenir gratuitement une copie papier par demande adressée au plus tard le jeudi 8 avril 2020 par email (investor.relations@wereldhavebelgium.com) en précisant le(s) document(s) dont l’actionnaire souhaite recevoir une copie papier ainsi que l’adresse postale à laquelle ce(s) document(s) doivent être adressé(s). 

Le Conseil d’Administration