Avec l'aide de l'informatique

Martine Tempels, Senior vice president Telenet for Business

Pour introduire et optimiser le Nouveau Monde du Travail dans votre entreprise, vous pouvez recourir à plusieurs outils technologiques. Telenet les propose, non sans les avoir d'abord testés et utilisés en interne.

Permettre à vos collaborateurs de travailler sans lieu de travail ni horaire fixes : l’idée semble alléchante. Pour la concrétiser, vous pouvez exploiter plusieurs outils informatiques. “Le Nouveau Monde du Travail est devenu une priorité pour de nombreuses entreprises”, affirme Martine Tempels, Senior Vice President de Telenet for Business. “Chez Telenet aussi, d’ailleurs. Il s’agit d’une décision stratégique qui vise à améliorer l’équilibre entre travail et vie privée chez nos collaborateurs. C’est souvent une condition indispensable lorsqu’il s’agit d’attirer et de conserver les nouveaux talents. Le Nouveau Monde du Travail s’inscrit totalement dans le concept de l’image de marque de l’employeur.”

Travailler de manière flexible, sans bureau ni horaire fixes, constitue toutefois un énorme défi pour de nombreuses entreprises. En tant qu’employeur, Telenet a accumulé énormément d’expérience dans ce domaine. Martine Tempels : “Depuis plusieurs années, nos collaborateurs travaillent par le biais d’un remote log-in qui a été introduit à grande échelle : plus de 1000 collaborateurs travaillent régulièrement à distance, soit environ un tiers de nos effectifs. En soi, le travail nomade n’a donc rien de nouveau pour nous. Mais en 2012, nous sommes allés beaucoup plus loin dans l’outillage et le support technique.”

Cobaye

“Quelques outils technologiques permettent d’accroître sensiblement l’efficacité de votre entreprise”, confirme Patrick Hendrickx, Enterprise Architect chez Telenet. “Nous les testons nous-mêmes en tant qu’employeur. Nous créons ainsi nos propres test-cases pour les solutions que nous proposerons ensuite à nos clients professionnels. Un des enseignements que nous avons tirés de notre expérience est qu’un système de qualité combine des outils de communication synchrones et asynchrones. Dans la communication asynchrone, comme l’e-mail, vous n’attendez pas de réponse immédiate au contraire de la communication synchrone, comme le chat ou la téléphonie.”

“Un bon système de gestion de documents constitue également un outil indispensable. Il facilite grandement l’échange d’informations entre les collègues et permet de centraliser vos documents sur un intranet ou un extranet. Les travailleurs ont ainsi toujours accès à la version la plus récente de chaque document – même à partir de leur appareil mobile. En outre, une solution de communication unifiée et de collaboration en temps réel est un must. Car seule une plateforme uniforme permet de communiquer totalement. Elle combine en effet téléphonie, messagerie instantanée et vidéoconférence, entre autres. De plus, elle permet d’accéder au statut de vos collègues: vous connaissez donc immédiatement le canal de communication optimal pour les joindre.”

Selon Hendrickx, un intranet personnalisé est également indispensable à l’introduction du Nouveau Monde du Travail dans votre entreprise. “Les utilisateurs pourront par exemple poster leurs compétences et leurs projets sur une page personnelle”, explique-t-il. Leurs collègues pourront alors rechercher l’information et trouver immédiatement la personne adéquate de l’entreprise.

Changement de mentalité

“Il est également important que tous ces outils soient reliés entre eux”, embraie Martine Tempels. “Car c’est la seule manière de pouvoir les utiliser de manière optimale. Sachez également que l’utilisation de tels outils exige un important changement de mentalité chez vos salariés. Ils doivent abandonner leurs canaux de communication familiers comme l’e-mail et le téléphone au profit d’un autre système, et ce n’est pas aussi facile pour tout le monde. Certaines entreprises sont même contraintes de faire marche arrière parce que leurs collaborateurs – jeunes et moins jeunes – ne sont pas encore prêts. L’intégration de nouveaux outils informatiques dans le cadre du Nouveau Monde du Travail impose donc de préparer et d’informer suffisamment votre personnel.”

Telenet pense aussi à ses propres collaborateurs

Dans le cadre du Nouveau Monde du Travail, Telenet a également installé une plateforme interne de médias sociaux dans l’entreprise. Objectif ? Accroître l’efficacité de la collaboration entre les collaborateurs. “Nous avons commencé par comparer les possibilités offertes par les différents fournisseurs”, explique Patrick Hendrickx.

 “Il existe en effet de nombreux outils sur le marché qui permettent de développer une plateforme sociale professionnelle.” “Finalement, nous avons opté pour Socialcast : cette plateforme offre suffisamment de liberté à l’utilisateur. Nous avons notamment pu l’intégrer à nos systèmes comme SharePoint (logiciel collaboratif de Microsoft). De ce fait, nos collaborateurs la ressentent beaucoup moins comme un nouveau système, et la courbe d’apprentissage est moins raide.”

Combiner les atouts

“Pour développer une plateforme interne de médias sociaux efficace, vous devez combiner les meilleurs éléments d’outils comme Facebook, Twitter et LinkedIn pour créer une solution professionnelle unique”, estime Hendrickx. “Et c’est l’idée de Socialcast. Les travailleurs peuvent ainsi poster des messages intéressants et inviter d’autres à y réagir. Mais le principal atout de ce microblogging est la possibilité de filtrer le flux de messages. Vous avez la possibilité de suivre certains collègues au lieu d’être inondés de messages postés dans toute l’entreprise.”

“En outre, vous pouvez accéder à des groupes constitués autour de projets ou d’intérêts spécifiques. Vous avez même la possibilité de créer vous-même un nouveau groupe, public ou privé. Par ailleurs, Socialcast permet d’envoyer des notifications vers votre propre adresse e-mail. Et le système sera bientôt doté d’un prolongement mobile qui permettra aux collaborateurs d’avoir accès à leur plateforme sociale interne par leur Smartphone.”

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