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Protégez votre propriété intellectuelle

Dans les bureaux, les multifonctions facilitent la reproduction et la diffusion d’informations. Mais n’accroissent-ils pas également le risque de négligences liées aux documents sensibles ?

Les multifonctions jouent un rôle croissant dans les PME. Ils permettent aux collaborateurs d’imprimer, de photocopier, de scanner, de faxer et même d’envoyer par e-mail leurs documents. Ils constituent ainsi le maillon indispensable entre le monde papier et le monde numérique. KYOCERA Document Solutions Belgium fournit ce type d’appareils aux entreprises. Disponibles dans des dimensions et des modèles divers et variés, ils visent un objectif commun : la sécurité maximale. " Le risque de négligences liées aux informations sensibles est réel dans des PME ", affirme Nico Roelants, Solutions Business Unit Manager chez KYOCERA. " De plus, une attention particulière doit être consacrée à la propriété intellectuelle de l’entreprise. "

" Plusieurs types d'informations circulent dans les entreprises ", complète le directeur des ventes, Hendrik De Hertogh. " D’une part, les collaborateurs voient passer entre leurs mains des informations sensibles, telles que des fiches de paie, des remises de prix et des contrats. D’autre part, ils ont parfois accès à la propriété intellectuelle de l’entreprise, comme certaines informations inhérentes aux brevets. Il convient donc d’établir une distinction claire entre ces différentes informations et la manière dont elles peuvent être utilisées. Il va de soi que les informations relatives à un brevet méritent une protection accrue par rapport à la fiche de paie d’un collègue. "

Protection du réseau

La plupart des PME appliquent d’ores et déjà certaines règles de base visant à protéger les informations internes. Les employés doivent par exemple se connecter pour avoir accès au réseau de l’entreprise. Leurs données de connexion déterminent également les droits dont ils disposent, et les informations spécifiques ne sont accessibles qu’à ceux qui possèdent les compétences requises. " C’est une bonne chose ", affirme Nico Roelants. " Mais les mesures de protection sont généralement moins strictes en matière de reproduction des informations. Heureusement, tous nos multifonctions sont pourvus de mécanismes de protection. Ils étendent la politique de sécurité de votre infrastructure réseau aux appareils proprement dits. "

" Print & Follow " est, de ce point de vue, une fonctionnalité de base intégrée à la plupart des appareils KYOCERA. Cette fonction permet le stockage temporaire d’une commande d’impression sur le serveur. L’impression n’est lancée que lorsque le donneur d’ordre s’identifie sur l’appareil, par exemple à l’aide d’un code ou d’un badge. L'époque où certains documents étaient laissés à l’abandon dans le bac de l’imprimante est donc définitivement révolue. Les documents qui ne sont pas imprimés dans un laps de temps donné sont automatiquement effacés du serveur.

Trace

L’identification sur l’appareil peut se faire de la même manière que sur le réseau de l’entreprise, ou selon une procédure plus conviviale, à l’aide d’un code ou d’un badge. Cette identification peut accorder certains droits à l’utilisateur, par exemple en l’autorisant à photocopier ou à scanner, mais pas à faxer. " Un tel badge rompt également l’anonymat au niveau des utilisateurs ", explique Hendrik De Hertogh. " Il laisse en effet une trace. Un reporting complet permet toujours de savoir quel collaborateur a reproduit et diffusé quelle information. L’objectif est évidemment d’ordre préventif : il est beaucoup plus difficile de faire preuve de négligence sachant cela. "

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