Comment le flex desk et le télétravail minent la santé des travailleurs

©Dries Luyten

Tendinites, maux de dos, de nuque, stress, dépression, burn-out: les travailleurs souffrent de plus en plus. L’organisation du travail porte son lot de responsabilités. Flex desk et télétravail ont un impact sur la santé.

Observez un navetteur prenant le train. Jour après jour, il se plante sur le quai au même endroit. Il grimpe dans le même wagon. Il y cherche la place qu’il jugera la plus agréable. Près de la fenêtre, ou de la sortie. Un réflexe animal. Instinctif.

L’homme est un animal, son instinct de territorialité puissant. Il le développe partout. Et donc, aussi au travail. Mais la tendance au flex office a fait voler ces habitudes en éclat. Les travailleurs sont devenus nomades. Ils baladent leur laptop et leurs dossiers d’un lieu à l’autre, naviguant entre les tables parfaitement clean, nettoyées de tout objet personnel, les salles de réunion et autres "bubble rooms". Et cela ne s’est pas fait sans conséquence sur leur santé physique et psychologique.

Les cinq dangers du flex office

L’explosion des burn-out révèle en partie ce mal-être au travail lié au flex office. D’après une enquête de la CNE dans le secteur des assurances, 17% des travailleurs se disent stressés par leur environnement de travail. À l’heure actuelle, un tiers des absences de longue durée est lié aux risques psychosociaux.

Mauvaises postures corporelles

Les gens s’installent n’importe où pour travailler: dans le train, dans le bus, dans un bar, dans le divan à côté de madame.
Guido Moerman
ergocoach chez Securex

Le corps des travailleurs souffre aussi. D’après les données de l’Inami, les incapacités liées aux troubles musculo-squelettiques et aux problèmes d’yeux ont explosé. En 10 ans, ces troubles ont augmenté de… 78%! Fin 2018, 125.000 salariés et près de 8.000 indépendants étaient concernés, soit un malade de longue durée sur trois. Les ergonomes ont beau tirer la sonnette d’alarme et coacher les employés, la perte du bureau fixe, couplée au télétravail, multiplie les problèmes de nuque, de dos, de tendinites dans les mains. "Cela s’explique par l’interaction entre la vie privée et professionnelle", témoigne Nathalie Cock, ergonome au CESI (service de prévention externe au travail). Les travailleurs multiplient le temps passé sur leurs écrans, que ce soit le portable, le GSM, la tablette. Ils ne prennent pas le temps de régler leur siège de bureau, leur écran d’ordinateur. "Et malheureusement, ils ne réagissent que quand le mal est là."

"Les gens s’installent n’importe où pour travailler: dans le train, dans le bus, dans un bar, dans le divan à côté de madame, poursuit Guido Moerman, ergocoach chez Securex. On adopte des mauvaises postures, et on multiplie les mouvements répétitifs sur des petits écrans. On est accro à ces outils, sans réaliser qu’ils sont néfastes pour notre santé. Il n’y a plus conscience du respect du corps. Sensibiliser les gens n’est pas toujours simple, on leur fournit un ordinateur portable et un smartphone, puis démerdez-vous."

Selon Nathalie Cock, les entreprises font pourtant tout ce qu’elles peuvent pour aménager les bureaux de manière correcte. Sièges adaptés, tables mobiles, doubles écrans réglables. "Les travailleurs sont largement informés, mais ils ne se rendent pas compte que leurs maux proviennent de là", dit la conseillère.

120 ans d’évolution des espaces de bureaux

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Sans bureau fixe

©Kristof Vadino

Et puis, il y a l’aspect psychologique. Moins facilement détectable, mais tout aussi présent. "Du jour au lendemain, on est devenu des SBF. Sans bureau fixe. Je traînais mon trolley dans le train tous les jours, chargé de toutes mes affaires: documents, ordinateur portable, câbles de connexion, chargeurs", raconte Béatrice, une de ces travailleuses nomades du secteur des médias. "Cela pesait une tonne. J’ai commencé à avoir des problèmes d’épaule. On a dû tous se couler dans le moule. Si ça ne te plaisait pas, on te faisait comprendre que tu n’avais qu’à partir."

Couplés avec la digitalisation et le télétravail, les flex office ont obligé les travailleurs à revoir leur mode d’organisation et d’interaction avec les autres. La mode est au clean desk. On arrive, on s’installe où l’on veut (ou l’on peut), et le soir on range tout. Dans une boîte, dans un casier, dans sa valise. L’espace appartient à tout le monde et à personne à la fois. C’est le règne de la dépersonnalisation.

Je traînais mon trolley dans le train tous les jours, chargé de toutes mes affaires: documents, ordinateur portable, câbles de connexion, chargeurs.
Béatrice
Travailleuse dans le secteur des médias

Mais ce mode d’organisation est de plus en plus décrié. Dans plusieurs secteurs, comme l’IT, les assurances, ou même la consultance, certaines entreprises font machine arrière. Les noms restent soigneusement tus. Comme s’il y avait une réelle difficulté à accepter que l’on se soit trompé, et que ce mode d’organisation du travail ne convient pas à tous.

Pour certains, pas pour d'autres

Ce que confirme Olivier Bomboire, CEO de Bright Link, une spin-off de l’UCLouvain qui a développé un outil permettant aux entreprises de mesurer l’impact de toute une série de variables – dont l’environnement de travail – sur le niveau de stress des travailleurs. "Les entreprises doivent être conscientes que le flex desk et le dynamic office peuvent convenir à certains départements, mais pas à d’autres. Elles doivent soigneusement mesurer l’impact que cela peut avoir sur leurs employés, que ce soit sur les relations sociales, l’hyperconnectivité accrue, la gestion d’équipe, le bruit."

Les jeunes se sont créé un territoire virtuel au travers de leur ordinateur ou leur GSM.

C’est une réalité, le flex office ne fonctionne pas partout. "Les bureaux nomades sont mieux perçus par les travailleurs eux-mêmes nomades", explique-t-on à la CNE. Comme les commerciaux, les consultants, les techniciens qui n’ont pas nécessairement besoin d’un bureau attitré. "Les métiers aux horaires plus classiques, la comptabilité, le secrétariat, les ressources humaines, souffrent davantage de ce type d’organisation, car ils n’en voient pas nécessairement les avantages", dit la CNE.

Y aurait-il aussi une question de génération? C’est ce que pense une conseillère en prévention des risques psychosociaux au SPF Sécurité sociale. "Les jeunes se sont créé un territoire virtuel au travers de leur ordinateur ou leur GSM. Les plus âgés, eux, doivent s’adapter. Certains y arrivent, d’autres jamais."

Le piège de la start-up nation

"Il faut voir la plus-value d’un type de fonctionnement, et éviter de tomber dans le piège de la start-up nation, renchérit Michael Maira, secrétaire permanent CNE. Avec le flex desk, on a l’image d’un monde du travail où tout se fera de manière fluide, sans bug, grâce à la digitalisation et le télétravail. Mais tout le monde n’est pas égal face à cela. On a le risque de laisser certains travailleurs sur le bord du chemin. Ceux qui sont moins au fait des nouvelles technologies. On l’a vu dans le secteur bancaire, qui licencie à tour de bras… Le recours aux technologies rend les choses plus difficiles, et cela a un impact sur les relations de travail qui est loin d’être accessoire."

©Wikipedia

Ce qui fait d’ailleurs dire à Emilie Maroit, conseillère en prévention des risques psychosociaux au CESI, que le flex office n’est sans doute pas la source principale du malaise des travailleurs. "C’est un élément parmi d’autres, souvent présent en effet dans les entreprises qui restructurent."

Un pion, un élément interchangeable. "On avait l’impression de ne plus être bienvenu", confirme Joëlle. Ce qui s’est malheureusement réalisé par la suite. Son groupe a restructuré. Des dizaines de journalistes à la porte. Paul, employé d’une grosse enseigne du secteur des télécoms, a, lui aussi, vécu cela: dans son entreprise, les inconvénients du flex desk, le manque de place, la perte de son territoire, se sont résolus d’eux-mêmes quand, après un solide dégraissage, le ratio "poste de travail-travailleurs" s’est rééquilibré… naturellement. "Maintenant, dans les faits, il n’y a plus de flex desk. Chacun occupe sa place."

Réduction des coûts

On n’est pas bête, on sait bien que cela a été fait pour économiser de l’espace.

Trouver les avantages et apporter une vision positive au projet. Voilà bien toute la difficulté pour les entreprises. Car dans l’esprit de chacun, il est difficile de ne pas lier flex office avec réduction de l’espace et des coûts. Les chiffres l’attestent: les entreprises ont réduit d’environ 20% leur surface de bureau. Le ratio bureau-travailleurs est tombé à 6 ou 8 places pour 10 travailleurs. Une solide économie quand on sait qu’à Bruxelles, l’espace de bureau est évalué à 12.000 à 14.000 euros par an.

Cette situation, les travailleurs la subissent sans naïveté. "On n’est pas bête, on sait que cela a été fait pour économiser de l’espace, même s’ils ne le disent pas…", dit Véronique, employée dans une grande banque belge. "À l’heure de la digitalisation, les employés entendent être traités comme des êtres humains. Ils n’acceptent plus d’être une ressource, enchaîne Laurent Taskin. Si le travailleur n’a plus d’ancrage dans un territoire, il ne sait plus s’approprier le projet de l’entreprise et s’identifier à elle. Il subit, en ayant l’impression qu’il n’y a plus de place pour lui."

Face à ces travers, il insiste: "Il faut voir quelle est la stratégie de l’entreprise et son projet. Les open spaces avaient pour objectif de rassembler les gens, et de permettre plus de collaboration entre les travailleurs. Est-ce une réalité?" Les entreprises doivent donc avoir une vraie réflexion sur le sujet, et cette réflexion, elle doit se faire en intégrant les travailleurs dans le projet.

Les spécialistes en organisation du travail et en prévention des risques psychosociaux sont d’ailleurs unanimes. Si le changement d’organisation du travail, sa raison d’être, son fonctionnement, ne sont pas assez expliqués, c’est le clash. "Et dans certaines entreprises, ce volet est oublié, dit Emilie Maroit. Il faut accompagner le travailleur et l’aider à voir les aspects positifs."

Les invitations à bouger, à ne pas prendre la place de Gérard ou Brigitte, les indéboulonnables, fusent. On n’est pas loin du bac à sable.


Stratégies d’évitement

Dans certaines entreprises, les employés ont mis en place des stratégies pour contourner les inconvénients du flex office. Véronique apporte son petit sapin de Noël une fois par an, elle le pose sur son bureau le matin, le range dans sa boîte le soir. Un geste humain.

©Wikipedia

D’autres relèvent de la conquête territoriale. "Il y a des places plus sympas que d’autres, alors elles sont prises d’assaut dès le matin", explique Véronique. C’est la course aux meilleures places, celles près de la fenêtre, de la bouche d’aération, en bout de rangée. Avec tout le stress et la tension que cela engendre entre les travailleurs. Les invitations à bouger, à ne pas prendre la place de Gérard ou Brigitte, les indéboulonnables, fusent. On n’est pas loin du bac à sable. Ceux qui arrivent plus tard en sont pour leurs frais. Ils s’installeront là où ils peuvent, parfois au détriment du travail d’équipe. "Cela n’a pas permis d’améliorer la convivialité, quoi qu’on en dise. Ça ne facilite pas le travail par projets, et l’esprit d’équipe n’est plus présent. On essaye de compenser cela par un souper tous les trois mois, mais bon…", témoigne encore Véronique.

Instinct animal

Paul n’habite pas tout près de son lieu de travail. Il témoigne amèrement: "Tous les matins, c’est la galère des bouchons, la galère du parking, le stress. Et après cela, il faut encore trouver une place où s’asseoir. Certains jours, tu ne trouves pas, alors tu n’as qu’une envie, rentrer chez toi." L’homme vit cela comme un manque de respect vis-à-vis des travailleurs, et une injustice quand il s’entend dire "qu’il n’a qu’à arriver plus tôt s’il veut une bonne place".

Dans les départements où le travail en équipe est fondamental, le flex office risque aussi d’être un frein à la productivité.

Car l’instinct animal de l’homme a repris le dessus. Les habitudes sont tenaces. Les arrivés tardifs en font les frais. Au SPF Securité sociale, l’un des premiers à être passé en flex office il y a dix ans, on avoue avoir encore du mal à faire respecter les règles. Comme celle qui veut qu’on libère sa place quand on s’absente en réunion pour une matinée. Le territoire est balisé par une veste posée sur une chaise qui reste vide... toute la journée.

Dans les départements où le travail en équipe est fondamental, le flex office risque aussi d’être un frein à la productivité. L’utilisation des salles de réunion peut venir en appui. Mais sont-elles prévues en suffisance? Pas toujours. Régulièrement, le manque de place est pointé du doigt.

L'exemple BDO

Le flex desk chez BDO. ©Kristof Vadino

Chez BDO, une grande boîte de consultance, le flex office fonctionne plutôt bien. Mais la nature de l’entreprise s’y prête. Les employés se répartissent sur les différents sites, entre Bruxelles, La Hulpe, Liège ou Namur. Dans cette dernière antenne, qui comporte aujourd’hui 28 places physiques pour 40 employés, il y a bien un irréductible gaulois, qui garde toujours sa place, quoi qu’il advienne. "On le laisse tranquille. Cela fonctionne très bien comme cela. S’il avait déteint sur toute l’équipe, alors là ça aurait été un problème", explique Fabrice Grognard, responsable de l’antenne namuroise.

BDO a pris le temps d’évaluer ses besoins, et d’en corriger les manquements. Augmenter l’espace si le ratio a été mal évalué, inviter les travailleurs à changer leur regard et trouver dans le nouveau système les aspects positifs qu’il peut avoir. "Il faut aussi que la direction montre l’exemple, précise encore Emilie Maroit. Céder son bureau personnel n’est pas un pas facile à faire, encore moins pour le management. Mais si on a des bureaux à deux vitesses, cela augmente le sentiment négatif chez les employés."

On apprend à connaître des collègues avec qui on aurait jamais eu de contacts, et on peut plus facilement avoir accès aux profils plus expérimentés, là où, avant, on n’osait pas toujours déranger.
Stéphanie
Employée chez BDO


Chez BDO, on a aussi compris la nécessité d’adapter le modèle en le faisant évoluer vers ce qu’on appelle aujourd’hui le "dynamic office", qui allie bureaux partagés, division des espaces de travail (entre espaces silencieux et bruyants), "bubbles", salles de réunion, espaces créatifs, espaces de détente. L’expérience y est vécue très positivement par les travailleurs. "Grâce aux bubble rooms et aux salles de réunion, les inconvénients sont minimes", témoigne Stéphanie, qui, elle, trouve aussi un avantage social au flex desk. "On apprend à connaître des collègues avec qui on n’aurait jamais eu de contacts, et on peut plus facilement avoir accès aux profils plus expérimentés, là où, avant, on n’osait pas toujours déranger. Les seniors et les managers partageant le même espace. Cela crée une plus grande cohésion."

Le télétravail, une bonne solution?

Et puis, il y a l’association du flex office au télétravail. Au fur à mesure que l’on a réduit le nombre de postes de travail, les entreprises ont incité les gens à rester chez eux. La solution idéale prise par certains travailleurs pour échapper au stress et au bruit. Au SPF Sécurité sociale, 80% des travailleurs prestent aujourd’hui au moins un jour de télétravail par semaine. "Ceux qui ne supportent pas vont avoir tendance à s’isoler à la maison, constate, dubitatif, Laurent Taskin. Ce qui augmente du coup leur sentiment de dépersonnalisation par rapport à leur entreprise."

Ce travail à domicile, s’il est présenté comme la solution miracle, n’est donc pas toujours bien vécu. Pour preuve: d’après les données de l’Agence wallonne du numérique, 20% des personnes qui fréquentent les espaces de coworking sont des salariés. "Ils ont perdu leur place au bureau, ils sont incités au télétravail, mais ils ne se retrouvent pas dans ce mode de fonctionnement. Du coup, ils tentent de retrouver, dans ces espaces de coworking, cette communauté qu’ils ont perdue au sein de leur propre entreprise", pense Laurent Taskin.

L’instinct reprend le dessus. Back to the work office.

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