Petit mode d'emploi pour l'organisation d'une grosse fiesta

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Inviter plus de 50 personnes chez vous ou dans une salle, cela ne s’improvise pas. En fonction de vos divers choix, il pourrait entre autres y avoir des assurances à souscrire ou des autorisations à demander. De plus, grâce à nos quelques conseils et en vous y prenant bien à l’avance, il y a moyen de faire des économies importantes sur certains postes de votre budget, sans pour autant mettre à mal la qualité de votre soirée.

Dix ans de mariage, les vingt ans de votre société, trente ans d’amitié ou les quarante ans de votre conjoint… Toutes les occasions sont bonnes pour organiser une fête et inviter au moins une bonne cinquantaine ou centaine de personnes. Afin d’éviter de mauvaises surprises ou que votre événement ne se transforme en gouffre financier, voici une dizaine de points d’attention et conseils à suivre pour que votre soirée soit une véritable réussite à tout point de vue.

Avant de vous lancer dans son organisation, déterminez d’abord si cette fête aura lieu chez vous ou dans une salle. Ce premier choix en déterminera bien d’autres, notamment en matière d’assurance ou tout simplement en termes de budget.

1/ Location d’une salle

À moins de déjà connaître une chouette salle à louer près de chez vous, prenez la peine de parcourir l’offre de salles disponibles aux alentours via le portail 1001salles.be qui est une sorte d’annuaire des salles de fête en Belgique. Pour vos recherches, celui-ci propose plusieurs filtres comme le nombre de participants, la contenance de la salle (entre 0 et 1.000 personnes) et/ou votre budget.

D’autres sites comme dnls.be ou salles.be (qui permet de faire la recherche de lieux insolites) sont également destinés à vous aider à trouver l’endroit le plus approprié à la réussite de votre événement.

*Prix:Par exemple, la location de la Salle Blanche de Namur (105 m² en plus d’un espace extérieur), de 18h à 2h revient à 400 euros. Ce prix comprend le mobilier et le nettoyage sauf pour la cuisine. Par ailleurs, cette salle est libre de traiteur et de brasseur. Il n’y a pas non plus de droit de bouchon.

Si la fête a lieu chez vous, votre RC familiale et votre assurance incendie sont suffisantes pour couvrir l’événement.

2/ Assurances

Si vous êtes bien décidé à louer une salle, "vérifiez si le contrat de location prévoit une assurance", conseille RGF, un groupe spécialisé dans le domaine de l’assurance et de la finance. Si oui, vérifiez scrupuleusement ce qu’elle couvre et le montant éventuel de la franchise. Si non, ce sera à vous de prendre des mesures pour être correctement assuré. "Cela suppose d’avoir une assurance responsabilité civile pour les dommages causés aux invités et une assurance incendie. À ce propos, la plupart des assurances incendie couvrent bien plus que votre habitation comme le contenu que vous déplacez temporairement ou les locaux loués pour les fêtes de famille par exemple."

Mais pour en être bien sûr, prenez la peine de contacter votre compagnie d’assurance. Par exemple, le pack familiale+ d’AG Insurance, qui est un complément à l’assurance RC classique proposée par cet assureur, offre une protection élargie aux assurés. En effet, elle couvre les dommages causés à des locations de vacances, aux locaux loués pour l’organisation de fêtes de famille et aux objets que vous louez et que vous empruntez (voir le point suivant: location de matériel).

D’après RGF, vous pouvez éventuellement souscrire une assurance responsabilité civile plus spécifique. "Selon la compagnie d’assurance, on parle de RC Festivités et Manifestations, RC organisateur ou RC événement. Elle couvre la responsabilité de l’assuré en tant qu’organisateur pour les dommages corporels et matériels causés aux invités (et autres tiers), aux personnes aidant à l’organisation, aux voisins et aux salles." Mais attention aux exclusions (comme les dommages causés suite à l’effondrement d’un chapiteau ou causés par un feu d’artifice).

Si votre fête a finalement lieu chez vous, votre RC familiale et votre assurance habitation sont suffisantes pour couvrir votre soirée. En revanche, si vous installez une tente ou un chapiteau conséquent dans votre jardin (dont la valeur oscille entre 10.000 et 50.000 euros), vérifiez si votre compagnie couvre bien ce type d’installation via l’assurance incendie.

À défaut, il existe des assureurs qui couvrent spécifiquement les dommages matériels causés à ce type d’installation.

*Prix: Vander Haeghen& Co, une agence spécialisée dans la souscription des risques spéciaux, couvre le placement temporaire d’une tente. La prime demandée correspond à 1,25% de la valeur de la tente avec une prime minimum de 399 euros à payer.

Cette agence propose également une assurance qui couvre l’annulation et le report sans frais d’un événement: "Total Event Protection".

"Pour qu’une assurance ait sa raison d’être, on part du principe que les frais liés à l’événement sont au moins de 10.000 euros sinon cela pourrait vous coûter très cher", selon les explications de Frédéric de Haan, managing director chez Vander Haeghen&Co. Concrètement, cette assurance garantit le preneur contre les pertes pécuniaires, les frais d’annulation et/ou les frais de mesures de sauvegarde restant à charge suite au report ou l’annulation totale ou partielle de l’événement et survenant indépendamment de l’assuré.

*Prix: Le montant de la prime dépend de l’événement et des garanties qu’il faut. "La garantie de base comprend l’annulation simple qui couvre l’indisponibilité ou l’inaccessibilité des lieux et le deuil national. À côté de cela, il y a une assurance qui est désormais systématiquement demandée depuis deux ans, c’est malheureusement la couverture terrorisme. Imaginons que votre quartier soit bouclé par la police, il vous faudra une couverture terrorisme pour que l’annulation puisse être prise en considération."

3/ Location de matériel

Podium, mange-debout, chaises, tables, vaisselle, décoration, tentes… il va vous falloir quantité des choses pour accueillir et servir tous vos proches.

Si vous souhaitez passer par des professionnels de la location d’articles de fêtes, rendez-vous par exemple sur nimarent.be (ce site permet de calculer très rapidement le budget à prévoir) ou sur festi.be (qui propose plus de 100.000 articles à louer).

Pour la location de votre vaisselle, n’hésitez pas à choisir un prestataire de service qui permet de la rendre sale. C’est un gain de temps précieux pour vous mais c’est aussi la garantie d’obtenir un matériel impeccable puisqu’il aura été soigneusement lavé et vérifié par la société de location. C’est notamment un service proposé par Loca-Vaisselle. Autre gain de temps: cette société dispose de box de livraison afin que le matériel puisse être reporté ou rendu sans contrainte d’horaire.

©Vincent Dubois

En fonction de votre budget et si vous préférez utiliser de la vaisselle jetable, il existe des sociétés qui ont pignon sur rue et spécialisée dans la vente de gros comme Clavie ou Créembal.

Pour tout le reste, pourquoi ne pas tenter la location d’objets entre particuliers. Il n’y a rien de plus facile que de trouver des mange-debout ou une tonnelle à prêter sur des sites comme peerby.com ou ezilize.be.

*Prix:Une simple recherche permet de trouver un mange-debout au tarif de 5 euros/jour ou de 8 euros/jour si on souhaite également la nappe blanche qui l’accompagne. Pour vidéo projecteur comptez 35 euros/jour.

4/ Alimentation

La grosse tendance du moment consiste à faire appel à un food truck plutôt qu’à un traiteur. N’hésitez pas à parcourir le site belgianfoodtruckassociation.org pour trouver celui qui vous conviendra le mieux.

*Prix: Pour une fête de 40 convives, un food truck spécialisé dans les frites bio propose un tarif de 14 euros/personne. Celui-ci comprend des frites à volonté, accompagnées de sauces et d’un hamburger par personne, ainsi que tous les frais annexes (c’est-à-dire le déplacement et un service de 2 heures).

Si vous faites l’impasse sur le service d’un traiteur, vous devrez forcément acheter des quantités conséquentes. Gagnez du temps et de l’énergie en vous faisant livrer gratuitement vos courses! La première livraison à domicile effectuée par Wink ou par Delhaize est en effet offerte. Du côté de Carrefour, les livraisons sont gratuites jusqu’au 31 octobre via bring, une application développée par bpost qui permet à des particuliers de livrer d’autres particuliers.

Si vous préférez quand même vous rendre vous-même en magasin, demandez au gérant s’il sera possible après coup de ramener une partie des boissons qui n’auront pas été consommées. Certains d’entre eux acceptent de reprendre 10% des volumes achetés. Par exemple si vous avez acheté 50 bouteilles d’eau gazeuse et qu’il vous en reste une vingtaine, votre supermarché acceptera alors d’en reprendre cinq. Mais ceci n’est pas une généralité, d’où l’importance de bien choisir l’endroit où vous ferez vos courses, surtout si vous avez peur de prévoir de trop grosses quantités.

Pour avoir une petite idée, pour l’organisation d’un cocktail, la société Festi recommande de prévoir 36 bouteilles de champagne ou de cava par 100 personnes (et 6 bouteilles en réserve), ainsi que 6 bouteilles de jus d’orange, 3 de jus de tomate et 5 d’eau pétillante.

D’ailleurs, sur festi.be, retrouvez de nombreux conseils et check-lists à télécharger pour ne rien oublier dans l’organisation de vos différentes fêtes (anniversaire, baptême, vernissage, etc.)

5/ Formalités

Il n’y a aucune obligation de prévenir les autorités communales ou les services de police si votre soirée est strictement privée et qu’elle n’empiète pas (ou ne risque pas d’empiéter) sur le domaine public.

"Par exemple, si vous invitez une centaine de personnes et qu’il n’est pas du tout évident de trouver une place de parking près de votre domicile, vos invités risquent d’entraver la circulation ou de nuire au règlement du code de la route en se garant n’importe où et n’importe comment", explique un employé du secrétariat général de la Ville de Wavre. "Il est donc de bon ton de prévenir les autorités communales et les services de police pour qu’ils puissent intervenir en cas de problème ou pour qu’ils puissent prendre des mesures avant la tenue de l’événement."

Il ajoute que si vous prévoyez un food truck et que celui-ci se trouvera dans votre propriété, il n’y a aucune formalité à remplir. En revanche, si celui-ci sera placé sur la voie publique, une autorisation préalable de la commune sera nécessaire. Idéalement, il faudra aussi prendre contact avec les services de police afin de lui réserver un emplacement.

*Prix:Pour la Ville de Wavre, ce service est gratuit dans les zones de stationnement non régie par un horodateur ou un disque bleu. Dans le cas contraire, il faudra payer le tarif de stationnement en vigueur, à savoir pour Wavre, 14 euros par emplacement et par jour ouvrable.

6/ Personnel

Si nécessaire, engagez du personnel via la plateforme Listminut.be. Depuis le 1er mars 2017, cette plateforme permet à des particuliers de faire appel à d’autres particuliers en toute légalité pour la réalisation de petits travaux divers.

Vous pouvez également engager un particulier qui n’est pas présent sur cette plateforme à condition que ce dernier déclare les montants perçus dans la rubrique des revenus divers (taxables à 33%).

7/ Musique

Retenez que toute diffusion de musique, sauf pour les fêtes chez soi dans le cercle familial et sans DJ, est soumise aux droits d’auteur. Autrement dit, si vous n’avez pas de DJ, vous ne devrez pas faire une demande d’autorisation à une société de droits d’auteur comme la Sabam.

Cela dit, il n’y a pas que des membres de votre famille invitée à votre fête, il y a aussi une cinquantaine d’amis! Quid? "Le cercle de famille est comme son nom l’indique réservé à la famille et éventuellement aux amis proches", précise Jérôme Van Win, le porte-parole de la Sabam.

*Prix: Si vous avez prévu un DJ, il faudra donc vous acquitter d’une somme auprès de la Sabam. "Pour une fête privée et dépourvue de PAF, le tarif porte environ sur 10% du coût du DJ."

8/ Fun

L’autre grosse tendance du moment, c’est la location d’une borne photo. Vous pouvez en louer une par exemple via simplybox.be ou photo-booths.be

*Prix:La gamme de prix oscille entre 395 et 750 euros en fonction des options choisies: impression limitée (à 100 ou 300 photos) ou illimitée, installation par un pro, valise d’accessoires, etc.

9/Feu d’artifice

Pour que la fête soit magique, vous prévoyez des feux d’artifice, des pétards ou des fumigènes? Sachez que la vente d’engins pyrotechniques est strictement réglementée et les autorisations et conditions relatives à leur utilisation diffèrent d’une commune à l’autre (notamment s’ils sont utilisés sur tout ou partie des lieux accessibles au public). Il est impératif de se renseigner et de suivre scrupuleusement les modes d’emploi les conseils d’utilisation pour éviter les accidents.

En Belgique, les feux d’artifice sont classés par catégories, selon leur degré de danger, de sonorité et l’endroit d’utilisation. Les particuliers ne peuvent acheter que les "feux de joie", pas les produits de la 4e catégorie (blocs) réservés aux professionnels. L’âge minimum requis pour leur utilisation est fixé selon la catégorie à 12 ans, 16 ans et 18 ans.

Par sécurité, n’achetez vos feux d’artifice que dans des magasins spécialisés auprès de vrais professionnels qui proposent des produits conformes à la législation. Vous avez droit à maximum 1kg par personne.

*Prix:Pour des chandelles, fontaines ou fusées, comptez entre 4 et 60 euros.

10/ Fiscalité

Si vous êtes indépendant et que votre réception a un lien avec votre activité, vous pourrez déduire tout ou partie de vos frais et éventuellement récupérer la TVA.

Dans les grandes lignes, si le but de votre événement est de vous faire de la publicité, la TVA sera récupérable à 100% et les frais déductibles selon les règles normales en vigueur. En revanche, s’il s’agit simplement d’une réception, vos frais ne seront déductibles qu’à concurrence de 50% des montants engagés tandis que la TVA ne sera pas récupérable.

"Cela dit, chaque situation sera appréciée au cas par cas par l’administration fiscale", conclut le fiscaliste Philippe Noirhomme.

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