Le CHU Brugmann se dote d'une plateforme de gestion de crise

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Les sociétés dFakto et Penbox ont déployé en quelques jours une plateforme de gestion du personnel soignant et des demandes internes afin de répondre aux nouveaux besoins créés par la crise du coronavirus.

Entre la reconversion de services en unités dédiées au Covid-19 et la réorganisation des horaires du personnel soignant, la crise du coronavirus représente un sacré challenge organisationnel pour les hôpitaux. Pour répondre à ses nouveaux besoins, le CHU Brugmann vient de se doter d'une plateforme lui permettant d'avoir en temps réel une vision globale de toutes ses ressources et de pouvoir les affecter le plus efficacement possible.

Déjà active au sein des murs de l'hôpital bruxellois avant la crise sanitaire pour une mission de consultance en digitalisation, Penbox a été sollicitée pour développer, en seulement quelques jours, cet outil de gestion. "L'hôpital se transforme en permanence pour accueillir des patients atteints du Covid-19 et les outils actuels n'étaient pas adaptés à des changements aussi fréquents de paramètres tels que le nombre de lits disponibles. C'est aussi une crise qui se caractérise par sa durée et qui nécessitait donc un nouvel outil de gestion flexible pour compléter l'arsenal informatique existant", explique Emile Fyon, CEO.

"Toutes ces données sont agrégées pour obtenir une sorte de cockpit de pilotage. L'objectif, c'est d'avoir toujours en temps réel une vue à 360° sur l'état et la capacité de l'hôpital en termes de lits, de malades et de personnel."
Loïc Gamain
Manager chez dFakto

Fruit d'une collaboration avec la société dFakto, l'outil de gestion permet tout d'abord de gérer la disponibilité du personnel. "En temps normal, l'hôpital fonctionne avec des plannings à la semaine et un service gère la suppléance. Mais ici il fallait aller beaucoup plus vite. À l'aide d'une application mobile, les salariés signalent leurs disponibilités, puis, quand ils travaillent, ils indiquent le service. Imaginons Coline, une infirmière qui peut commencer son service habituel à 9h et aller ensuite à 15h donner un coup de main en soins intensifs. On fait donc les check-in et les check-out pour savoir où se trouvent les soignants dans l'hôpital", détaille Loïc Gamain, directeur de projet chez dFakto.

La plateforme permet aussi de faire remonter des métriques que la cellule de crise ou les services eux-mêmes pourront mettre à jour. "Par exemple, un service qui pouvait en théorie accueillir 14 personnes n'en accueillera peut-être plus que la moitié en raison de contraintes logistiques. Toutes ces données sont agrégées pour obtenir une sorte de cockpit de pilotage. L'objectif, c'est d'avoir toujours en temps réel une vue à 360° sur l'état et la capacité de l'hôpital en termes de lits, de malades et de personnel."

La plateforme du CHU Brugmann peut être répliquée tout en s'adaptant aux spécificités de n'importe quelle structure. "C'est le cas bien sûr des centres hospitaliers, mais aussi des institutions publiques ou d'autres organisations en tension souhaitant disposer d'une solution opérationnelle", font savoir nos interlocuteurs.



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