Comment se faire entendre en réunion?

C’est l’exemple qui revient, quand on interroge les femmes sur les difficultés rencontrées en entreprise: se faire entendre en réunion. "C’est comme si je parlais une langue étrangère!" Voici les clés pour comprendre, et se faire comprendre.

Première étape incontournable, qu’on soit un homme ou une femme: maîtriser ses dossiers, avoir les chiffres en tête, avoir analysé le sujet. Mais cela ne suffit pas. Il faut ensuite faire passer le message. "En réunion, souvent, j’énonce une idée, personne ne bronche. Puis, un peu plus tard, un de mes collègues revient avec la même idée, et tout le monde s’enthousiasme", expliquait en privé une femme qui avait pourtant réussi à se hisser dans le comité de direction d’une très grande entreprise belge.

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Isabelle Pujol, aujourd’hui spécialisée dans la gestion de toutes les formes de diversités dans les entreprises, via la création d’une culture d’inclusion, a vécu des expériences similaires lors de sa carrière chez BP. "Au comité de direction de BP Allemagne, où j’étais la seule femme, les réunions en tête à tête se passaient super bien. Par contre, lors des réunions avec toute l’équipe, je me sentais invisible. Plusieurs fois, il m’est arrivé de donner une idée et de ne pas être entendue. Cela me frustrait, et petit à petit, je me disais que c’était ma faute, que je ne parlais pas assez bien allemand…" Une tendance à se considérer comme responsable de l’échec qui, entre parenthèses, est un trait plutôt féminin…

La coupe est pleine, pour Isabelle Pujol, après une réunion où le problème important dont on débattait ne revient pas sur la table après la pause-café. "Quand j’ai demandé ce qu’il en était à mes collègues, ils m’ont répondu qu’ils en avaient parlé dans les toilettes…"

Déguisée en homme

A éviter

Les affirmations qui résonnent comme des questions. C’est, semble-t-il, l’erreur linguistique la plus courante que commettent les femmes. "Qu’en penseriez-vous si nous faisons ceci?", "Avez-vous pensé à faire cela?"

"Pour la femme, c’est une manière de ne pas être dans un rapport trop hiérarchique", explique Isabelle Pujol. "Mais la personne en face ne va entendre que les questions." Il faut donc préférer les phrases affirmatives, comme "Je propose que nous fassions ceci."

Les multiples préambules et les excuses. Mieux vaut éviter les détours, comme "Et si je peux me permettre…", "Je me trompe peut-être, mais...", "ça ne marchera sans doute pas, mais…" "Non! allez-y franco, et de manière structurée", conseille Sylviane Cannio.

Être la dernière à parler. Dans un groupe mixte, les femmes auront tendance à attendre avant de prendre la parole. Cela donne à d’autres l’occasion d’exprimer leurs idées, et d’en tirer soi même crédit.Cela peut aussi emmener la discussion dans une direction qu’on ne souhaite pas. Mieux vaut intervenir assez tôt. Cela ne doit pas nécessairement être pour donner une opinion: cela peut aussi être pour poser une question judicieuse.

Servir le café. "En réunion, une femme évitera de se lever pour servir le café: elle est fichue sinon", affirme Sylviane Cannio. Rien de tel pour perpétuer les vieux stéréotypes. Par contre, prendre note pour le PV, ce que beaucoup de coachs déconseillent, permet de s’assurer que les points importants abordés figurent bien dans le rapport.

La fois suivante, Isabelle Pujol arrive habillée en homme: costume, cravate, lunettes et cheveux plaqués en arrière. "Il y a eu un long silence, puis mes collègues m’ont demandé ce qui se passait. Je leur ai répondu qu’avec une cravate, j’allais peut-être faire partie du club…" Un atelier sur les questions de genres est alors organisé, qui aide Isabelle Pujol à ne pas prendre les choses personnellement. "C’était une expérience complexe: non seulement j’étais une femme, mais je venais de BP, une société très anglo-saxonne, qui rachetait Veba-Aral, société très allemande; j’avais une expérience très corporate, puisque j’avais notamment travaillé sur la politique de diversité au niveau du groupe, mais j’avais moins d’expérience opérationnelle… Sans ce vécu, je ne pourrais pas être aujourd’hui consultante auprès de managers à l’international."

Pour se faire entendre, Isabelle Pujol recommande de devenir plus stratégique, et d’adapter son style de communication, sans perdre son authenticité. "Il faut construire sa crédibilité, souligne-t-elle. Les femmes ont tendance à externaliser leurs pensées, à expliquer quelles sont les différentes options, à refaire tout le cheminement qui leur a permis d’arriver à la conclusion. Linguistiquement, c’est une manière d’être participatives, d’inclure les autres dans la discussion. Les hommes, eux, seront enclins à présenter directement la solution. Cette différence dans la manière de communiquer peut créer des frustrations: un homme risque de se dire que la femme ne sait pas ce qu’elle veut, qu’elle est embrouillée. D’où l’importance d’être très orientée "solutions", et d’en venir directement à ce qu’on propose."

La réunion avant la réunion

Autre clé importante, qui serait une autre règle implicite de la culture masculine: les réunions se passent avant la réunion — ou éventuellement, comme on l’a vu, lors de la pause-café. "Les hommes auront tendance à prendre des contacts préalables pour s’assurer que tout le monde est aligné, et pouvoir faire adopter leur solution en réunion, et donc aller à l’essentiel", souligne Isabelle Pujol.

À ne pas négliger non plus: la forme. "Il faut se rappeler que, dans un message, le contenu compte pour 7% seulement", souligne Sylviane Cannio, coach et auteur de "Communiquer avec authenticité et rester vrai". "Le ton de la voix, l’intonation, le volume sonore interviennent pour 38% et le langage du corps pour 55%. Là où le bât blesse, c’est généralement dans la manière dont le message est amené: il faut veiller à avoir une voix assertive, à parler de façon structurée, sur un ton approprié, en prenant physiquement sa place, son territoire." Un truc pour adopter le bon volume sonore: s’adresser à la personne la plus éloignée.

Occuper son territoire, c’est aussi oser mettre des sujets à l’ordre du jour, de manière sereine. Et ne pas hésiter à poser des questions, ni à challenger certaines affirmations, si elles vous semblent bizarres. "Les femmes vont avoir tendance à confesser ce qu’elles ne savent pas, tandis que les hommes vont minimiser ce dont ils ne sont pas sûrs", confirme Liesbeth Dillen.

Avant de supposer que l’autre sait mieux, il est donc recommandé de poser certaines questions. Et prendre sa place, c’est aussi intervenir quand son opinion va à l’encontre du consensus. "Le truc, c’est de penser que challenger les autres fait tout simplement partie de votre job", observe Jennifer K. Crittenden dans son "Discret guide for executive women".

Quelques conseils pratiques

"Lorsqu'on parle de différences entre hommes et femmes, on parle de généralités", avertit Isabelle Pujol, fondatrice de Pluribus Europe, qui travaille sur les questions de diversité pour Sodexo, L'Oréal, Total, Philips, Unilever ou Allianz. "Tout le monde comprend qu'on dise "les Allemands sont comme ceci", ou "les Indiens comme cela". Décrire les différences culturelles entre hommes et femmes, c'est donner des indices utiles sur le comportement qu'une majorité d'hommes ou une majorité de femmes vont avoir tendance à avoir, même s'ils ne sont pas corrects dans 100% des cas." Ces conseils pratiques seront donc utiles aux hommes également, qui manifestent parfois des comportements considérés comme plutôt féminins.

Des conseils qu'il convient ensuite d'appliquer avec sagesse. "Quand j'explique à un groupe que j'étais prête à devenir CEO d'Ikea Pays-Bas, les gens veulent savoir comment j'ai fait pour en arriver là, et que je partage les clés de mon succès", témoigne Liesbeth Dillen, aujourd'hui manager de SHE, qui travaille avec PwC, Inditex, MSD ou Ikea sur comment mieux conjuguer les carrières au féminin. Mais elle se méfie des sparadraps et des solutions miracles. "C'est l'entité Liesbeth Dillen, avec ses forces et ses faiblesses, qui a réalisé ce parcours. On peut adapter certains comportements, mais sans renoncer à ses valeurs. Sinon, à force de se conformer et de se glisser dans un costume qui n'est pas le sien, on risque de perdre ce qui fait sa force. Cela conduit beaucoup de femmes brillantes, qui prennent des responsabilités, à abandonner à mi-parcours, parce qu'elles finissent par trouver le prix à payer trop élevé."

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