La facturation low cost

Chaque année, dans notre pays, un milliard de factures sont échangées, la plupart sous format papier. Cependant, toute entreprise peut réaliser d’importantes économies grâce à l’e-facturation, à condition d’éviter certains pièges.

Van Roey Automation, une entreprise ICT comptant une centaine de collaborateurs, a vu ses frais de facturation augmenter sensiblement il y a deux ou trois ans. Les grandes quantités de factures qu’envoyait l’entreprise entraînait une consommation de papier extravagante. Dès lors, Van Roey a développé un lien entre son propre logiciel de gestion et la plate-forme d’UnifiedPost, une entreprise qui propose des services de facturation électronique. De cette manière, ses clients ont pu recevoir leur facture sous format électronique.

L’e-facturation présente certains avantages. La consommation de papier diminue, la facture arrive très rapidement chez le client et les recherches dans le facturier sont plus aisées.

L’autre objectif de l’entreprise était de réduire le nombre de factures impayées. Le solde dû avait augmenté de 150% en trois ans et le recouvrement des impayés exige un surcroît de travail qui coûte cher. Pour s’attaquer à ce problème, l’entreprise a décidé de faciliter le paiement par factures électroniques, lesquelles sont automatiquement associées aux plate-formes de paiement choisies par les clients. Car payer plus simplement signifie aussi payer plus rapidement. L’entreprise compte amortir l’investissement, frais de développement compris, en une année environ.

Adhésion

Elément crucial dans le démarrage du projet, le programme destiné à obtenir l’adhésion des clients devait inciter ces derniers à accepter les factures électroniques. Dans une première phase, les clients ont reçu leur facture sous forme électronique, ainsi qu’une copie sous forme papier accompagnée d’une demande de réception exclusive de factures électroniques. Une grande majorité des clients a choisi les factures électroniques.

"Entre entreprises, c’est au client qu’il revient de décider s’il souhaite ou non des factures électroniques ", explique Jan Verwaest, conseiller chez Van Roey. "On peut y voir un hiatus de la législation", estime-t-il. Par conséquent, les entreprises qui se lancent dans la facturation électronique peuvent être assurées de devoir travailler encore longtemps avec un double programme électronique, mais aussi sur papier pour ceux qui l’exigent.

La principale raison qui incite les entreprises à préférer le papier est l’habitude. "N’oubliez pas que les entreprises ont adapté leurs processus opérationnels aux factures papier. Il est difficile de tout changer, affirme Verwaest. Dans la pratique, le conseiller constate que la facturation électronique fonctionne mieux quand les entreprises fournissent leurs factures dans un format à même d’être lu directement par le système informatique du client." Car il n’y a aucun intérêt à envoyer la facture sous format électronique si le destinataire doit ensuite la copier dans son système, avec toutes les erreurs possibles que cela implique", estime-t-il.

Une fois le processus devenu électronique, il est donc préférable qu’il le reste. Un autre défi est l’archivage, avec un délai légal de conservation de sept ans dans le format initial. " Sept ans à l’ère numérique, cela s’apparente à une éternité !"

Un milliard

Actuellement, la tendance à la numérisation se dessine surtout dans les factures envoyées aux particuliers, comme les entreprises de télécommunications ou de services d’utilité publique. "Dans ces secteurs, il arrive parfois qu’on ne demande même pas l’autorisation des clients, ces derniers payant en général par domiciliation. " En tout cas, la facturation électronique est face à un défi énorme. Chaque année, on envoie et on reçoit environ un milliard de factures." La moitié d’entre elles sont échangées entre entreprises, et seule une minorité l’est sous format électronique. Sachant que l’envoi et le traitement d’une facture coûtent en moyenne quelque 3,5 euros, la facturation électronique représente un potentiel d’économies de plusieurs milliards d’euros."

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