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Gérer un dossier de sinistre: aisé via la plateforme Penbox

La plateforme Penbox facilite les démarches administratives des sinistrés des inondations et des courtiers pour la constitution et le suivi des dossiers.
La plupart des sinistrés des inondations de juillet n'ont plus de PC et doivent faire toutes leurs démarches avec leur smartphone. ©ANP

Les courtiers les plus concernés par les inondations ont ouvert en l’espace de 2 jours trois fois plus de dossiers de sinistres que sur une année entière. Plus de 30.000 sinistrés doivent envoyer des devis, des rapports d’experts, des factures, des photos et demandent des avances de paiement.

30.000
sinistrés
Les assurés doivent envoyer une multitude de documents au compte-gouttes, souvent via leur smartphone. Cela nécessite une gestion administrative d'une ampleur inédite pour les assureurs.

Quelque 500.000 e-mails vont ainsi être échangés entre les victimes des inondations et les professionnels de l’assurance. Pour tous ces documents qui arrivent séparément et au compte-gouttes par e-mail ou via WhatsApp, le courtier doit retrouver le numéro de sinistre, compresser le fichier, le renommer, l’indexer dans BRIO, etc. Le traitement de chaque nouveau document prend 3 à 5 minutes. Un temps énorme consacré à l’administratif plutôt qu’aux contacts avec le client (sur le terrain) qui seraient bien plus utiles.

Optimiser les échanges et le traitement des documents envoyés

La situation est tellement exceptionnelle que les outils de communication habituels ne sont pas adaptés. C’est là qu’intervient la plateforme Penbox, qui permet d’optimiser les échanges et le traitement des informations envoyées par les assurés. Une centaine de courtiers utilisent déjà les services de la start-up technologique bruxelloise qui a développé cette plateforme.

Nous proposons la plateforme gratuitement pour aider les habitants sinistrés et le secteur des assurances.
Emile Fyon
Co-fondateur de Penbox.

"À l’annonce des inondations, notre équipe a rencontré les courtiers pour comprendre la problématique précise. La plateforme a été adaptée pour guider au mieux l’assuré et faciliter la gestion des échanges", explique Emile Fyon, co-fondateur de Penbox. Les assurés, qui n'ont souvent plus de PC, doivent faire toutes leurs démarches via un smartphone.

"La plateforme Penbox est proposée gratuitement pour aider les sinistrés et les assureurs", ajoute-t-il.

En pratique

La procédure se déroule de la façon suivante:

  • L’assuré reçoit un e-mail l’invitant à transmettre les documents pour compléter son dossier, avec un lien pour accéder à la plateforme.
  • Après avoir introduit ses coordonnées, il reçoit un lien personnel.
    Il accède ainsi à un espace où il suffit de cocher le type de document qu’il souhaite envoyer (devis, facture, photo, état de pertes, rapport ou autre) et de l’ajouter.
  • D’autres cases permettent de demander:
    - une avance relative au document envoyé (ex.: 500 euros pour le chauffagiste)
    - demander un paiement supplémentaire (ex.: 800 euros) et de faire un commentaire 'pour paiement d’un logement", par exemple.
  • Il suffit ensuite de procéder de la sorte pour tous les autres fichiers qui doivent être ajoutés.
  • Un récapitulatif des avances est fourni.
  • Après vérification, il n’y a plus qu’à envoyer.

Le client peut évidemment compléter son dossier par la suite et y ajouter des photos prises avec son smartphone, via un lien personnel vers Penbox qu’il recevra par SMS. Il procédera de la même façon que décrite ci-dessus.

De son côté, le courtier recevra un e-mail de son client via lequel il pourra directement retrouver les informations et documents qu'il a envoyés via Penbox, les télécharger (PDF) et constituer un dossier ou les ajouter à un dossier existant.

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