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Tout ce qu'il faut savoir pour passer à l'administration digitale

Grâce à des outils et à des plateformes comme Itsme, eBox, Izimi, Doccle, MyMinfin, Pom ... Dites adieu à la "paperasse" administrative! Mode d'emploi.
©Filip Ysenbaert

Quel est l’intérêt de passer à une administration digitale? Les avantages sont multiples. Progressivement, les autorités fédérales mettront de plus en plus de documents à votre disposition en version électronique dans votre eBox (voir point 1).

Les autorités locales, les villes, les communes, les régions et les provinces, ainsi que d’autres organisations leur ont déjà emboîté le pas.

À l’avenir, les entreprises privées qui utiliseront l’eBox pourront également offrir des services complémentaires via celle-ci: l’envoi d’un recommandé électronique, la signature électronique, la gestion numérique des documents (fiches de rémunération, factures, contrats, etc.) ainsi que leur archivage (numérique lui-aussi).

Plus que jamais, la numérisation des pouvoir publics correspond donc à une facilité d’utilisation des services publics (et privés). Les guichets (devenus numériques) sont ou vont devenir disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Vous n’aurez donc plus besoin de prendre congé ou de faire la file un samedi matin pour obtenir des documents auprès de votre commune ou un recommandé à la poste.

Si ce n’est pas encore fait, il est grand temps de prendre le train en marche de l’administration digitalisée!

Au-delà du gain de temps et du confort, la numérisation des services publics, c’est aussi une économie considérable pour le contribuable.

Il ne fait plus aucun doute que les services proposés et les collaborations avec l’eBox vont se multiplier avec le temps. Alors si ce n’est pas encore fait, il est grand temps de prendre en marche le train de l’administration digitalisée!

Voici quelques outils et des conseils pour vous y aider.

1/ eBox

Par défaut, chaque citoyen belge dispose d’un compte personnel disponible depuis la plateforme Myebox. Cette dernière permet de recevoir, consulter, conserver et gérer de manière centralisée les documents officiels numériques qui leur sont destinés. Cela évite les courriers indésirables et des tentatives d’escroquerie.

En effet, tous les documents officiels qui, pour des raisons de sécurité, ne peuvent pas être envoyés par e-mail classique seront envoyés via l’eBox. Par exemple: des preuves de déclaration, des documents fiscaux, des attestations, etc.

Autrement dit, cette eBox a pour ambition de remplacer la multitude de boîtes aux lettres digitales des différents services publics (MyPension, MyMinFin, MaSanté, etc.) par une seule plateforme.

Mais aussi les environnements sécurisés offerts par les entreprises et qui ne servent qu’à recevoir un nombre limité de documents. C’est le cas des fournisseurs d’électricité (My Luminus, MyLampiris), des opérateurs télécoms (MyProximus, MyVoo), des mutualités, des hôpitaux, des secrétariats sociaux et bien d’autres.

Rendez-vous sur Myebox pour activer votre eBox et la lier à votre adresse e-mail personnelle.

En pratique, rendez-vous sur Myebox.be pour activer votre eBox et la lier à votre adresse e-mail personnelle afin d’être averti de l’arrivée d’un nouveau document.

Plusieurs clés numériques sont mises à votre disposition pour vous connecter: le lecteur de carte d’identité, l’envoi d’un SMS (à condition de vous être préalablement inscrit à ce service), le token ou encore, plus simple et plus rapide, l’utilisation de l’application Itsme (voir point 2).

Une fois que vous accédez à votre eBox, il y a de fortes chances que vous y trouviez déjà le résumé annuel de votre pension complémentaire. Celui-ci a été envoyé depuis la plateforme MyPension où vous retrouvez les mêmes informations. De même que votre dernier avertissement extrait de rôle ou encore une attestation de quarantaine Covid-19.

Notez que vous avez le choix parmi plusieurs options et interfaces pour accéder à votre eBox personnelle. Actuellement, c’est déjà le cas via la plateforme privée Doccle (voir point 3) ou depuis l'app CBC/KBC mobile (en partenariat avec Doccle), par exemple.

Attention, les documents disponibles dans Mye-box.be ne sont consultables que pendant une certaine période qui est propre à chaque document et qui varie de 1 mois à 3 ans.

N’oubliez pas de télécharger vos documents au fur et à mesure, au besoin.

Il y a cependant des exceptions. Par exemple, le Service fédéral des pensions a décidé de garder ses documents disponibles dans l'eBox à tout moment.

"Cette période de consultation ne doit pas être confondue avec la période de validité du document qui, elle, dépend du type de document et est définie par l’institution émettrice", selon les explications de la plateforme. "Ainsi, un document peut être valide alors qu’il n’est plus disponible dans Mye-box. N’oubliez donc pas de les télécharger au fur et à mesure, au besoin."

2/ Itsme

Itsme (à prononcer "It’s me") est une application conviviale et sûre pour smartphone avec laquelle il est possible de s’identifier en ligne rapidement auprès des portails du secteur public, que ce soit au niveau fédéral, régional, provincial ou communal.

Grâce à Itsme, vous n'avez plus besoin de retenir des dizaines de mots de passe.

Elle fonctionne grâce à une combinaison entre le GSM, la carte SIM et un code personnel. Si un seul élément fait défaut, Itsme bloque immédiatement votre identité numérique. Vous n’avez donc plus besoin de retenir des dizaines de mots de passe.

Autrement dit, une fois que vous êtes inscrit, oubliez définitivement votre lecteur de carte d’identité. Oubliez aussi l’encodage systématique de vos données lors de chaque nouvelle inscription ou visite d’un site web (lorsque celui-ci propose l’authentification via cette app). Votre smartphone suffit! L’app permet même d’approuver des transactions numériques de manière rapide et sûre.

Le secteur privé passe, lui aussi, progressivement à ce système d’authentification. Actuellement, c’est déjà le cas d’Axa, AG Insurance, Belfius, BNP Paribas Fortis, Doccle, ING, KBC, Partena, Proximus, etc. Raison de plus pour ne pas tarder à l’installer sur votre smartphone.

3/ Doccle

Doccle est la plus grosse plateforme d’administration numérique en Belgique. Gratuite, elle permet la gestion (dont le paiement ou la domiciliation si nécessaire) et l’archivage de documents divers, tels que des factures, des attestations, des contrats ou des fiches de salaire.

Elle ambitionne de devenir l’armoire digitale personnelle de tous les Belges et, par la même occasion, la plus grande interface d’accès à l’eBox.

Chaque Belge peut recevoir ses documents publics sur la plateforme Doccle en se connectant à l’eBox.

"Chaque Belge peut recevoir ses documents publics sur la plateforme Doccle en se connectant à l’eBox", selon ses concepteurs. Ils peuvent aussi recevoir bien d’autres documents. Doccle garantit que ceux-ci sont conservés sur sa plateforme aussi longtemps que nécessaire pour le fisc.

Voici un échantillon de la centaine d'entreprises et organisations qui travaillent avec Doccle: Acerta, Allianz, Base, le CHU UCL Namur, la Clinique Saint-Jean, KBC, la Mutualité Chrétienne, Partena Professional, Securex, Sibelga, Telenet, UCM, VanBreda, Vivaqua, etc.

Attention, la réception des documents n’est pas automatique. Il faut "se lier" au préalable avec chaque émetteur de documents. Pour ce faire, cliquez sur le logo des émetteurs souhaités (dont l’eBox) et connectez-vous à l’aide d’un code de sécurité unique (soit par mot de passe, soit via Itsme).

4/ Izimi

À l’instar de l'eBox, chaque citoyen belge dispose d'un accès gratuit à la plateforme Izimi. Il s'agit d'un coffre-fort numérique sécurisé destiné au stockage, à la gestion et à la transmission de documents importants. Il permet aux héritiers d'un défunt d'avoir un accès direct à tous ses documents importants.

Izimi permet aux héritiers d'un défunt d'avoir un accès direct à tous ses documents importants.

Comment? Izimi est une initiative la Fédération du notariat belge (Fednot). Le notaire peut donc veiller - à la demande du détenteur du coffre-fort - à ce que le contenu du coffre-fort soit transmis aux héritiers après le décès.

Izimi dispose de nombreux autres atouts. Par exemple, les citoyens qui le souhaitent peuvent également donner leur autorisation pour qu’Izimi les alerte en cas de changements législatifs importants les concernant et qui pourraient par exemple avoir un impact sur leur patrimoine, leurs accords familiaux ou sur le contrôle de la société dont ils sont actionnaires.

5/ Sauvegarde

Attention, ne vous contentez pas d’un seul lieu de stockage pour vos documents numériques. Si vous les gardez sur un seul disque dur à domicile, celui-ci n’est pas à l’abri d’un incendie ou d’une défaillance technique.

Si ceux-ci sont uniquement sauvés sur votre ordinateur, vous perdrez tout en cas de vol ou de problème technique.

Si vous privilégiez le cloud, vous ne serez jamais 100% à l’abri d’un piratage ou d’une disparition du service. D'où l’importance de faire des sauvegardes régulières sur votre ordinateur et sur un ou plusieurs disques durs, voire un autre cloud.

Idéalement, optez pour un service de stockage qui crypte les données conservées. Ou alors cryptez-les vous-mêmes. Il existe des outils gratuits dont cryptomator.org.

6/ Valeur juridique

Lorsque vous réalisez une copie numérique de vos documents papier - à l'aide d'apps comme Cam Scanner (iOS & Android), Genius Scan (iOS & Android) ou Office Lens (iOS & Android) -, vous n’êtes plus obligé de garder le document original. En effet, la loi permet de conserver toute une série de documents sous forme digitale sans qu'il ne perdent leur valeur juridique.

La loi permet de conserver toute une série de documents sous forme digitale sans que ceux-ci ne perdent leur valeur juridique.

Par exemple, l’administration fiscale admet l’usage par le contribuable de documents numériques dans le cadre des déclarations d’impôts remises via Tax-on-web.

"Ceux-ci sont admis comme preuves pour autant qu’ils répondent à certains critères, tels que l’imputabilité à son auteur (authenticité), le maintien de l’intégrité, la traçabilité et la lisibilité", selon les explications du SPF Finances. "Il appartient au contribuable de faire en sorte que ces conditions soient respectées."

Autrement dit, vous pouvez dès à présent faire une copie numérique de tous ces documents papiers que vous devez obligatoirement (ou idéalement) garder et qui vous encombrent.

Exemple pratique

Dans le genre encombrant, pensez aux tickets de caisse qu'il faut impérativement conserver, car ils permettent de faire valoir vos droits en matière de garantie légale pendant une période de deux ans. Notez que vous avez tout intérêt, pour certains, à les conserver sous format numérique car, avec le temps, l'encre s'efface.

Comment procéder efficacement ? Ouvrez, par exemple, l'app CamScanner. Un clic suffit pour scanner votre ticket de caisse (ou n’importe quel autre document). L'app effectue d’office un recadrage automatique que vous êtes libre de modifier en quelques clics. Ce n’est donc pas nécessaire de cadrer à tout prix votre photo pour ne prendre que les bords du document.

Si besoin, l’app redressera également l’image (dans le cas d’une feuille pliée) tout en améliorant son rendu et sa lisibilité. Simple, rapide, efficace et surtout gratuit (pour les fonctions de base que nous venons d’énoncer).

Ensuite, il ne vous restera plus qu’à modifier le nom du fichier (2021-05-07_SmartTV_Samsung par exemple) et l’enregistrer dans un cloud (dans lequel vous aurez au préalable créé un dossier "Garanties") en quelques clics depuis votre smartphone.

Plus le nom de votre fichier sera complet, plus vite vous le retrouvez au moment où vous en aurez besoin. Pensez-y!

De plus, conservez-les au-delà de la période de garantie légale. En cas de cambriolage, vos tickets et vos factures constitueront des preuves pour justifier votre préjudice.

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