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4 façons de tenir une AG de copropriété

Les assemblées générales (AG) de copropriété sont à nouveau autorisées en présentiel depuis le 9 juin, mais à certaines conditions. La formule coexiste – temporairement – avec les AG écrites, digitales et hybrides.
Depuis le 9 juin, les assemblées générales de copropriétaires sont à nouveau autorisées en présentiel. ©BELGAIMAGE

Depuis un peu plus d’un an, nombreux sont les copropriétaires qui attendent impatiemment la tenue de leur assemblée générale (AG) reportée suite à la pandémie de Covid-19. Certaines solutions, temporaires, ont toutefois été mises en place pour pouvoir prendre des décisions plus ou moins urgentes. Voilà désormais que la situation s’améliore, la tenue de ces AG se dirige vers un retour à la normale. Depuis ce 9 juin, les AG "physiques" sont en effet à nouveau autorisées, à côté des AG "procédure écrite" ou encore des AG digitales ou hybrides. Comment fonctionnent ces assemblées générales et à quelles conditions?

1. AG en présentiel

Les AG en présentiel sont autorisées depuis le 9 juin pour un maximum de 50 personnes. "Il y a toujours un protocole sanitaire à respecter: port du masque, si possible une seule personne par lot et respect de la distanciation sociale de 1,5m entre les participants", rappelle Sandrine Galet, vice-présidente de l’IPI (Institut professionnel des agents immobiliers).

"Il y a toujours un protocole sanitaire à respecter: port du masque, une seule personne par lot et respect de la distanciation sociale."
Sandrine Galet
vice-présidente de l'IPI

Le nombre maximal de personnes autorisées en AG physique passera à 100 personnes dès le 25 juin. "A priori toujours avec les mêmes règles sanitaires, sauf s’il y a du changement d’ici là. Nous attendons d’avoir les dernières informations", poursuit Sandrine Galet.

"Une fois que les AG seront étendues à 100 personnes, cela voudra dire que la plupart des copropriétés en Belgique pourront alors tenir une AG en présentiel. Les conseils de copropriété doivent interpeller leur syndic pour savoir quand leur AG (physique ou non) aura lieu, afin de remettre les machines en route", indique Olivier Hamal, président du SNPC (Syndicat national des propriétaires et copropriétaires).

"Les capacités des salles sont beaucoup plus grandes que celles qu’on louait avant la crise."
Sandrine Galet

Pour respecter ces règles sanitaires, les syndics doivent donc trouver les espaces nécessaires pour accueillir les copropriétaires. "Les capacités des salles sont beaucoup plus grandes que celles qu’on louait avant la crise. Mais nous sommes confrontés à une autre problématique, pour les AG tenues dans des restaurants, par exemple. Nous devons tenir compte des règles sanitaires qui prévalent dans l’horeca. Chaque secteur a reçu un protocole sanitaire et il faut donc combiner les règles de deux secteurs", explique la vice-présidente de l’IPI.

2. AG procédure écrite

"Dans le code civil, normalement, il faut, pour une procédure écrite, l’unanimité des propriétaires qui marquent leur accord sur la décision. Mais le législateur a assoupli ces règles pour les procédures écrites durant la période du coronavirus", rappelle Sandrine Galet. Le taux de participation – ainsi que les majorités -  à une AG écrite est, depuis décembre 2020, temporairement aligné à celui des AG en présentiel. Il faut dès lors que plus de la moitié des copropriétaires participent. Et que ces propriétaires représentent au moins la moitié des quotes-parts dans les parties communes. "Ces deux assouplissements sont permis jusqu’au 30 septembre 2021", précise encore Sandrine Galet.  

"Pour les procédures écrites, il n’y a pas la possibilité de donner de procuration."
Olivier Hamal
président du SNPC

Dans le cas de ces AG écrites, le syndic envoie une convocation, sous forme d’un bulletin de vote. "C’est le syndic qui doit modaliser et organiser les choses », explique le président du SNPC. "Il y a un délai de trois semaines entre l’envoi de la convocation et le moment où le syndic doit rentrer les bulletins de vote afin de les comptabiliser", indique Olivier Hamal, qui poursuit: "Pour ces AG écrites, il n’y a par contre pas de possibilité de donner de procuration."

Le syndic peut en plus tenir une réunion informelle à distance afin de discuter des différents points mis à l’AG. "En général, beaucoup de syndics prévoient ce genre de réunion informelle qui permet, dans le prolongement de l’envoi de la convocation, de réunir les copropriétaires à l’occasion d’une vidéoconférence pour qu’il y ait un débat et afin qu’ils puissent voter en toute connaissance de cause", explique Olivier Hamal.

"Il faut donner un cadre, des règles à respecter, surtout dans l’expression du vote, pour les AG digitales."
Olivier Hamal

3. AG digitale

Les syndics peuvent aussi mener une AG "digitale", "mais le cadre n’est pas précisé. Certains utilisent des logiciels qui comptabilisent les votes à distance", indique la vice-présidente de l’IPI. "Certains syndics ont réussi à tenir des AG digitales, mais je ne sais pas comment celles-ci ont été tenues. Il semblerait qu’il commence à y avoir des programmes pour le faire, mais il faut les faire valider", appuie Olivier Hamal. "Il faut donner un cadre, des règles à respecter, surtout dans l’expression du vote, pour les AG digitales. Il est nécessaire de pouvoir contrôler les votes. Par exemple, si on demande à révoquer un syndic et à en nommer un nouveau dans l’ordre du jour, c’est le syndic que l’on veut révoquer qui reçoit les bulletins de vote… Il faut pouvoir avoir des outils pour contrôler cela", illustre le président du SNPC.

4. AG hybride

L’AG hybride est à mi-chemin entre l’AG physique et l’AG digitale. Concrètement, il s’agit d’une AG en présentiel avec la possibilité, pour un ou plusieurs copropriétaires, d’y participer à distance, via une vidéoconférence. "Mais si les bulletins de vote en présentiel sont faciles à gérer, le souci de l’absence de cadre pour l’AG digitale se pose également pour ces formules hybrides. Il manque un cadre pour la partie digitale des votes",  conclut Sandrine Galet.

Est-il toujours possible de reporter une AG?

Oui, il est toujours possible de reporter une assemblée générale jusqu’au 30 septembre 2021. Toutes les assemblées générales peuvent être reportées par le syndic à la prochaine période de quinze jours prévue par le règlement d’ordre intérieur au cours de laquelle doit se tenir l’assemblée générale de l’association des copropriétaires. "Tout dépend de l’urgence des points. C’est le syndic qui est à la manœuvre", rappelle Sandrine Galet, qui indique toutefois que "les copropriétaires peuvent demander à tenir une AG, mais c’est le syndic qui décide de la manière dont elle sera tenue".

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