Pour votre administration, passez au digital

©Vincent Dubois

C’est en tout cas le souhait du gouvernement fédéral qui vient de lancer une grande campagne de communication pour convertir un maximum de Belges à l’utilisation de l’eBox et de l’application Itsme. Pourquoi? Comment faire? Quels sont les avantages de ces services? Le point.

À l’heure actuelle, la Belgique se classe au 8e rang de l’indice sur l’économie numérique ("Digital Economy and Society Index"). Ce rapport mesure et analyse chaque année les performances numériques de tous les États membres de l’Union européenne. Cela ne vous dit probablement pas grand-chose mais sachez que le gouvernement fédéral ambitionne d’intégrer très rapidement le top 3 de cet indice. Et pour y arriver, il souhaite inciter, d’ici 2020, 75% de la population à utiliser des applications numériques et que 75% des interactions entre l’administration et le citoyen s’effectuent par voie électronique.

C’est pour cette raison, qu’au début de ce mois, le gouvernement a lancé une vaste campagne de communication, "Passezaudigital.be", pour convertir un maximum de Belges à l’utilisation de l’eBox, de l’application Itsme et de la facturation électronique.

1. C’est quoi l’eBox?

Par défaut, chaque citoyen dispose d’un compte personnel sur cette plateforme qui permet de recevoir, consulter, conserver et gérer de manière centralisée les documents officiels numériques qui leur sont destinés (ce qui permet d’éviter les courriers indésirables et des tentatives d’ecroqueries). En effet, tous les documents officiels qui, pour des raisons de sécurité, ne peuvent pas être envoyés par e-mail classique seront envoyés via l’eBox. Par exemple: des preuves de déclaration, des documents fiscaux, des attestations, etc.

Autrement dit, cette eBox a pour ambition de remplacer la multitude de boîtes aux lettres digitales des différents services publics (MyPension, MyMinFin, MaSanté, etc.) par une seule plateforme. Mais aussi les environnements sécurisés offerts par les entreprises et qui ne servent qu’à recevoir un nombre limité de documents. C’est le cas des fournisseurs d’électricité (My Luminus, MyLampiris), des opérateurs télécoms (MyProximus, MyVoo), des mutualités, des hôpitaux, des secrétariats sociaux et bien d’autres.

En pratique, rendez-vous sur Myebox.be pour activer votre eBox et la lier à votre adresse e-mail personnelle (afin d’être averti de l’arrivée d’un nouveau document). Plusieurs clés numériques sont mises à votre disposition pour vous connecter: le lecteur de carte d’identité, l’envoi d’un SMS (à condition de vous être préalablement inscrit à ce service), le token ou encore, plus simple et plus rapide, l’utilisation de l’application Itsme (voir question 2).

Une fois que vous accédez à votre eBox, il y a de fortes chance que vous y trouviez un premier document: le résumé annuel de votre pension complémentaire. Celui-ci a été envoyé depuis la plateforme MyPension (où vous pouvez retrouver les mêmes informations). Les prochains documents disponibles seront ceux de la sécurité sociale et des finances.

Doccle & co
Les systèmes pour payer et archiver vos factures
  • En Belgique, il n’y a pas que Doccle qui permet le paiement et/ou l’archivage de documents numériques. C’est aussi le cas de Zoomit. Ce système gratuit permet à plus d’un million de Belges de contrôler et payer leurs factures en un clic. Le tout dans l’environnement sécurisé de l’internet banking ou d’un app bancaire.
  • De son côté, Pom permet de payer en quelques clics, grâce à votre smartphone, les factures (avec ou sans bulletin de virement) qui arrivent encore sous format papier. C’est aussi une solution gratuite d’archivage qui servira, comme Doccle ou bpost banque, d’interface d’accès pour l’eBox. "C’est dans nos projets, mais il n’est pas encore possible de donner une date définitive à cette intégration", selon ses concepteurs.
  • Lancée, il y a un an, l’app Digiteal propose elle aussi un service gratuit qui s’occupe de la gestion des factures électroniques, de leur réception jusqu’à leur archivage, en passant par le paiement. "Concernant l’eBox, nous avons été approchés plusieurs fois mais nous n’avons pas encore exploré cette piste car belgo-belge, selon Christian Bettendorf de Digiteal. Notre priorité est axée sur une solution européenne". Cette app (et son utilisation) deviendra plus concrète pour les particuliers d’ici la fin de l’année grâce à l’arrivée de grands émetteurs. "Ceux-ci ajouteront directement sur leurs factures un code QR de paiement, ce qui contribuera à la diffusion de notre système".

Notez que vous avez (et aurez) le choix parmi plusieurs options et interfaces pour accéder à votre eBox personnelle. Actuellement, c’est déjà le cas via la plateforme privée "Doccle" (voir question 3). Mais d’autres parties telles que Trusto, UnifiedPost et bpost bank (voir question 4) proposeront sous peu l’accès aux documents contenus dans l’eBox. Plus tard, ça devrait être aussi le cas de plateformes comme Digiteal et Pom (voir encadré). En gros, toutes les plateformes privées de gestion de documents peuvent intégrer l’eBox.

Les autorités fédérales soulignent que le but de l’eBox n’est pas de concurrencer des initiatives comme Doccle, Pom ou Zoomit, mais au contraire de les renforcer. "En tant que pouvoirs publics, nous voulons coopérer avec le secteur privé pour mettre au point un système où citoyens et entreprises peuvent avoir en un seul endroit une vue synoptique de l’ensemble des documents qui leur sont destinés", selon les explications du Cabinet du ministre de l’Agenda numérique, Alexander De Croo (Open Vld).

2. C’est quoi Itsme?

Lancée en 2017, Itsme (à prononcer "It’s me") est une application conviviale et sûre pour smartphone avec laquelle il est possible de s’identifier en ligne rapidement auprès des portails du secteur public (que ce soit au niveau fédéral, régional, provincial ou communal). Elle fonctionne grâce à une combinaison entre le GSM, la carte SIM et un code personnel. Si un seul élément fait défaut, Itsme bloque immédiatement votre identité numérique. Vous n’avez donc plus besoin de retenir des dizaines de mots de passe.

Autrement dit, comme c’est déjà le cas pour plus de 300.000 utilisateurs actifs, oubliez définitivement votre lecteur de carte d’identité (sauf lors de votre inscription à Itsme). Oubliez aussi l’encodage systématique de vos données lors de chaque nouvelle inscription ou visite d’un site web (lorsque celui-ci propose l’authentification via cette app). Votre smartphone suffit! L’app permet même d’approuver des transactions numériques de manière rapide et sûre.

Le secteur privé est en train de passer, lui aussi, progressivement à ce système d’authentification. Actuellement, c’est déjà le cas d’Axa, AG Insurance, Belfius, BNP Paribas Fortis, Doccle, ING, KBC, Partena, Proximus, etc. Raison de plus pour ne plus tarder à l’installer sur votre smartphone.

3. C’est quoi Doccle?

Il s’agit de la plus grosse plateforme d’administration numérique en Belgique. Gratuite, elle permet la gestion (dont le paiement ou la domiciliation si nécessaire) et l’archivage de documents divers, tels que des factures, des attestations, des contrats ou des fiches de salaire. Elle ambitionne de devenir l’armoire digitale personnelle de tous les Belges et, par la même occasion, la plus grande interface d’accès à l’eBox. À ce titre, elle comptabilise déjà plus de 1,3 millions d’utilisateurs (mais souhaite convaincre au moins 80% des Belges d’utiliser ses services).

"Chaque Belge peut recevoir ses documents publics sur la plateforme Doccle en se connectant à l’eBox", selon ses concepteurs. Ils peuvent aussi recevoir bien d’autres documents. Doccle garantit que ceux-ci sont conservés sur sa plateforme aussi longtemps que nécessaire pour le fisc.

Voici un échantillon des 90 entreprises et organisations qui travaillent avec Doccle: Acerta, Allianz, Base, le CHU UCL Namur, la Clinique Saint-Jean, KBC, la Mutualité Chrétienne, Partena Professional, Securex, Sibelga, Telenet, UCM, VanBreda, Vivaqua, etc.

Attention, la réception des documents n’est pas automatique. Il faut "se lier" au préalable avec chaque émetteur de documents. Pour ce faire, cliquez sur le logo des émetteurs souhaités (dont l’eBox) et connectez-vous à l’aide d’un code de sécurité unique (soit par mot de passe, soit via le service Itsme).

4. Pourquoi utiliser ces services?

Les avantages sont multiples. À l’avenir, les autorités fédérales vont mettre de plus en plus de documents à votre disposition en version électronique dans votre eBox. Les autorités locales, les villes, les communes, les régions et les provinces, ainsi que d’autres organisations leur emboîteront le pas. Un tiers des communes bruxelloises et la Région flamande ont déjà montré un vif intérêt pour ce système.

Mais il y en a d’autres! bpost banque a annoncé la semaine dernière qu’elle sera la première banque à intégrer l’eBox dans ses plateformes PCbanking et MOBILEbanking (au premier semestre 2019). "Grâce à l’intégration complète de l’eBox aux plateformes existantes de services bancaires en ligne, toutes les informations importantes pour le client seront rassemblées dans le même environnement hautement sécurisé et fiable", selon un communiqué de presse.

"L’eBox est une solution dont des millions de Belges peuvent tirer profit. Elle rend la communication numérique simple, conviviale et performante."
Ben Smeets
Directeur général de la DG Transformation

"Nos clients sont familiarisés avec les plateformes de services bancaires en ligne, affirme Frédéric Jonnart, Directeur Marketing & Sales de bpost banque. Il est donc logique que nous leur donnions accès à d’autres informations, telles que leur pension, leurs impôts ou leur salaire, via ce même environnement sécurisé. Pour ce faire, le client doit impérativement rester à tout moment dans PCbanking. Il n’existe donc aucun lien externe vers l’environnement eBox."

Par ailleurs, les entreprises privées qui utiliseront l’eBox pourront désormais offrir des services complémentaires via celle-ci: l’envoi d’un recommandé électronique, la signature électronique, la gestion numérique des documents (fiches de rémunération, factures, contrats, etc.) ainsi que leur archivage (numérique lui-aussi).

La semaine dernière, le Conseil des ministres a d’ailleurs approuvé un nouveau cadre légal pour l’eBox. Les citoyens pourront bientôt valablement recevoir des envois recommandés des pouvoirs publics via l’eBox. Ces recommandés auront la même validité juridique que les envois recommandés effectués via la poste.

Plus que jamais, la numérisation des pouvoir publics correspond donc à une facilité d’utilisation des services publics. Désormais, les guichets (devenus numériques) seront disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Vous n’aurez plus besoin de prendre congé ou de faire la file un samedi matin pour obtenir des documents auprès de votre commune ou un recommandé auprès de la poste.

Au-delà du gain de temps et du confort, la numérisation des services publics, c’est aussi une économie considérable pour le contribuable. Par conséquent, il ne fait plus aucun doute que les services proposés et les collaborations avec l’eBox vont se multiplier avec le temps (voir encadré). Alors si ce n’est pas encore fait, il est grand temps de prendre le train en marche de l’administration digitalisée!

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