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Déménager une entreprise exige timing, ordre et méthode

Quelque 15.000 entreprises déménagent chaque année en Belgique. «Le cahier des charges relatif au déménagement doit avoir la clarté et la concision... d'un rapport annuel.» Et «d'un point de vue professionnel, la préparation de l'événement contribue à 80% du travail». Entrée en matière extraite du «Profacility Guide 2006».

(l'écho) Dans certains cas, le déménagement peut coïncider avec une remise en cause des modes de fonctionnement de l'entreprise, voire avec un changement de son identité visuelle. On fait alors d'une pierre deux coups. Mais il faut prendre garde à ne pas brusquer les choses car le déménagement est déjà en soi un sacré défi.

Déménager implique non seulement de respecter une série d'obligations administratives mais aussi de prendre les dispositions pour maintenir de bons contacts avec les clients et le personnel, pour permettre à l'informatique de continuer à fonctionner, limiter le stress, les pertes de temps, etc.

A la base se pose évidemment la question du choix de la nouvelle implantation. Des bureaux de consultance en stratégie immobilière proposent une analyse des caractéristiques techniques, des surfaces disponibles, des aménagements éventuels, des types de baux… de la future localisation en fonction des besoins de l'entreprise.

D'autres éléments peuvent entrer en ligne de compte, comme l'accessibilité (connexions avec les transports en commun, présence de parkings) ou l'environnement économique (taux de taxation, disponibilité de main-d'oeuvre). Dans un zoning, par exemple, la proximité de certains commerces et services revêt une importance certaine.

Une fois la décision prise, il est utile qu'un état des lieux mentionne les éventuels défauts de la nouvelle localisation, ainsi que les problèmes susceptibles de se présenter sur le plan de la sécurité. Toutes les dispositions nécessaires doivent être prises pour adapter, dans les délais ad hoc, les contrats relatifs aux services d'eau, d'électricité, de télécoms, etc.

Le choix du déménageur doit s'effectuer avec le plus grand soin, après comparaison des prix, des délais, des prestations, des références ainsi que de la valeur ajoutée. Comme le précise la Chambre belge des déménageurs (CBD), «contrairement au secteur du transport de marchandises, celui des sociétés de déménagement ne vend pas des kilomètres, mais des 'hommesheures'».

Il s'agit à proprement parler d'un service dans lequel la qualité des prestations joue un rôle essentiel, la valeur des objets transportés étant souvent élevée. C'est pourquoi la CBD a instauré un label «official movers» qu'arborent quelque 120 des 200 firmes que compte le secteur en Belgique, observe le «Profacility Guide 2006».

La suite de la procédure est assez classique: l'entreprise de déménagement procède à une évaluation des volumes à transporter, à une estimation des délais et présente un devis précisant les prestations. A ce stade, il peut être utile de désigner un responsable «déménagement», qui sera affecté au service du personnel et de la clientèle.

Informer fournisseurs et clients est indispensable. La mise à jour des documents de l'entreprise (papier à en-tête, cartes de visite, plans…) y participe. Ces relations peuvent aussi être prévenues du déménagement par mail. Un moyen pratique et rapide... mais qui risque de se perdre parmi une multitude d'indésirables. L'idéal est peut-être de convier ces partenaires professionnels à l'inauguration des nouveaux locaux.

Guido Nachtergaele, «Facility Manager» chez Vedior, insiste sur le fait qu'un déménagement qui n'est pas accompagné d'un message clair risque de perturber les collaborateurs. «Il y a non seulement le moment pour l'annoncer, mais aussi la manière. La question s'avère d'autant plus délicate si la délocalisation s'accompagne d'une réduction de personnel.»

Tout déménagement entraîne une modification des habitudes professionnelles, mais aussi… personelles. C'est pourquoi le spécialiste recommande la diffusion d'un document reprenant les caractéristiques des nouveaux lieux, avec des détails pratiques comme les accès, l'agencement des bureaux, l'emplacement des toilettes et des distributeurs de boissons, etc. Des indications précieuses qui, le cas échéant, méritent une place sur l'intranet de l'entreprise.

Couvrir les risques

La gestion d'un déménagement comporte toujours des risques: une mauvaise organisation peut mener à un dépassement des budgets et des délais, à la dégradation de la relation avec des membres du personnel ou des clients.

Des assurances spécifiques «déménagement» permettent aussi de couvrir certains risques.

Quid du planning? Le plus tôt sera le mieux. Et en tout cas huit à dix semaines avant l'événement. L'inventaire doit être achevé trois semaines auparavant, et les caisses la veille au plus tard. Après l'installation, il sera sans doute utile de refaire le point.

Mais on n'en est pas encore là. Un tri pré-déménagement est souvent opportun: convient-il d'emporter ce vieux matériel, qui risque seulement d'encombrer? Ne peut-on pas transformer des archives papier en archives électroniques ou les confier à l'extérieur? Pourquoi ne pas adopter des dispositions favorisant la communication entre les différentes fonctions de l'entreprise?

Le jour J, l'entreprise qui n'a pas fait appel à des déménageurs doit prévoir l'un ou l'autre collaborateur supplémentaire susceptible de remplacer celui qui serait défaillant. Mais qu'arrive-t-il si une personne extérieure à l'entreprise se blesse? L'assurance n'intervient pas... Et comment faire si le véhicule utilitaire prévu à cet effet tombe en panne? Ce genre de mésaventure n'est malheureusement pas rare...

Enfin, comme dans un orchestre, chacun doit suivre les mouvements du chef. Et respecter le rythme qu'il impose.

Catherine Piret

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