Check-list pour réduire quelques coûts

On peut se focaliser sur de gros montants mais la réduction des frais ne fait pas exception à la règle: les petits ruisseaux font…

(l'écho) - Par les temps qui courent, et plus encore ceux qui s'annoncent, pris entre le marteau bancaire et l'enclume énergétique, les frais de transport et les cours des matières premières, il semble logique à de nombreuses sociétés de couper leurs coûts opérationnels. Excellente idée, mais par où commencer?

Utiliser des matières premières de moindre qualité et réduire les coûts de production ? Les frais de stockage ? Éliminer le dernier contrôle de qualité juste avant l'emballage final ? Réduire telle ou telle campagne publicitaire ? Se séparer d'un ou deux collaborateurs, ne pas remplacer des départs naturels ? D'un côté, il est vrai que se focaliser sur les dépenses à gros montants peut avoir un effet direct. Mais il est également important d'en évaluer les conséquences à long terme, notamment au niveau de la qualité et de la réputation des produits et services de l'entreprise.

D'un autre côté, vous pourriez avoir des coûts cachés dans votre fonctionnement et dans vos procédures quotidiennes. Cachés car seuls ils ne représentent pas grand-chose, mais cela ne signifie pas qu'ils ne représentent rien ni qu'ils soient fixes ad vitam aeternam. Que du contraire, Considérés en année pleine, ils peuvent bien souvent représenter un montant digne d'attention.

Passer en revue ses modes opératoires de façon régulière s'avère souvent bénéfique. La liste ci-dessous n'est pas exhaustive mais pourrait permettre de réduire certains coûts avant de prendre des décisions drastiques, dont les effets reviennent parfois aux dirigeants avec un effet boomerang.

C'est avant tout la démarche d'analyse de ses coûts qui importe, chaque entreprise devant l'adapter à sa stratégie. Voyons à présent quelques exemples de coûts cachés et des idées pour les contracter.

Carburant

  • Organiser toutes les «petites courses» en tournées, pour réduire l'utilisation des véhicules. Retarder un peu ce qui n'est pas urgent et important.
  • Étudier les tournées de livraison, les rendez-vous commerciaux et les livraisons selon les critères de durée/coût/distance/urgence en évitant le plus possible les zigzag et aller-retour.
  • Lorsque les livraisons sont un service gratuit et non un élément essentiel du cycle commercial, réévaluer cette gratuité : ne serait-il pas opportun de la programmer entre les heures de pointe, de la réserver aux clients « A » et de proposer ce même service aux autres clients moyennant paiement ?

Coûts énergétiques des bureaux

  • Éteindre les appareils que l'on n'utilise pas : ordinateurs, photocopieurs, machine à café, éclairages, air conditionné ou chauffage.
  • Passer aux ampoules économiques
  • Donner la préférence aux appareils à faible consommation.
  • Installer si possible des interrupteurs à plages horaires et y relier un maximum d'installations.
  • Privilégier la lumière naturelle.

Fournitures de bureau

  • Édicter un moratoire, ayez pour règle de ne plus acheter que l'essentiel. Comme pour les autres postes, définissez vos besoins, découlant de votre stratégie.
  • Limiter les impressions au nécessaire. Prendre le pli d'utiliser le verso des feuilles pour les brouillons et documents internes.
  • Penser au papier recyclé.
  • Acheter chez des grossistes «discount» ou discuter les prix avec les fournisseurs habituels.
  • Faire attention aux effets d'annonces, ne se fier qu'aux prix nets, ne pas succomber aux « formidables » pourcentages de réductions.
  • Intégrer les frais de livraisons dans les prix d'achats, ils doublent parfois le tarif.
  • Ne pas se laisser (in)directement tenter par des faux cadeaux inutiles à l'entreprise.

Mobilier de bureau

  • Penser au mobilier de direction ou d'occasion avant d'acheter du neuf.

Communications

  • Éliminer les options (matériel ou abonnements) superflues.
  • Comparer les prix des fournisseurs.
  • Considérer un système de VOIP (Voice over Internet Protocol, téléphone via internet).
  • N'utiliser les GSM que lorsqu'aucune autre solution moins chère n'est possible.
  • Analyser la possibilité de ralentir les tournées de livraisons et de les grouper.
  • Donner la priorité aux e-mails en place de la poste lorsque c'est possible. Alors que la crise peut pousser de nombreuses sociétés à faire l'exercice de la réduction de leurs coûts, cette démarche devrait être régulière. Idéalement, un collaborateur devrait en avoir la responsabilité ou un dirigeant devrait porter cette casquette ponctuellement.

Après avoir passé cette liste en revue, assurez-vous que ce processus restera actif dans votre entreprise et participera à la croissance de sa rentabilité.

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