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6 conseils pour l’organisation du travail hybride et le bureau du futur

Koen Van Beneden, HP (© Christophe Ketels)

Depuis la pandémie de coronavirus, plus d’un tiers des collaborateurs travaillent partiellement à distance, et ils devraient être plus de 50% à le faire à l’horizon 2025. Malgré tout, de nombreuses entreprises peinent à ancrer le travail hybride dans leur organisation. Véritable pionnier en la matière, Hewlett-Packard (HP) autorise le télétravail depuis 1960. “Les entreprises risquent de perdre des talents si elles ne soutiennent pas suffisamment le télétravail”, prévient Koen Van Beneden, Country Manager Benelux chez HP, qui a accepté de partager sa vision sous la forme de six conseils avisés.

1. Il ne faut pas confondre travail hybride et télétravail

“Le vrai travail hybride crée une culture fantastique qui rapproche les personnes, dope la productivité et renforce l’engagement des collaborateurs. En d’autres termes, les entreprises ne doivent pas considérer le travail hybride uniquement comme la possibilité de travailler à distance, mais l’ancrer véritablement dans leur culture.

Dans l’ancien système, cette culture était surtout basée sur le contrôle; dans le système hybride, elle est remplacée par une culture orientée résultats et fondée sur la confiance réciproque. En fonction du travail à accomplir, les collaborateurs doivent décider où et comment ils seront le plus productifs. Et les managers doivent les soutenir dans cette démarche.”

2. Le télétravail est devenu incontournable dans la course aux talents

“Selon notre récente étude Future of Work, seuls 22% des collaborateurs se considèrent eux-mêmes comme ‘efficaces’ dans le travail hybride. Ce résultat démontre que de nombreuses entreprises cherchent encore la bonne façon de l’intégrer dans leur organisation. Quoi qu’il en soit, l’avenir est à la ‘flexibilité hybride’, qui réunit le meilleur du télétravail et de la présence au bureau. En pleine guerre des talents, c’est même devenu un must absolu. Imaginez que des candidats puissent choisir entre un employeur qui soutient le télétravail et un autre qui souhaite que tout le monde soit en permanence présent au bureau.

Ce dernier aura beaucoup plus de difficultés à attirer des candidats! Ceux-ci veulent savoir quel soutien est apporté par l’employeur potentiel, par exemple, pour les aider à installer un bureau décent à domicile. La flexibilité en termes de lieux et d’horaires de travail est une dimension incontournable, désormais. Les collaborateurs la considèrent comme un moyen puissant d’équilibrer vie professionnelle et vie privée, et de limiter leur stress. Ils choisiront toujours l’environnement qui leur offrira d’être le plus productifs possible.”

3. Les solutions standard ne fonctionnent plus

“Auparavant, le lieu de travail était le même pour tout le monde. Aujourd’hui – et certainement demain –, cette approche est totalement dépassée. Là où les entreprises faisaient la différence entre un collaborateur ‘classique’ – équipé d’un ordinateur d’entrée de gamme, par exemple – et les collaborateurs ‘high performance’ – qui obtenaient un ordinateur plus rapide, elles sont à présent capables de mieux s’organiser en répartissant leurs collaborateurs en personas. Cette répartition se fait à partir d’un questionnaire: quelles sont les principales tâches des collaborateurs? Travaillent-ils à plusieurs endroits? Quelles fonctionnalités jugent-ils importantes?

Les réponses à ces questions permettent de définir plusieurs profils. Un commercial, qui est très souvent à l’extérieur, a d’autres besoins qu’un designer, qu’un collaborateur frontline ou back-office, qu’une personne qui accomplit de nombreuses tâches administratives, etc. Après avoir réparti leurs employés en personas, les entreprises peuvent élaborer pour chaque profil une liste de trois à cinq équipements et services. Et les collaborateurs peuvent décider de ce qui convient le mieux à leur lieu de travail et à leur description de fonction. Ils choisissent les outils grâce auxquels ils peuvent travailler partout efficacement et en toute sécurité.”

4. La technologie est une composante cruciale

“Notre étude Future of Work le montre: le principal obstacle au retour au bureau est une mauvaise expérience technologique. Plus encore, 89% des personnes interrogées indiquent que la technologie est le facteur décisif dans leur décision de revenir au bureau. Parmi ceux qui déclarent fonctionner efficacement dans le travail hybride, 90% estiment qu’il faut disposer d’une technologie adaptée pour que l’expérience soit positive. En outre, nous devons comprendre que la technologie n’est qu’un outil et qu’elle ne pourra jamais devenir un objectif en soi.”

5. Connexion 2.0

“Les travailleurs ne veulent plus se rendre tous les jours au bureau pour y travailler huit heures d’affilée. Par exemple, les tâches qui exigent de la concentration peuvent tout aussi bien être réalisées à la maison. Dans le système de travail hybride, les collaborateurs se rendent essentiellement au bureau pour rencontrer leurs collègues et collaborer avec eux.

Les autres rôles assignés au bureau sont repris sous le concept des ‘8 C’. On peut citer ici Coaching: le bureau doit offrir la possibilité de se coacher mutuellement, afin que les collaborateurs puissent donner le meilleur d’eux-mêmes. Communication: le bureau est l’endroit par excellence où l’on peut se parler. Dans une petite salle de réunion, dans la zone réservée à l’équipe, ou simplement autour de la machine à café. Sans oublier que les pauses sont propices à ce qu’on appelle les candid meetings: étant donné que le bureau joue un nouveau rôle et qu’il est aménagé différemment, les possibilités de rencontres spontanées sont plus nombreuses. Celebration: dans une culture d’entreprise orientée résultats, il y a évidemment de la place pour fêter les réussites dans une ambiance détendue.”

6. Moteur d’innovation

“The Office of the Future ne se limite pas à organiser différemment le travail entre les personnes dans un environnement hybride et sécurisé. Il s’agit également d’intégrer les nouvelles technologies qui permettront à l’entreprise de passer à la vitesse supérieure, notamment avec l’intelligence artificielle, l’internet des objets, la cybersécurité, la réalité augmentée et l’impression 3D.

Ces technologies rendent possibles des avancées considérables dans tous les secteurs. Ce sera un défi de suivre le rythme – HP l’a bien compris. Dans le même temps, nous sommes convaincus que les nouvelles technologies offrent avant tout des opportunités aux entreprises, même s’il y a des pièges à éviter. Si, grâce à l’accélération de la transformation digitale, les tâches simples et répétitives peuvent être automatisées, il est de la responsabilité des employeurs de réinvestir le temps ainsi libéré dans des tâches plus exigeantes et créatives qui feront la différence pour l’entreprise.”

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