L’indemnité de télétravail – aussi appelée indemnité de bureau - qui est destinée à couvrir les dépenses encourues par les travailleurs et qui sont à charge de l'employeur, est passée à 148,73 euros par mois depuis le 1er janvier 2023.
Ce montant a évolué cinq fois à la hausse en 2022 suite aux nombreux dépassements de l’indice-pivot (cette indemnité s’élevait à 134,71 euros en février 2022, NDLR).
Depuis le 1er mars 2021, les règles d’octroi des indemnités pour le télétravail sont les identiques pour le fisc et l’ONSS. Si vous respectez certaines conditions, l'indemnité est donc exempte d'impôt et de cotisations sociales.
Seule l’indemnité forfaitaire de télétravail est exonérée
De quoi parle-t-on? Pour rappel le fisc et l'ONSS acceptent que l’employeur accorde aux travailleurs qui télétravaillent de manière structurelle et régulière une indemnité forfaitaire de bureau de maximum 148,73 euros par mois.
Cette indemnité est exonérée de précompte professionnel et de cotisations de sécurité sociale.
L’employeur n’est pas obligé d’accorder cette indemnité et il peut aussi octroyer un montant moins élevé.
La condition relative au travail à domicile structurel et régulier s’applique uniquement à l’attribution de cette indemnité forfaitaire de bureau qui couvre les frais divers supportés par le télétravailleur. Espace de bureau, fournitures informatiques (papier, clé USB, tapis de souris, encre, etc.), les fournitures de bureau (carnet de notes, stylos), les fournitures de base (eau, gaz, électricité, chauffage), les frais d'entretien d'assurance, les boissons et le précompte immobilier.
Le travail à domicile qui a lieu de manière occasionnelle ou fortuite n'est donc pas visé et ne permet pas l'octroi de cette indemnité.
Les autres indemnités forfaitaires sont exclues
La condition de télétravail régulier et structurel ne vaut que pour l'indemnité de télétravail. Elle ne s’applique pas à l’indemnité forfaitaire accordée par l'employeur pour l’utilisation du PC et de la connexion internet privés; à l’indemnité forfaitaire pour l'utilisation du deuxième écran; l’imprimante/scanner de l’employé; ni à la fourniture par l’employeur de mobilier de bureau et/ou matériel informatique.
Seule la condition de télétravail régulier est applicable dans ces cas-là . "Un travailleur qui effectuerait du télétravail sur base régulière, mais ne remplirait pas la condition de télétravail structurel et régulier pourrait dès lors se voir accorder une indemnité de 20 euros exonérée pour les mois durant lesquels il utilise son abonnement internet privé", explique Securex.
Qu’est-ce que le "télétravail structurel et régulier"
Aux yeux du fisc et de l’ONSS, le télétravail est structurel et régulier si le travailleur preste l’équivalent d’un jour ouvrable par semaine à domicile, sur une base mensuelle.
Les vacances annuelles n’affectent pas l’évaluation de la condition de télétravail structurel et régulier
Il peut s’agir d’une journée complète par semaine, de plusieurs heures par jour ou d’une seule semaine complète sur le mois. Par contre, même s’il s’agit de son régime de travail "normal", celui qui télétravaillerait un jour par semaine, à raison de trois heures seulement, ne rentrerait pas dans les critères, a précisé le fisc.
Quid durant les vacances annuelles?
L’employeur peut continuer à verser l’indemnité forfaitaire de télétravail pendant les vacances annuelles "normales" (donc pas durant un congé demandé dans des circonstances spécifiques: parental ou circonstanciel, NDLR) de son employé. Les vacances n’affectent pas l’évaluation de la condition de télétravail structurel et régulier.
La mise à disposition de matériel de bureau pour usage privé génère un ATN
L'ONSS et le fisc acceptent que l’employeur rembourse certains matériels de bureau au travailleur. Pour être exonéré, le remboursement doit cependant couvrir des frais nécessaires à la bonne exécution du travail dans des circonstances normales. Le matériel qui serait mis à disposition du travailleur pour son usage purement privé génèrerait automatiquement un avantage de toute autre nature.
À partir de quand ces nouveaux principes sont-ils applicables?
Les règles entrées en vigueur au 1er mars continueront à s’appliquer après la crise du corona.
Quid de l’indemnité forfaitaire du dirigeant d’entreprise?
Les dirigeants d'entreprise ne relèvent pas du champ d'application de la circulaire. Dans certains cas, ils pourront toutefois faire usage d'un remboursement forfaitaire. Le fisc accepte comme frais propres à l’employeur, l’indemnité forfaitaire octroyée à un dirigeant d’entreprise pour l’usage professionnel d’une connexion internet privée, d’un abonnement internet privé et/ou d’un ordinateur privé pour autant que cette indemnité ait été accordée avant le 1er mars 2021, dans les limites prévues par la circulaire Ci.RH.241/616.975 du 16 janvier 2014.