Votre département IT joue en déplacement

Les PME ont de plus en plus besoin d’applications opérationnelles propres, voire de départements informatiques à part entière. Et un nombre croissant de chefs d’entreprises choisissent d’héberger leurs logiciels en dehors de leur infrastructure.

Dans le secteur de l’informatique et des télécommunications, la grande tendance de ces deux dernières années est le cloud computing, soit déplacer les systèmes ou applications informatiques d’une organisation en dehors de ses murs, dans ce " nuage " (cloud) qu’est devenu l’Internet. Dans la pratique, il s’agit généralement du centre de données d’un fournisseur, accessible par Internet. Le cloud computing fait peu à peu son nid au sein des PME. L’un de ses principaux avantages est qu’il ne requiert aucun matériel particulier. De plus, les mises à jour sont généralement plus rapides. Enfin, vous ne dépendez plus de la présence d’un logiciel spécifique sur l’ordinateur de l’utilisateur final, puisqu’un ordinateur équipé d’un navigateur suffit. Inconvénient de la formule ? Il est plus difficile d’adapter une application aux besoins spécifiques de l’entreprise. L’entreprise de construction Durabrik a récemment adopté le cloud computing. L’application sert en premier lieu pour la vente et le marketing. Elle permet notamment aux commerciaux de repérer et de suivre des clients potentiels de n’importe quel PC équipé d’un navigateur Internet. Ils peuvent ainsi vérifier plus facilement qui est intéressé par une habitation donnée.

Comptabilité

Le cloud computing peut également être intéressant pour le département financier. Dans ce cas, l’utilisateur n’est plus lié à un réseau local, mais peut tenir sa comptabilité sur Internet. Cet argument s’est avéré décisif pour Stéphane Fievez, directeur d’Ice Mountain, une PME d’une cinquantaine de collaborateurs. Outre une piste de ski, sa société établie à Comines propose des facilités pour des séminaires et des exercices de team-building. Vu la croissance des activités et la grande diversité des services proposés, le chef d’entreprise éprouvait des difficultés à situer l’état financier de sa société. C’est pourquoi il a décidé de reprendre la comptabilité dans ses attributions, sur la base d’une application Web externe.

Le grand avantage du modèle en ligne est qu’il permet à l’entrepreneur de consulter ou de tenir sa comptabilité où qu’il soit. De plus, plusieurs personnes peuvent y travailler simultanément. Fievez s’occupe de la TVA, des recettes journalières, du livre de caisse et du livre de banque. D’autres collaborateurs utilisent le module de facturation du logiciel en ligne. La comptabilité en ligne aide certains entrepreneurs à mieux appréhender l’évolution de leur entreprise. Même si la plupart d’entre eux ne font pas encore appel à l’Internet, la demande de solutions comptables permettant aux PME de collaborer sous forme modulaire avec leurs comptables ne cesse de s’accroître.

TIC

Au-delà des simples logiciels opérationnels, certaines entreprises font carrément le choix d’externaliser l’ensemble de leur département IT. Le cabinet d’avocats Charlier, implanté à Malines et à Gand, disposait de systèmes informatiques dans ses deux filiales jusqu’à ce que l’entreprise décide d’adopter l’Internet. Aujourd’hui, les serveurs et autres systèmes d’enregistrement ont disparu : le bureau d’avocats a exclusivement recours à un centre de données externe. Seuls les ordinateurs et la connexion Internet sont restés. Tous les collaborateurs disposent d’un accès Internet mobile lorsqu’ils sont en déplacement. Au sein du cabinet tout le monde peut se connecter au réseau sans fil. " C’est devenu très rare que j’emporte un dossier ", explique Stephane Vereecken, partenaire au cabinet. " Le centre de gravité de toutes les données est désormais sur le net. Les dossiers et correspondances sont intégralement scannés, ce qui nous permet d’accéder en permanence aux informations dont nous avons besoin à partir de n’importe quel endroit. "

Cette manière de travailler dans le "nuage" n’a pas été sans conséquences pour le personnel. Le bureau s’est séparé de l’informaticien qu’il employait. Le support est désormais fourni par une entreprise spécialisée qui assure l’hébergement des serveurs. Laquelle se dit capable d’intervenir à distance 7/7, 24/24 et même de prendre le contrôle de l’écran du portable d’un collaborateur en cas de problème. " L’entreprise compte plusieurs collaborateurs informés de la situation de notre entreprise. Un support est donc disponible en permanence. Auparavant, ce n’était pas toujours le cas. "

Les fournisseurs de solutions de cloud computing facturent souvent leurs services en fonction de l’utilisation. Vous payez par exemple une mensualité fixe par utilisateur. C’est le cas pour Durabrik, mais pas pour une externalisation complète comme chez Charlier. " Chez nous, il s’agit d’un service et d’un montant calculé sur mesure ", explique Vereecken. Ce bureau d’avocats virtuel a d’ailleurs un point faible : il doit avoir en permanence une connexion Internet. " Le risque principal est une coupure d’Internet dans l’un de nos bureaux. Et sans Internet, tout le monde se tourne les pouces. " C’est d’ailleurs le talon d’Achille de tout projet de cloud computing.

Six questions avant de passer au cloud computing

  1. Le fournisseur garantit-il la disponibilité du service, et comment ?
  2. Est-il fiable sur le plan financier ? A-t-il l’expérience requise ?
  3. Quels sont les travaux d’intégration nécessaires pour vos solutions existantes ?
  4. Tous les frais sont-ils compris ? Faut-il tenir compte de frais supplémentaires comme le aramétrage, la mise à jour ou l’ajout de certaines applications ?
  5. Pouvez-vous numériser autant de données que possible pour pouvoir les consulter n’importe où ?
  6. Êtes-vous soumis à des objections juridiques qui vous empêchent par exemple de conserver des données sur des serveurs étrangers ?

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