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La période des assemblées générales à distance prolongée jusqu'au 30 juin

Une image qu'on ne devrait pas voir cette année: une assemblée générale classique, où les actionnaires sont physiquement présents. Du côté de GBL, ici, les assemblées générales se sont tenues à la date initialement prévue, à huis clos, avec possibilité de suivi en webcast. ©Frédéric Pauwels / HUMA

Le Fédéral a allongé la durée d’application de l’arrêté autorisant toutes les entreprises et ASBL à tenir leurs assemblées à distance. La plateforme Spreds a saisi l’opportunité pour créer un module d’AG digitale, ouvert à tous.

Bonne nouvelle pour les gérants de sociétés, d’ASBL et de copropriétés: en raison de la pandémie, le gouvernement fédéral a prolongé la période durant laquelle les assemblées générales pourront être tenues à distance, par voie électronique ou par écrit, même quand ce n’est pas prévu dans les statuts. Dans sa première version, l’arrêté royal de pouvoirs spéciaux ad hoc prévoyait que cette latitude courrait jusqu’au 3 mai, date a priori attendue pour le déconfinement.

Entre-temps, le Fédéral a décidé de diluer la fin du "lockdown" dans le temps et par secteurs, ce qui rendait les choses très compliquées pour toutes les entreprises et associations qui avaient programmé leur assemblée après le 3 mai. Le nouvel arrêté, paru ce mardi au Moniteur, allonge la période d’application de la mesure jusqu’au 30 juin. Une date qui correspond à la fin de la saison des assemblées.

Spreds à l’initiative

Entre-temps, la mesure avait déjà donné des idées de projet à l’un ou l’autre entrepreneur opportuniste. C’est ainsi que les dirigeants de la plateforme de crowdfunding Spreds (ex-MyMicroInvest) se sont souvenus qu’ils avaient déjà mis au point un module d’organisation d’assemblées générales (AG) digitales à distance. Pour faciliter la vie des entreprises qu’ils ont aidées à faire "financer par la foule" et qui, du fait du recours au crowd, comptent souvent un grand nombre d’actionnaires.

Spreds a décidé d’ouvrir son outil à toutes les sociétés, ASBL et copropriétés qui désireraient se faciliter la vie. La plateforme a travaillé ces dernières semaines pour développer un module d’AG qui puisse s’adapter à tous les cas de figure et qui intègre toutes les possibilités ouvertes par l’arrêté royal de pouvoirs spéciaux. Comme si Spreds avait deviné que le Fédéral allait prolonger sa durée d’application…

"Le premier mai, c'était trop tôt. Tout le monde demandait une prolongation du délai."
Charles-Albert de Ratzitzky
CEO de Spreds

"Le 3 mai, c’était trop tôt", commente Charles-Albert de Ratzitzky. "Tout le monde demandait une prolongation du délai. Car même en cas de déconfinement partiel qui leur conviendrait, nombre d’actionnaires allaient se montrer frileux à l’idée de se déplacer physiquement pour aller assister à une AG."

Mode d’emploi

Comment ça marche? Concrètement, il faut se connecter à la plateforme de Spreds baptisée "spreds.pro" et commencer par y définir le profil de son entreprise: combien d’actionnaires, quelles catégories d’actions, etc. On peut ensuite y paramétrer son AG en définissant son ordre du jour avec les différentes résolutions à soumettre, en indiquant s’il y a des quorums ou des majorités spécifiques à respecter. Il faut aussi prévoir le timing des questions et réponses, puis générer la convocation sous format Word.

Ne restera plus à la société utilisatrice qu’à envoyer les convocations. Les actionnaires ainsi invités pourront ensuite se connecter eux-mêmes à l’adresse dédiée à leur société sur la plateforme. Le jour J, l’AG pourra avoir lieu en présence (physique) du seul président du conseil de l’entreprise, qui pourra publier la liste des présences, découvrir les votes et leur décompte, puis sortir le procès-verbal de l’assemblée en Word et l’envoyer aux actionnaires.

Nombre d’entreprises qui n’avaient pas prévu d’AG à distance dans leurs statuts, y compris parmi les sociétés cotées, ont décidé de modifier ces derniers en conséquence dès cette année.

"On n’a pas prévu la possibilité de tenir l'AG en vidéoconférence, précise le CEO de Spreds, car cela n’est pas notre métier. Il existe de longue date des solutions de ce type sur le marché." Passé le 30 juin, la plateforme va continuer de proposer cet outil en temps normal. L'occasion de signaler que nombre d’entreprises qui n’avaient pas prévu d’AG à distance dans leurs statuts, y compris parmi les sociétés cotées, ont décidé de modifier ces derniers en conséquence dès cette année. Pour parer au risque, en cas de nouvelle crise…

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