chronique

La méthode de gestion des projets, une bonne idée à appliquer aussi dans la sphère privée

Coach de vie professionnelle et consultante en gestion d’entreprises

Gérer un projet consiste à atteindre un objectif clairement défini, dans un délai fixé, en utilisant des ressources de qualité et en respectant un budget efficient.

Comme de nombreux Belges, j’ai passé beaucoup de temps chez moi depuis un an et je me suis laissé tenter par des travaux de rafraichissement dans ma maison.  Avec l’envie que ce soit fini avant d’avoir commencé. Résultat : je me suis épuisée à grommeler sur les inconvénients alors que le chantier s’est bien déroulé.  J’ai alors pensé que si j’avais utilisé la méthode de gestion des projets, appliquée à ma sphère privée, tout se serait mieux passé.

Fabienne Bister. ©doc

D’abord car un projet a un début et … une fin (ah, cette crédence que j’attends depuis deux mois et qui n’arrive pas...).  Résumons les points essentiels : gérer un projet consiste à atteindre un objectif clairement défini, dans un délai fixé (ça, c’est l’ennemi du secteur de la construction), en utilisant des ressources de qualité et en respectant un budget efficient.

Il s’agit d’une approche « disciplinée », voire méthodique, pour gérer les changements et les risques de dérapage : horreur, cette couleur terracotta claire, posée sur un grand mur blanc, se transforme en rose Barbie, que faire ?

Dans une start-up aussi, la gestion de projets est utile, car l’entrepreneur.e gère tant de domaines différents qu’il finit parfois par tout voir en gris. L’idéal est alors de déplacer l’éléphant ou, au minimum, de le couper en tranches, donc en sujets bien définis ayant chacun leur planning: lancer la campagne marketing, recruter le nouveau personnel, installer un système comptable…

L’entrepreneur.e gère tant de domaines différents qu’il finit parfois par tout voir en gris. L’idéal est alors de déplacer l’éléphant ou, au minimum, de le couper en tranches.

Un chef différent peut être désigné pour chaque programme, même s’il s’agit d’un ami ou d’un proche.  Car un gestionnaire de projet ne doit pas forcément être le chef d’entreprise ou de famille.  C’est quelqu’un qui sait gérer à la fois le côté budget, chiffres, rigueur, et les aspects humains.  Bref, doté d’un esprit d’analyse, de synthèse, d’organisation, d’anticipation des risques, combiné au sens de l’écoute, de la communication et de la gestion d’équipes.  OK, ça ne court pas les rues, mais ça ne demande pas non plus de diplôme spécifique.

Un processus en cinq étapes

Chaque projet peut alors se découper en 5 tranches.  D’abord, en bonne logique, il débute par la phase de définition et d’organisation, genre de cahier des charges accepté par le client.  Il s’agit de répondre aux questions suivantes : quoi, pour quoi, quand, qui, combien, où, comment mesurer les résultats et qu’est-ce qui, d’emblée, reste hors du programme ?

Ensuite, on va mettre les bœufs avant la charrue, c’est-à-dire planifier : définir un échéancier, déterminer les ressources nécessaires, identifier un maximum de risques et beaucoup communiquer.

Vient alors la phase d’exécution proprement dite, en étapes suivies par des rapports écrits sur les résultats obtenus, tout en gérant les problèmes humains comme les absences, disputes ou mauvaise compréhension.

En parallèle, le gestionnaire se charge du pilotage de son projet : la maîtrise des délais et surtout la gestion de tous les changements. La porte de la cuisine ne ferme plus car la peinture a fait gonfler le bois, mais le peintre est parti sur un autre chantier : quelle décision prendre entre la raboter, rectifier le chambranle ou traiter le bois ?

Enfin, tout projet se termine par une phase officielle de clôture.  Les résultats sont comparés aux objectifs et acceptés par le client, les fournisseurs sont payés et les litiges apurés.  Un bilan global évalue la performance et sert de base à une amélioration future. Tout cela est classé en lieu sûr et … une belle fête est organisée avec l’équipe. Un dernier point essentiel !

Fabienne Bister
Coach de vie professionnelle
Consultante en gestion d’entreprises

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