La fédération des notaires crée un service mutualisé de protection des données

"Nous avons décidé d'élargir le champ d'activité de notre service de 'data protection -officer' (DPO)", souligne Jan Sap, le directeur général de la fédération du notariat Fednot. ©rv

Chaque administration et chaque étude doivent nommer un responsable du traitement des données en leur sein. Les notaires ont eu l'idée de fédérer le service.

Il fallait y penser! Comme le Règlement général (européen) sur la protection des données (RGPD) et la loi belge ad hoc imposent aux administrations et institutions publiques ainsi qu'aux grandes entreprises de disposer en leur sein d'un "data protection officer" (DPO), c'est-à-dire d'un responsable interne pour tout ce qui a trait à la protection des données personnelles, il doit y avoir moyen de mutualiser cette nouvelle fonction. Autrement dit, il doit être possible de créer un service centralisé, qui assume les responsabilités du DPO pour plusieurs organisations à la fois... Cette réflexion, les notaires belges l'ont faite leur.

En tant qu'officiers publics, ils sont tenus eux aussi, depuis l'entrée en vigueur du RGPD en mai 2018, de nommer un DPO dans chacune de leurs études. Pour examiner comment traiter les données personnelles de leurs clients de manière conforme à la réglementation européenne. Une obligation fastidieuse pour la plupart des 1.150 études que compte le pays. Et d'autant plus fastidieuse qu'il ne suffit pas de s'autoproclamer DPO: la fonction doit être assumée en toute indépendance, ce qui interdit aux notaires de se nommer eux-mêmes responsables de la protection des données.

Une nouvelle ASBL

Confrontée à cette problématique, la Fédération royale du notariat belge (Fednot) et le Secrétariat social des notaires de Belgique ont eu l'idée de mutualiser cette nouvelle obligation. "Nous avons créé un nouveau service dédié à cette tâche et nous avons mis sur pied une nouvelle ASBL, baptisée Privanot, explique Jan Sap, le directeur général de la fédération. L'homme vient d'être nommé également administrateur délégué de Privanot. "Nous y avons réuni une dizaine de personnes, qui oeuvrent comme DPO pour les notaires." Leurs compétences se répartissent pour l'essentiel entre juristes et informaticiens. Aujourd'hui, quelque 850 études ont déjà souscrit au système, soit trois études sur quatre.

850
études notariales
Sur un total de 1.150, quelque 850 études ont déjà confié leurs tâches de DPO à Privanot.

"Nous voulons à présent élargir le champ d'activité de Privanot en ouvrant le service aux autres organisations intéressées", poursuit Jan Sap.

On dit qu'une bonne idée ne vient jamais seule. La deuxième consiste donc à sortir cette "mutuelle" du secteur du notariat pour proposer ses services à tout le monde. Moyennant le paiement d'une sorte de "fee", comme pour les études. "Toutes les administrations publiques sont censées avoir un DPO en leur sein, explique Aurélie Van Der Perre, la responsable opérationnelle de Privanot. Cela signifie que chaque commune, chaque Centre public d'aide sociale ou chaque intercommunale a besoin d'un DPO." Et nombre d'entre eux ne se sont pas encore mis en conformité avec la nouvelle loi à ce jour, faute de moyens et/ou d'attention.

"Chaque commune, chaque Centre public d'aide sociale ou chaque intercommunale a besoin d'un DPO."
Aurélie Van Der Perre
responsable opérationnelle, Privanot

Un premier client européen

Concrètement, Privanot a déjà commencé à enregistrer des clients hors du secteur notarial: une première intercommunale du Namurois a décidé de recourir à ses services de DPO externalisé, de même qu'une vingtaine de communes et autant de CPAS. "Nous sommes aussi ouverts aux entreprises et aux hôpitaux", ajoute la responsable. "Nous ne sommes pas limités à quelques secteurs, même si, par les faits, nous sommes spécialisés dans les services aux institutions publiques."

Privanot a aussi rallié un premier client européen: le Conseil des notaires de l'Union européenne lui a en effet confié ses missions de DPO. Il est vrai qu'étant basé à Bruxelles, Privanot s'est imposé à lui comme choix naturel, mais cela pourrait ouvrir la voie à d'autres utilisateurs de ce type à l'avenir.

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