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Les documents à conserver et ceux à jeter

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Contrats, factures, fiches de salaire, extraits de compte, etc.: combien de temps devez-vous garder tous ces papiers? Et sous quel format? Comment passer à une administration digitale?

Il y a une dizaine de jours, Test-Achats (TA) interpellait les banques en leur demandant que les extraits de compte électroniques restent accessibles aux clients pendant dix ans. C’est déjà le cas pour Belfius, BNP Paribas Fortis, Crelan, Fintro, CBC/KBC et Keytrade Bank, mais pas d’ING et Deutsche Bank où le délai de conservation n’est que de deux ans. Il est même plus court (18 mois) chez Argenta et bpost banque. Or, "les extraits de compte constituent une source importante d’informations qui peuvent servir de preuves de paiement", souligne TA. Ils sont parfois annexés à une déclaration d’impôts par exemple.

Attention, si le délai de contrôle de la déclaration fiscale est en principe de trois ans, il est porté à sept ans en cas d’indice de fraude. D’où l’importance de pouvoir fournir une série de documents (au format papier ou numérique) dont les extraits bancaires.

Si vous êtes client d’une banque dont le délai de conservation des extraits bancaires est restreint, vous ne devez pas forcément les imprimer. Une copie numérique suffit, ce qui pour certains exigera, certes, un peu d’organisation et de discipline (retrouvez des conseils pour la numérisation de vos documents dans l'encadré en bas de cet article).

Quid pour tous les autres documents qu’on accumule au cours d’une vie? Lesquels devez-vous absolument conserver et pour combien de temps? Voici quelques éléments de réponse.

Enseignement

C’est une évidence: vous devez conserver à vie vos diplômes et titres professionnels. Quid des notes de cours? Concernant l’enseignement primaire, il n’y a pas de disposition légale en la matière. "Nous conseillons néanmoins de garder les bulletins et les journaux de classe", explique l’Administration générale de l’Enseignement de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

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Pour le secondaire, "il convient de conserver les documents scolaires au moins le temps qu’une attestation sanctionne officiellement un degré d’études."

Fiche de paie et pension

"Les citoyens ne sont pas tenus de garder trace des fiches de paie pour la pension légale", d’après le Service fédéral des Pensions. Ces données salariales sont extraites des déclarations trimestrielles faites par les employeurs à la Sécurité sociale et sont en principe toutes enregistrées sur le compte de pension, et donc également sur MyPension et MyCareer. "Les citoyens qui retrouvent leurs données salariales sur ces sites ne sont donc plus obligés de conserver leurs fiches de salaire. Dans le cas contraire, les fiches de salaire peuvent servir d’indication pour corriger certaines données fournies via des déclarations sur papier."

"Au cas où, pour le calcul de votre pension, conservez au moins vos fiches de rémunération annuelles."
Michel Wuyts
Fediplus

"C’est pour cette raison que je recommande de garder au minimum les fiches de rémunération annuelles, prévient Michel Wuyts, le directeur de Fediplus, une organisation experte en gestion des fins de carrière et en matière de pension. J’ai déjà eu des cas, pour des fiches qui datent des années 60-70, où les données reprises auprès du SPF Pensions n’étaient pas complètes. Pour certains, qui avaient gardé toutes leurs fiches, on a pu obtenir une modification de la pension. Sans ces preuves, on n’aurait rien pu faire. Alors bien sûr, de nos jours, on peut tout contrôler car tout est désormais informatisé et répertorié. Mais je conseille quand même de garder vos 40 ou 50 fiches annuelles dans une farde."

Si vous avez changé d’employeur et que vous souhaitez récupérer des fiches annuelles, ceux-ci sont tenus de les conserver pendant au moins cinq ans. "Si votre ancien employeur avait recours à une plateforme en ligne pour les mettre à votre disposition, vous pourrez encore y avoir accès", selon SD Worx.

Notariat

Vous ne devez pas absolument garder à domicile une copie des contrats et des actes signés chez le notaire. Ceux-ci sont d’office conservés au sein de l’étude. De plus, une partie de ces documents est déjà disponible via votre espace personnel sur MyMinfin. Les autres seront bientôt accessibles sur MyBox, votre autre espace personnel (et qui contient déjà les contrats de mariage).

"Gardez à vie, les documents relatifs aux travaux de votre habitation."
Renaud Grégoire
Porte-parole des notaires

"En revanche, vous devez absolument garder à vie tous les documents qui concernent les travaux entrepris dans une habitation, selon Renaud Grégoire, le porte-parole des notaires. Les gens gardent ces documents pendant dix ans pour des raisons fiscales ou de garantie alors qu’il faut les garder bien au-delà pour des raisons de sécurité."

Fiscalité

Il n’y a aucune obligation légale quant à la conservation des documents émis par l’administration fiscale. Surtout qu'elle stocke déjà pour vous toute une série de documents accessibles via MyMinfin: actes, allocations familiales, amende pénale, avertissement extrait de rôle, contrats de location, document TVA, déclaration ipp, état des lieux, fiches avantage fiscal, fiches de revenus, fiches fiscales, informations CRS, informations de revenus à l'étranger, lettres, pensions, proposition de déclaration simplifiée, précompte immobilier, précompte professionnel, taxe de circulation et les versements anticipés. 

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"Il est cependant vivement conseillé de conserver ces documents, en particulier en cas de litige éventuel en ce qui concerne la ou les cotisations enrôlées dans son chef, et ce pour toute la durée de la procédure administrative ou judiciaire", selon le SPF Finances.

Assurances

Certaines assurances sur la vie courent jusqu’au décès. "Il faut dès lors les conserver à vie", répond Assuralia, l’union professionnelle des entreprises d’assurance.

D’autres contrats d’assurance-vie ont un terme et prévoient une prestation à une date déterminée ou expirent tout simplement. "À partir de ce moment-là et dès que, le cas échéant, les obligations fiscales concernant ce contrat ont été remplies , vous pouvez vous débarrasser des documents s’y rapportant, sauf si vous souhaitez indiquer à votre famille qu’une police dont elle suppose l’existence est entre-temps arrivée à expiration."

En matière de responsabilité civile (RC), soit en tant que conducteur d’une voiture, soit en tant que membre d’un ménage dans le cadre d’une RC familiale, vous pouvez vous-même, jusqu’à trois ans après l’expiration de votre police d’assurance, faire jouer celle-ci pour des faits qui se sont produits pendant la durée de couverture.

Pour votre sécurité juridique, il est raisonnable de conserver les documents relatifs à une assurance responsabilité pendant 10 ans.
Wauthier Robyns
porte-parole d'Assuralia

En revanche, une victime peut, dans un délai de dix ans à compter du moment où elle a été informée de la possibilité d’introduire une demande d’indemnisation, présenter cette dernière à votre assureur. "Pour votre sécurité juridique, il est donc raisonnable de conserver vos documents pendant dix ans."

Immobilier

D’après le Syndicat National des Propriétaires et Copropriétaires (SNPC), la loi prévoit que chaque partie (bailleur et locataire) peut réclamer l’un ou l’autre montant pendant une durée de cinq ans. "Ainsi, le bailleur qui reçoit de la part du syndic de la copropriété un décompte de charges annuel tardif pourra réclamer à son locataire le supplément qu’il est en droit de lui demander si la provision payée par ce locataire se révèle insuffisante pour cette période-là. À l’inverse, le locataire toujours en attente de certains décomptes pourra lui aussi réclamer à son ancien bailleur les décomptes des cinq dernières années."

De plus, le SNPC conseille au bailleur de conserver ces documents pendant au moins dix ans afin de s’aligner sur la prescription de certaines dettes fiscales. Par exemple, dans les cas où un locataire affecte une partie du bien loué à des fins professionnelles.

Dans certains cas, le bailleur a intérêt à conserver les baux bien plus longtemps. "Prenons le cas d’une maison unifamiliale divisée en appartements depuis des années. Le bailleur n’a respecté aucune prescription urbanistique pour ce faire. Le jour où l’urbanisme se rend compte de l’infraction urbanistique, le bailleur obtiendra plus facilement la régularisation des travaux effectués à son bien s’il peut prouver par toute voie de droit que le bien était déjà divisé en appartements avant 1992 (en Région bruxelloise), et donc notamment en produisant d’anciens baux attestant de cela."

Conservez une copie digitale de vos documents importants

En Europe, n’importe quel bien mobilier corporel acheté est couvert par une garantie légale de 2 ans, c’est-à-dire tant vos appareils électroménagers que votre smartphone, vos plantes, vos vêtements ou même votre canapé. Cependant, pour faire valoir vos droits, il faut que vous gardiez précieusement vos tickets de caisse. Problème: certains ont tendance à s’effacer très rapidement avec le temps.

Lire aussi: Stop aux abus en matière de garantie légale

Pour éviter tout malentendu, prenez la peine de les scanner d’office après chaque achat. En installant une app dédiée à la numérisation des documents sur votre smartphone, cette tâche ne devrait pas vous prendre plus de 20 secondes par document. Surtout qu’il existe des apps – Genius Genius Scan (iOS & Android), Office Lens (iOS & Android) ou encore CamScanner (iOS & Android) – qui qui permettent de les enregistrer directement dans un cloud et au format de votre choix (JPEG ou PDF).

Par exemple, il ne faut qu’un clic à l’app CamScanner pour scanner votre ticket de caisse (ou n’importe quel autre document). Celle-ci effectue d’office un recadrage automatique que vous êtes libre de modifier en quelques clics. Ce n’est donc pas nécessaire de cadrer à tout prix votre photo pour ne prendre que les bords du document.

Si besoin, l’app redressera également l’image (dans le cas d’une feuille pliée) tout en améliorant le rendu et la lisibilité du document. Simple, rapide, efficace et surtout gratuit (pour les fonctions de base que nous venons d’énoncer).

Ensuite, il ne vous restera plus qu’à modifier le nom du fichier (2019-08-24_SmartTV_Samsung par exemple) et l’enregistrer dans un cloud (dans lequel vous aurez au préalable créé un dossier "Garanties"). Plus le nom de votre fichier sera complet, plus vite vous le retrouvez au moment où vous en aurez réellement besoin. Pensez-y!

De plus, conservez-les au-delà de la période de garantie légale. En cas de cambriolage, vos tickets et vos factures constitueront des preuves pour justifier votre préjudice.

Valeur juridique

Grâce à ces copies numériques, vous n’êtes donc plus obligé de garder le document papier original. En effet, la loi permet de conserver toute une série de documents sous forme digitale sans que ceux-ci ne perdent leur valeur juridique.

Par exemple, l’administration fiscale admet l’usage par le contribuable de documents numériques dans le cadre des déclarations d’impôts remises via Tax-on-web.

"Ceux-ci sont admis comme preuves pour autant qu’ils répondent à certains critères, tels que l’imputabilité à son auteur (authenticité), le maintien de l’intégrité, la traçabilité et la lisibilité, selon les explications de Florence Angelici, la porte-parole du SPF Finances. Il appartient au contribuable de faire en sorte que ces conditions soient respectées."

Autrement dit, vous pouvez dès à présent faire une copie numérique en bonne et due forme de tous ces documents papiers que vous devez obligatoirement (ou idéalement) garder et qui vous encombrent.

"Cela dit, on n’a quand même rien trouvé de mieux que le papier pour résister au temps, nuance Renaud Grégoire, le porte-parole des notaires. Je ne suis pas contre la numérisation, au contraire, mais il faut s’assurer de trouver la bonne manière de sauvegarder les documents pour que ceux-ci soient encore lisibles ou disponibles d’ici 10 ans."

Notez que de nombreuses plateformes publiques et privées (dont les opérateurs télécoms ou les fournisseurs d’énergie) conservent déjà pour vous en ligne de nombreux documents. C’est entre autres le cas de Myminfin.be, Mybox (via notaire.be), MaSanté, l’eBox, Doccle, POM ou encore Zoomit.

Lire plus : Pour votre administration, passez au digital

Mises en garde

D’ailleurs, ne vous contentez pas d’un seul lieu de stockage pour vos documents numériques. Si vous les gardez sur un seul disque dur à domicile, celui-ci n’est pas à l’abri d’un incendie ou d’une défaillance technique.

Si ceux-ci sont uniquement sauvés sur votre ordinateur, vous perdrez tout en cas de vol ou de problème technique. Si vous privilégiez le cloud, vous ne serez jamais 100% à l’abri d’un piratage ou d’une disparition du service (d’où l’importance de faire des sauvegardes régulières sur votre ordinateur et sur un ou plusieurs disques durs, voire un autre cloud).

À ce propos, Test-Achats (TA) recommande de choisir un cloud qui crypte les données conservées. Enfin, "ne conservez aucune information sensible (mots de passe, informations financières médicales, etc.) sur un cloud, ajoute TA. Ou alors, cryptez-les. Il existe des outils gratuits dont cryptomator.org."

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