Quand avez-vous analysé vos processus opérationnels pour la dernière fois?

L’époque où les entreprises pouvaient faire la différence par rapport à leurs concurrents grâce à l’informatique est révolue. Aujourd’hui, une gestion parfaite de vos processus est cependant indispensable pour être le meilleur sur le marché. Comment ? Par une optimisation des flux de documents. D’énormes progrès sont souvent possibles dans ce domaine.

L’optimisation des processus permettrait à de nombreuses entreprises de réduire les pertes de temps et tâches effectuées en double. Mais la politique de l’autruche est encore trop souvent de mise dans ce domaine. Les entreprises conservent des processus papier qu’elles pourraient organiser de manière beaucoup plus efficace et efficiente sous forme numérique. Souvent, elles sont incapables d’identifier la valeur ajoutée de l’approche numérique et de porter un regard critique sur leurs processus.

De nombreux managers et collaborateurs ne voient que leur partie du travail et se ne sentent pas impliqués dans l’ensemble du processus”, sait par expérience Hendrik De Hertogh, Sales Director chez KYOCERA Document Solutions Belgium. Le conseil de Hendrik De Hertogh? Ouvrez votre regard sur les choses. “Il faut se rendre compte qu’il est impossible de progresser en ne regardant que son maillon dans la chaîne.

Naturellement, il faut disposer des personnes adéquates. Il est certainement possible de trouver en interne des personnes capables d’analyser les processus de leur globalité, mais il peut également être utile de faire appel à une aide extérieure. Reste à savoir si la culture de l’entreprise autorise une attitude critique…”

Petites entreprises dans l’entreprise

Où résident la plupart des pertes de temps et doublons dans les processus opérationnels ? “En ne s’intéressant qu’à son propre service, on crée de petites entreprises dans l’entreprise. Il arrive que des documents numériques soient imprimés, puis à nouveau scannés. Souvent, la même information se trouve à plusieurs endroits, mais l’un n’est pas au courant des dernières modifications apportées ailleurs. Une telle situation est source de confusions et d’erreurs, à tout le moins d’inefficacités.”

“Vous ne pouvez pas imaginer à quel point un processus papier est plus sensible aux erreurs qu’un processus numérique. Prenez une facture entrante. Si une erreur papier est commise lors du contrôle de la commande, de l’approbation de la facture ou de son traitement dans la comptabilité, la facture devra parcourir à nouveau l’ensemble du trajet. Sous forme numérique, la rectification est beaucoup plus aisée et rapide. Il suffit généralement que les intéressés communiquent par un portail Internet, à n’importe quel moment et à n’importe quel endroit. Et payer rapidement une facture permet souvent d’obtenir un rabais supérieur à ce que rapporte actuellement de l’argent placé en banque”, explique le spécialiste de KYOCERA.

“Des documents numériques ne se perdent pas et sont traçables en permanence. Au sein d’une compagnie d’assurances, une demande d’indemnisation doit facilement passer par cinq personnes et une dizaine d’étapes. Sous forme numérique, vous saurez en permanence où la demande se situe dans le processus. Des documents que vous scannez et codez sur un appareil multifonctionnel sont immédiatement indexés. Vous pourrez y accéder rapidement et de différentes manières, par exemple en accédant les workflows “Factures” ou “Bons de commande” sur la machine. En procédant ainsi, vous enrichissez la gestion du flux de tâches et vous permettez une délimitation claire des responsabilités.”

Fausses économies

Bien que KYOCERA vende des appareils professionnels de reproduction de documents, le directeur des ventes Hendrik De Hertogh n’est pas obnubilé par cette tâche. “Reste qu’on veut parfois aller trop loin dans les économies sur les “clics”. En ne faisant pas de photocopies, vous économisez en moyenne 0,007 euro. Mais si ce document manque à un moment critique du processus, cela vous coûte rapidement une heure de travail d’un collaborateur, soit grosso modo 60 euros. Et il est rapidement possible d’économiser 20 euros sur une facture payée rapidement. Faire des économies sur les clics, c’est comme se baser sur le prix de l’essence pour choisir une voiture.

Les entreprises optent souvent pour la solution la moins chère, sans être attentives à la continuité ou à l’efficacité. Mais la non-disponibilité de documents sous forme matérielle peut coûter cher. Les coûts réels sont souvent supérieurs aux estimations qui en sont faites.” Pour résumer, une gestion intelligente de documents entraîne beaucoup de numérisation, mais précise également où et quand vous devez copier ou scanner un document. Ceux qui numérisent de la sorte faciliteront également l’audit de leurs processus.

“En matière d’audit, il est souvent important de prouver qu’un document est authentique et que les données sont facilement accessibles selon les critères souhaités. C’est précisément le résultat que permet d’obtenir une bonne gestion de documents.” S’attaquer aux processus opérationnels prend même une signification stratégique. “Aujourd’hui, l’entreprise ne tire plus aucun avantage concurrentiel du simple achat d’une nouvelle infrastructure informatique. Les entreprises observent davantage leur cœur d’activité et utilisent l’informatique comme outil pour faire fonctionner les processus de manière optimale. Les entreprises doivent dès lors se demander régulièrement quand elles ont évalué leur processus opérationnel pour la dernière fois et s’il ne serait pas nécessaire de les améliorer.

Concrètement, il s’agit de répondre plus rapidement aux plaintes des clients, de tracer plus rapidement les produits dans la chaîne logistique, etc. En bref : de disposer de meilleurs processus au service des clients.”

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