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Les outils RH rendent les collaborateurs plus autonomes et responsables

En raison de sa forte croissance, le groupe de travail intérimaire Forum Jobs a décidé de numériser ses processus RH. Depuis qu’il a fait appel à Officient.io, il dispose d’un outil qui centralise l’administration des salaires et gère les demandes de congés, les notes de frais ainsi que les évaluations de performance. “Il nous fait gagner du temps, améliore notre efficacité et rend nos collaborateurs plus autonomes”, apprécie Yana Vandekerkhove, Finance & Operations Manager de Forum Jobs.

Basé à Roulers, Forum Jobs emploie 200 collaborateurs et fournit quotidiennement du travail à 4.500 travailleurs intérimaires. Depuis quelque temps, ce groupe de travail intérimaire était à la recherche d’une solution pour son administration des salaires. “Notre entreprise connaît une forte croissance : nous sommes en train d’évoluer du statut de PME à celui de grande entreprise, avec entre autres un élargissement de nos activités en Wallonie”, indique Yana Vandekerkhove. “Pour nos processus de gestion des ressources humaines, nous travaillions encore  avec beaucoup de papiers, mais à un moment donné, ce n’était plus faisable. Nous devions soit recruter une armée d’employés afin de traiter tous ces documents, soit numériser nos processus de gestion des RH.”

Le groupe est entré en contact avec la société gantoise Officient.io par l’intermédiaire de son secrétariat social. “C’était intéressant de découvrir leurs propositions. Nous avons remarqué qu’ils disposaient d’une solution, non seulement pour notre administration des salaires, mais aussi pour d’autres problèmes qui nous dérangeaient au quotidien. Le contact s’est immédiatement établi grâce à leur flexibilité.”

“Le nombre d’étapes nécessaires pour introduire une note de frais a été drastiquement réduit.”
Yana Vandekerkhove
Finance & Operations Manager de Forum Jobs

L’outil permet de gagner du temps et de booster l’efficacité du département RH. “En plus, il est convivial pour nos collaborateurs, qui sont ainsi plus autonomes et responsabilisés. De quoi améliorer la collaboration et accroître l’implication des employés du point de vue des ressources humaines.”

Demandes de jours de congé

Grâce à cet outil, Forum Jobs centralise l’administration des salaires qui était dispersée dans de multiples documents et feuilles de calcul. Une part importante des gains d’efficacité vient du module de gestion des congés: “L’avantage du traitement des jours de congé est le lien entre Officient.io et notre système d’administration des salaires”, pointe Yana Vandekerkhove. “Lorsqu’un collaborateur introduit une demande de congé, les compteurs automatiques et les conditions sont visibles, de sorte qu’il sait à tout moment le nombre de jours de congé qu’il lui reste. Les approbations se font sur la base d’une simple structure arborescente, aisément modulable. Les absences sont envoyées directement vers notre système d’administration des salaires, ce qui réduit grandement les interventions manuelles.’

Bien que le principal objectif ait été de digitaliser la gestion des jours de congé, d’autres problèmes ont été résolus, comme par exemple la gestion des notes de frais, qui figurait depuis longtemps sur  notre “to-do list”. “Nos collaborateurs introduisaient encore leurs notes de frais de façon classique, via un justificatif en pièce jointe à un e-mail envoyé à la comptabilité. Il fallait alors obtenir toutes les autorisations. Et ce n’est qu’ensuite que les frais étaient remboursés. Avec Officient.io, le nombre d’étapes et d’e-mails a été drastiquement réduit.”

Connexion personnelle

Officient.io apporte également une solution au niveau du processus d’évaluation des employés. Avec 200 collaborateurs, l’entreprise avait besoin d’un système davantage structuré. “Dans l’outil, nous pouvons insérer un bref résumé de l’entretien et ajouter des annexes qui sont jointes par la suite au dossier digital du personnel. C’est à la fois plus facile et plus rapide.”

“Nos liens directs avec nos clients sont notre principal atout.”
Hanne Alliet
Customer Success Manager d’Officient.io

“De leur côté, les collaborateurs apprécient les solutions d’Officient.io, ils se sentent davantage en confiance”, reprend Yana Vandekerkhove. “L’outil s’avère aussi très agréable à manier pour les employés du département RH, qui restent aux commandes.”

Hanne Alliet, Customer Success Manager d’Officient.io

“Nos liens directs avec nos clients sont notre principal atout”, souligne Hanne Alliet, Customer Success Manager d’Officient.io. “Nous sommes à leur disposition, que ce soit par chat ou en réunion présentielle. Cela nous offre une vraie proximité avec eux. Et grâce à leur feed-back, nous améliorons en permanence notre produit et notre assistance. Les grandes entreprises comme Forum Jobs ont souvent des besoins différents de la plupart des PME. Nous souhaitons y répondre  grâce à notre outil.”

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