ACCENT JOBS, une entreprise de travail intérimaire, est confrontée chaque jour à d’importants défis en matière de traitement de documents. Conserver un contrôle et une vision globale de tous les flux documentaires n’est pas chose aisée. Leur numérisation est tellement utile à ACCENT JOBS qu’elle génère un véritable avantage compétitif. KYOCERA Document Solutions a élaboré une solution entièrement adaptée aux besoins réels des utilisateurs.
Vu les obligations légales auxquelles elle est soumise, mais aussi le flux constant de dossiers de candidature et de contrats hebdomadaires avec les entreprises et les intérimaires, une agence de travail intérimaire a énormément de documents à traiter ", explique Tom Verlinden, IT Manager chez ACCENT JOBS, qui compte 250 bureaux. Auparavant, tout était enregistré au niveau local et centralisé manuellement ; une procédure particulièrement lourde. " Nous devions améliorer notre contrôle des flux documentaires. Et nous avons choisi l’option numérique. "
" La convivialité pour nos collaborateurs internes a été notre priorité au cours de tout ce projet étalé sur plusieurs phases. Afin de ne pas accroître inutilement les frais de transmission et de stockage de données, nous avons également choisi de limiter la taille des documents, sans concession cependant sur la qualité ", explique-t-il. Aujourd’hui, le réseau d’appareils multifonctionnels KYOCERA numérise de nombreux documents-modèles, des CV aux certificats médicaux, puis les stocke de manière centralisée, ce qui permet à nos collaborateurs d’y avoir accès en permanence après authentification.
La digitalisation, une décision stratégique
ACCENT JOBS n’a pas hésité au moment de choisir son partenaire pour le processus de numérisation : le nom KYOCERA s’est immédiatement imposé. " KYOCERA possède toutes les connaissances nécessaires et cela fait 15 ans que son agent Gi.Ko Office Solutions travaille pour nous. Ils ont assuré non seulement l’installation et l’ensemble de la gestion du projet, mais aussi les formations dans les bureaux. Ce contrat all-in nous libère de toutes ces tâches fastidieuses " poursuit Tom Verlinden.
L’opération a déjà porté ses fruits. " Le département juridique, surtout, peut assurer un très bon suivi des flux documentaires, par exemple lorsqu’il faut scanner et envoyer par e-mail un examen médical. Mais ce n’est qu’une première phase. Nous allons continuer à digitaliser les flux de tâches, afin que le système s’impose pour tous les documents et leurs mouvements ", explique encore le manager d’ACCENT JOBS.
" L’efficacité s’est nettement accrue : les informations arrivent toujours au bon endroit et sont faciles à retrouver ", explique Nico Roelants, Solutions Business Unit Manager chez KYOCERA Document Solutions Belgium. " C’est un système qui peut facilement évoluer avec les besoins du client. Cette approche est particulièrement appropriée pour des marchés verticaux comme le travail intérimaire, les soins de santé et les assurances. Il décharge les entreprises de nombreuses tâches répétitives, séquentielles. " Tom Verlinden : " Notre département informatique est étroitement impliqué dans les activités commerciales d’ACCENT JOBS et lui fournit un avantage concurrentiel important. Avec sa technologie, KYOCERA contribue largement à cette valeur ajoutée. "
Optimisation maximale
KYOCERA voit également de nombreuses applications potentielles dans de nombreux flux documentaires de moindre ampleur. " Le CEO d’une PME qui doit traiter chaque week-end des dossiers remplis de documents à son domicile peut désormais noter ses observations sur les factures par le biais de sa tablette... Dès qu’un document est scanné, les personnes responsables peuvent l’approuver et le traiter. Si nous sommes à même d’élaborer de telles solutions, c’est grâce à la qualité de nos produits, mais surtout en raison de notre disposition à écouter les besoins réels des utilisateurs ", explique Nico Roelants. " Nous élaborons ainsi étape par étape une solution qui produit des gains rapides tout en préservant les futures possibilités d’optimisation. Une telle solution recueille naturellement l’adhésion de tous les collaborateurs, ce qui permet d’atteindre une efficacité maximale. "