En voyage d'affaire... mais où?

©BELGA

Le voyage d’affaires prend une nouvelle tournure depuis les dernières vagues d’attentats. L’initiative personnelle est proscrite et l’agent de voyage doit répondre à de nouveaux impératifs. Exemple frappant chez BCD Travel, leader en Belgique, où les leçons du 22 mars ont été tirées.

"Le 22 mars 2016, il nous a fallu très peu de temps pour savoir où se trouvaient un millier de voyageurs en partance ou à l’arrivée à Brussels Airport et les rapports ont été envoyés à nos clients dans l’heure." Celui qui parle ainsi est Jean-François De Mol, directeur des ventes de BCD Travel, leader des chaînes d’agences de voyage en Belgique et numéro 3 au niveau mondial (derrière Amex et Carlson Wagonlit). C’est une prouesse car ce qui importait pour toutes les sociétés qui les employaient était de savoir comment ils allaient, où ils étaient et, le cas échéant, s’ils pouvaient poursuivre leur mission. BCD comme l’ensemble du secteur des agences de voyages devenaient des auxiliaires précieux.

"Ne pas savoir où se trouvent les employés en voyage peut avoir un impact très négatif sur une société, insiste Jean-François De Mol. C’est mauvais pour la réputation de l’entreprise et ça l’est aussi pour d’éventuels candidats à l’emploi."

BCD Travel a ainsi réalisé une étude en 2015 montrant que seulement une société sur trois savait où se trouvaient ses collaborateurs en voyages d’affaires. Un an plus tard, cette proportion a doublé et elle progresse encore.

En 2015, seulement une société sur trois savait où se trouvaient ses salariés en voyages d’affaires.
BCd TRAVEL

Le 22 mars 2016, environ 1.000 voyageurs individuels avaient fait appel à BCD Belgique et devaient se retrouver au départ ou à l’arrivée à Brussels Airport entre 7 h et 11 h.

Les rapports envoyés à leurs entreprises endéans l’heure leur ont permis de prendre les actions immédiates pour contacter les voyageurs et/ou les personnes de contact à destination. "Ceci donne la réelle valeur ajoutée d’une TMC (Travel Management Company) aujourd’hui", illustre Jean-François De Mol.

Le travail n’était du reste pas terminé. Il fallait ensuite réorienter les voyageurs vers d’autres modes de transport pour leur permettre d’arriver à destination. Cela signifie aussi se charger de tous ceux qui avaient choisi le train (mis à l’arrêt). Finalement, vers 18 h, BCD avait pu remplir sa mission.

Malgré cela, il faut bien reconnaître qu’une partie de la clientèle a déserté Brussels Airport, les initiatives sécuritaires (tentes…) n’arrangeant rien. "10% de nos voyageurs sont partis pour Amsterdam ou Paris, reconnaît Jean-François De Mol. Pour les récupérer, cela prend du temps et ce n’est pas facile."

Interlocuteur unique

La morcellisation de l’organisation des voyages relève du passé. Les agences de voyages spécialisées dans le corporate s’occupent de plus en plus de la totalité d’un déplacement. Dans le passé, il n’était pas rare qu’elles se contentent d’émettre uniquement les billets d’avions. Et puis, les sociétés se chargeaient de l’hôtel (quand il n’était pas réservé par les organisateurs situés à destination), des voitures de location, etc.

nuitées | un "demi-deal" avec airbnb

BCD Travel ne réserve pasdes prestations Airbnb pour ses clients, mais peut se charger de la prospection lorsque les déplacements dépassent une certaine durée. Toutefois, le voyagiste a conclu un partenariat avec Airbnb for Business pour l’intégration des données dans les plateformes de BCD. 

"L’économie du partage ouvre tout un champ de nouvelles possibilités aux voyageurs d’affaires, mais en cas de crise, l’entreprise a la responsabilité légale et morale de veiller à ce que ses employés soient en sécurité où qu’ils soient", affirmait récemment Torsten Kriedt, directeur corporate intelligence de BCD: "Face à l’essor de la demande de voyage alternatif, nous prenons une longueur d’avance en offrant aux clients la meilleure approche qui soit en matière de gestion du risque."

Fini, tout ça. Les entreprises ne veulent plus qu’un interlocuteur, un seul responsable de la totalité des déplacements. Dans ce contexte, avec ses 300 collaborateurs en Belgique et plus de 12.000 dans plus d’une centaine de pays dans le monde, BCD dispose du réseau nécessaire pour garantir le positionnement sécuritaire de ses clients.

Jusqu’à quel point faut-il "positionner" un voyageur d’affaires? Même en déplacement, il a droit à sa vie privée. "Nous n’imposons pas la géolocalisation, sourit Jean-François De Mol. La seule chose que nous proposons au voyageur, c’est de mettre un outil à sa disposition. S’il s’en sert ou non ne regarde que lui et l’entreprise qui paie le déplacement."

Smartphone révolution

BCD Travel a ainsi mis au point une plateforme accessible via smartphone qui donne au voyageur toutes les données de son périple, y compris les options en cas de problèmes. Exemple: vous atterrissez à Washington. À l’aéroport de Dulles, votre tablette vous indique immédiatement qu’un taxi a été négocié avec la société x et que le montant a été payé d’avance.

Cette plateforme permet de consolider les paiements (tout payer d’avance) et facilite les check-outs en quittant l’hôtel. Autre exemple: une grève oblige un voyageur d’affaires à modifier son itinéraire. L’outil va non seulement lui permettre de trouver les meilleures alternatives, mais informer dans le même temps BCD en "back-office" qui pourra alors avertir l’employeur.

Comme on le voit, le développement de la numérisation est rapide. "Aujourd’hui, la politique des voyages se veut interactive; il n’est plus question de devoir lire la réglementation concoctée par l’entreprise; les outils sont directement à la disposition des voyageurs", constate Jean-François De Mol.

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