L'assemblée à distance relève le taux de participation

Les assemblées réunissant les actionnaires en "présentiel", comme ici GBL en 2019, seront à nouveau l'exception cette année. ©Frédéric Pauwels / HUMA

Cette année comme en 2020, nombre de sociétés tiendront leurs assemblées générales à distance. Avec l'aide de plateformes comme Digital Meeting ou Spreds.

La saison des assemblées générales (AG) de sociétés débute et, pour la deuxième année consécutive, une grande partie d'entre elles se dérouleront à distance. Mais contrairement à l'an dernier, où cela avait fait partie des mesures exceptionnelles anti-Covid, cette possibilité est désormais coulée dans la loi et le Code des sociétés. Le conseil d'administration de toute société peut chaque année, sans que ce soit prévu dans les statuts, décider d'organiser l'assemblée des actionnaires à distance. Et compte tenu de la situation pandémique actuelle, la majorité des sociétés cotées va opter pour la télé-AG, en faisant usage des moyens de communication électronique disponibles. Dès lors qu'elles comptent beaucoup d'actionnaires, les autres entreprises le feront aussi, de même que les ASBL (membres), les coopératives (coopérateurs) ou les syndics d'immeubles (copropriétaires).

120 participants
record de participants à une ag à distance
Pour Digital Meeting, le record de participation à battre cette année est 120, soit le nombre de membres de Neibo présents l'an dernier à l'assemblée.

Comment s'organiser au mieux dans ce cadre? Plusieurs intermédiaires proposent leurs services pour faciliter la tâche des conseils d'administration. On trouve parmi ceux-ci des sociétés de services qui aidaient déjà, avant la crise, les entreprises à tenir leurs AG, comme le groupe britannique Lumi; des banques qui ont ajouté ce service à leurs palettes d'activité, comme ABN Amro; ou des petites structures belges qui ont saisi la balle au bond dès mars 2020 et mis sur pied des formules d'aide aux AG à distance. Digital Meeting, le service créé par la société Convivio, fait partie de celles-ci, de même que Spreds, le groupe connu surtout pour sa plateforme de crowdfunding. Coup d'œil sur leurs propositions...

Digital Meeting ou Spreds?

"Les ASBL recourent à notre plateforme parce qu'elles comptent souvent de nombreux membres."
Charles-Albert de Radzitzky
CEO, Spreds

La plateforme électronique Digital Meeting offre une prise en charge globale, depuis la préparation de l'ordre du jour de l'AG et l'envoi des convocations jusqu'à la rédaction et la signature du procès-verbal. Tout peut se faire sous forme digitale, mais il existe aussi des formules hybrides, avec une partie des personnes en présence physique dans une salle et les autres connectés à distance. Dans ce dernier cas, l'actionnaire est invité à se connecter sur la plateforme via un bouton d'accès à son espace personnel. Le vote peut être anticipé ou exercé à distance le jour de l'assemblée. À la fin de l'AG, l'actionnaire reçoit un certificat de participation et l'organisateur, un certificat de tenue d'assemblée. Le système à distance permet toujours de suivre l'assemblée en visioconférence.

Chez Spreds, les concepteurs de la plateforme ont mis l'accent sur le respect des aspects juridiques et administratifs, en laissant le loisir aux clients d'organiser la diffusion de l'AG en visioconférence. Ici, chaque société reçoit une adresse URL qui lui donne accès à un environnement dédié sur la plateforme où, comme chez Digital Media, elle pourra gérer ses convocations, son ordre du jour, les éventuels distinguos entre catégories d'actionnaires, sa liste de présences, ses votes, etc. Spreds insiste sur la sécurité juridique en termes de preuves. Elle applique un "audit lock" aux différents stades de l'assemblée, ce qui permet de démontrer non seulement les participations, mais aussi l'éventuelle absence momentanée d'un actionnaire, etc.

Gain de temps et d'argent

Digital Media a déjà été utilisée pour une centaine d'AG, dont la société cotée EVS l'an dernier. "EVS revient chez nous pour son AG 2021 et nous allons aider d'autres cotées cette année, dans les secteurs immobilier et de l'énergie", souligne le fondateur Frédéric de Bueger. "Nous avons aussi parmi nos clients des non cotées, coopératives, des Asbl et des copropriétés."

De son côté, Spreds a organisé une vingtaine d'AG l'an dernier, surtout pour des Asbl. "Elles recourent à notre plateforme parce qu'elles comptent souvent de nombreux membres, explique le CEO Charles-Albert de Radzitzky. On a ainsi organisé en 2020 une assemblée totalisant 90 participants. Et cette année, on prépare une AG où il y aura plusieurs milliers de participants."

"Le taux de participation à distance augmente de 20% en moyenne."
Frédéric de Bueger
fondateur de Convivio et de Digital Meeting

Ces plateformes permettent aux sociétés de gagner beaucoup de temps (et d'argent) dans la préparation de leurs AG, tout en bétonnant les preuves des votes et des décisions prises durant les séances, soulignent les deux entrepreneurs. Charles-Albert de Radzitzky insiste aussi sur la facilité d'utilisation de sa formule. Last but not least, le système favorise la participation, ajoute Frédéric de Bueger. "Le taux de participation à distance augmente de 20% en moyenne", estime-t-il. Et de citer l'exemple de la coopérative Neibo, dont la télé-AG a réuni 120 membres l'an dernier contre 40 habituellement en "présentiel".

Le résumé

  • La loi du 20 décembre 2020 a modifié le Code des sociétés pour permettre la tenue des assemblées générales à distance, ce dont beaucoup de sociétés vont profiter cette année vu l'état de la pandémie.
  • Plusieurs plateformes créées par des intermédiaires se proposent de faciliter la tâche des conseils d'administration en prenant toute l'administration des AG en charge.
  • C'est notamment le cas de deux jeunes entreprises belges, Convivio (Digital Meeting) et Spreds.
  • Leurs formules débouchent sur des gains de temps et une plus large participation.

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