Société anonyme, Société immobilière réglementée publique de droit belge - Medialaan 30/6, 1800 Vilvorde - Numéro d’entreprise 0412.597.022 (RPM Bruxelles) - (ci-après la "Société")
Les actionnaires de la Société sont invités à participer à l'assemblée générale ordinaire des actionnaires de la Société qui se tiendra le mercredi 12 avril 2023 à 11 heures à 1800 Vilvorde, Medialaan 32 ("l’Assemblée").
L’ordre du jour de l’Assemblée est le suivant :
1. Prise de connaissance du rapport annuel du Conseil d’Administration sur l’exercice clôturé au 31 décembre 2022 et sur les comptes annuels consolidés 2022.
2. Prise de connaissance du rapport du commissaire de la Société sur les comptes annuels statutaires 2022, et sur les comptes annuels consolidés 2022.
3. Explication et approbation du rapport de rémunération 2022 en tant que section de la déclaration de gouvernance d’entreprise, comme repris dans le rapport annuel du Conseil d’Administration sur l’exercice clôturé au 31 décembre 2022.
Proposition de résolution : Approbation du rapport de rémunération 2022 en tant que section de la déclaration de gouvernance d’entreprise comme repris dans le rapport financier du Conseil d’Administration sur l’exercice clôturé au 31 décembre 2022.
4. Approbation des comptes annuels statutaires sur l’exercice clôturé au 31 décembre 2022, ainsi que de l’affectation du résultat, étant entendu que le dividende proposé pour l’exercice 2022 est fixé à €4,20 par action (€2,94 net par action).
Proposition de résolution : Approbation des comptes annuels statutaires sur l’exercice clôturé au 31 décembre 2023, ainsi que de l’affectation du résultat, avec distribution d’un dividende de €4,20 par action (€2,94 net par action).
5. Décharge aux membres du Conseil d’Administration.
Proposition de résolution : Octroi de la décharge aux membres du Conseil d’Administration pour leurs opérations réalisées pendant l’exercice comptable clôturé le 31 décembre 2022.
6. Décharge au commissaire de la Société.
Proposition de résolution : Octroi de la décharge au commissaire de la Société pour l’exercice clôturé au 31 décembre 2022.
7. Nomimation pour une période 4 ans de M. Luc Weverbergh, en qualité de membre indépendant du Conseil d’Administration, sous réserve d’approbation par la FSMA.
Il ressort des informations dont dispose la Société que M. Luc Weverbergh satisfait aux critères d'indépendance spécifiques énoncés dans la disposition 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020 et au critère d'indépendance général énoncé à l'article 7:87 du Code des Sociétés et des Associations. Les qualifications professionnelles de Monsieur Luc Weverbergh, ainsi que la liste des postes qu'il occupe, figurent sur le site internet de la Société (https://www.wereldhavebelgium.com/fr/relations-investisseurs/assemblees/assemblee-generale/).
Proposition de résolution : L’Assemblée décide de nommer, avec effet immédiat mais sous réserve d’approbation par la FSMA, M. Luc Weverbergh en qualité d'administrateur indépendant jusqu'à l'assemblée générale des actionnaires appelée à statuer sur les comptes annuels de l'exercice 2026, et de rémunérer son mandat de la même manière que celui des autres membres indépendants du Conseil d'Administration.
8. Renouvellement du mandat de Monsieur Matthijs Storm, en qualité de membre exécutif du Conseil d’Administration pour une période de 4 ans, sous réserve d’approbation par la FSMA.
Les qualifications professionnelles de M. Storm, ainsi que la liste des postes qu'il occupe, figurent à la page 12 du rapport annuel du Conseil d'Administration.
Proposition de résolution : L’Assemblée décide de nommer, avec effet immédiat mais sous réserve d’approbation par la FSMA, M. Matthijs Storm en qualité d'administrateur exécutif jusqu'à l'assemblée générale des actionnaires appelée à statuer sur les comptes annuels de l'exercice 2026. Son mandat est non-rémunéré.
9. Renouvellement du mandat de Monsieur Wilhelmus (Dennis) de Vreede, en qualité de membre non-exécutif du Conseil d’Administration pour une période de 4 ans, sous réserve d’approbation par la FSMA.
Les qualifications professionnelles de M. de Vreede, ainsi que la liste des postes qu'il occupe, figurent aux pages 13-14 du rapport annuel du Conseil d'Administration.
Proposition de résolution : L’Assemblée décide de nommer, avec effet immédiat mais sous réserve d’approbation par la FSMA, M. Wilhelmus (Dennis) de Vreede en qualité d'administrateur non-exécutif jusqu'à l'assemblée générale des actionnaires appelée à statuer sur les comptes annuels de l'exercice 2026. Son mandat est non-rémunéré.
10. Nomimation pour une période de 4 ans de M. Keesjan Verhoog, en qualité de membre non-exécutif du Conseil d’Administration, présenté par l’actionnaire de référence Wereldhave NV, sous réserve d’approbation par la FSMA.
Les qualifications professionnelles de M. Verhoog, ainsi que la liste des postes qu'il occupe, figurent sur le site internet de la Société (https://www.wereldhavebelgium.com/fr/relations-investisseurs/assemblees/assemblee-generale/).
Proposition de résolution : L’Assemblée décide de nommer, avec effet immédiat mais sous réserve d’approbation par la FSMA, M. Keesjan Verhoog en qualité d'administrateur non-exécutif jusqu'à l'assemblée générale des actionnaires appelée à statuer sur les comptes annuels de l'exercice 2026. Son mandat est non-rémunéré.
11. Démission de M. Nicolas Beaussillon de son mandat d’administrateur de la Société avec effet au 31 mars 2023.
Proposition de résolution: L'Assemblée prend acte de la démission de M. Nicolas Beaussillon de son mandat d’administrateur de la Société avec effet au 31 mars 2023. Les actionnaires remercient M. Nicolas Beaussillon pour l’exécution de son mandat pour la Société.
12. Procurations pour dépôt.
Proposition de résolution: L'Assemblée décide de donner procuration spéciale à Madame Ingrid Theuninck, administratrice de Firesti SRL, Chief Financial Officer de la Société, à Monsieur Nicolas Rosiers, General Counsel de la Société, et à AD-Ministerie SRL, représentée par Monsieur Adriaan de Leeuw, ayant son siège sis Brusselsesteenweg 66 à 1860 Meise, Belgique, RPM Bruxelles 0474.966.438, chacun agissant seul et avec faculté de substitution, afin d'accomplir toutes les formalités nécessaires et utiles relatives aux décisions de la Société figurant ci-dessus, en ce compris de déposer les documents au greffe du Tribunal de l’entreprise compétent et d'accomplir toutes formalités utiles et nécessaires pour la publication des décisions de la Société aux Annexes du Moniteur belge. A cet effet, le mandataire peut faire toutes déclarations au nom de la Société, signer tous les documents et pièces et plus généralement faire tout ce qui est nécessaire à cet égard.
13. Questions des actionnaires au Conseil d’Administration de la Société concernant ses rapports ou les points de l’ordre du jour et questions au commissaire de la Société concernant ses rapports.
Possibilité d'ajouter de nouveaux points à l'ordre du jour
Un ou plusieurs actionnaires détenant ensemble au moins 3% du capital de la Société et remplissant les conditions de participation à l'Assemblée, peuvent requérir l’inscription de sujets à traiter à l’ordre du jour de l’Assemblée ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits à l’ordre du jour.
Les actionnaires doivent formuler ces demandes par écrit et la Société doit les recevoir au plus tard le vingt-deuxième jour avant la date de l'Assemblée, à savoir le mercredi 22 mars 2023, par courrier (Medialaan 30/6, 1800 Vilvorde) à l'attention de M. Laurent Trenson ou par email (investor.relations@wereldhavebelgium.com).
Le cas échéant, la Société publiera un ordre du jour complété au plus tard le quinzième jour avant la date de l'Assemblée, à savoir le mardi 28 mars 2023.
Pour plus d'informations sur les droits susmentionnés et leurs modalités d’exercice, celles-ci sont disponibles sur le site Internet de la Société (www.wereldhavebelgium.com).
Participation à l'Assemblée
Conformément à l’article 7:134, §2 du Code des Sociétés et des Associations et à l’article 24 des statuts de la Société, les actionnaires ne pourront participer et voter à l’Assemblée que pour autant que les deux conditions suivantes soient remplies :
1. La Société doit pouvoir déterminer, sur la base de preuves soumises en application de la procédure d’enregistrement décrite ci-dessous, que l’actionnaire détenait au plus tard le quatorzième jour qui précède l’Assemblée, à minuit, à savoir le mercredi 29 mars 2023 à minuit (la " Date d’Enregistrement "), le nombre d’actions pour lesquelles il a l’intention de participer à l’Assemblée.
2. Au plus tard le sixième jour qui précède la date de l’Assemblée, à savoir le jeudi 6 avril 2023, il doit confirmer explicitement à la Société qu’il a l’intention de participer à l’Assemblée.
A. Enregistrement
La procédure d’enregistrement se déroule comme suit :
- Pour les détenteurs d’actions nominatives : inscription des actions dans le registre des actions nominatives de la Société ;
- Pour les détenteurs d’actions dématérialisées : inscription des actions dans les comptes d’un teneur de comptes agréé ou d’un organisme de liquidation ;
Seules les personnes qui sont actionnaires à la Date d’Enregistrement peuvent valablement participer et voter à l’Assemblée.
B. Confirmation de participation
En outre, les actionnaires qui souhaitent participer à l’Assemblée, doivent faire part de leur intention en ce sens au plus tard le sixième jour avant la date de l’Assemblée, soit le jeudi 6 avril 2023, et ce comme suit :
- les détenteurs d’actions nominatives qui souhaitent participer à l’Assemblée, doivent en informer la Société au plus tard le jeudi 6 avril 2023 par courrier (Medialaan 30/6, 1800 Vilvorde) à l'attention de M. Laurent Trenson ou par email (investor.relations@wereldhavebelgium.com).
- les détenteurs d’actions dématérialisées doivent déposer au plus tard le jeudi 6 avril 2023 par courrier (Medialaan 30/6, 1800 Vilvorde) à l'attention de M. Laurent Trenson ou par email (investor.relations@wereldhavebelgium.com) une attestation auprès de la Société, délivrée par le teneur de comptes agréé ou par l’organisme de liquidation, de laquelle il ressort le nombre d’actions dématérialisées pour lesquelles l’actionnaire a indiqué vouloir participer à l’Assemblée.
Vote à distance avant l’Assemblée
Conformément à l'article 7:146 du Code des Sociétés et des Associations et à l'article 29 des statuts de la Société, tout actionnaire peut voter à distance par courrier ou par email avant l'Assemblée, en utilisant le formulaire de vote à distance fourni par la Société. Ce formulaire de vote est disponible sur le site Internet de la Société (https://www.wereldhavebelgium.com/fr/relations-investisseurs/assemblees/assemblee-generale/) ou peut être demandé par courrier (Medialaan 30/6, 1800 Vilvorde) à l'attention de M. Laurent Trenson ou par email à investor.relations@wereldhavebelgium.com.
La Société doit recevoir le formulaire de vote signé au plus tard le sixième jour précédant la date de l'Assemblée, soit pour le jeudi 6 avril 2023, par courrier (Medialaan 30/6, 1800 Vilvorde) à l'attention de M. Laurent Trenson ou par email (investor.relations@wereldhavebelgium.com).
Vote par procuration
Tout actionnaire peut se faire représenter à l’Assemblée par un mandataire en utilisant le formulaire établi par la Société. L’original de ce formulaire signé sur support papier (à envoyer par courrier à Medialaan 30/6, à 1800 Vilvorde à l’attention de Laurent Trenson) doit parvenir à la Société au plus tard le jeudi 6 avril 2023. Ce formulaire peut également être communiqué à la Société dans le même délai par email (investor.relations@wereldhavebelgium.com), pour autant que cette dernière communication soit signée par signature électronique conformément à la législation belge applicable. Le formulaire de procuration peut être obtenu sur le site internet de la Société (https://www.wereldhavebelgium.com/fr/relations-investisseurs/assemblees/assemblee-generale/) ou sur simple demande par courrier (Medialaan 30/6, à 1800 Vilvorde) auprès de Monsieur Laurent Trenson ou par email à investor.relations@wereldhavebelgium.com.
Les actionnaires sont invités à suivre les instructions reprises sur le formulaire de procuration afin d’être valablement représentés à l’Assemblée. Les actionnaires souhaitant se faire représenter doivent se conformer à la procédure d’enregistrement et de confirmation décrite ci-avant.
Droit d’interpellation
Les actionnaires ayant accompli les formalités pour participer aux votes à l’Assemblée, ont le droit de poser des questions par écrit au Conseil d’Administration et/ou au commissaire de la Société concernant des points inscrits à l’ordre du jour.
Conformément à l’article 7:139 du Code des Sociétés et des Associations, les actionnaires ont le droit de poser leurs questions par écrit au Conseil d’Administration et / ou au commissaire de la Société avant l'Assemblée. La Société doit recevoir ces questions au plus tard le sixième jour avant la date de l’Assemblée, à savoir le jeudi 6 avril 2023, soit par courrier (Medialaan 30/6, 1800 Vilvorde) à l'attention de M. Laurent Trenson, soit par email (investor.relations@wereldhavebelgium.com).
Pour plus d'informations sur le droit d’interpellation et sur la manière de l'exercer, il est renvoyé au site Internet de la Société (www.wereldhavebelgium.com).
Documents disponibles
Tous les documents concernant l’Assemblée que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires pourront être consultés sur le site internet de la Société (www.wereldhavebelgium.com/fr/relations-investisseurs/rapports-et-publications/ et https://www.wereldhavebelgium.com/fr/relations-investisseurs/assemblees/assemblee-generale/) à partir du 10 mars 2023. Conformément à l'article 7:129 CSA, les actionnaires peuvent consulter ces documents les jours ouvrables pendant les heures normales de bureau au siège de la Société (Medialaan 30, bte 6, 1800 Vilvorde), et/ou en obtenir gratuitement une copie. Les demandes d'obtention d'une copie gratuite peuvent également être faites par écrit ou par voie électronique à l'attention de M. Laurent Trenson (Medialaan 30, bte 6, 1800 Vilvorde) ou par e-mail à investor.relations@wereldhavebelgium.com) en précisant le(s) document(s) dont l’actionnaire souhaite recevoir une copie papier ainsi que l’adresse postale à laquelle ce(s) document(s) doi(ven)t être adressé(s).
Le Conseil d’Administration