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Les documents à conserver et ceux à jeter

Voici les documents dont vous pouvez clairement vous débarrasser ainsi que des conseils pour passer à une administration digitale.
©Filip Ysenbaert

Quand vous vous lancez dans un gros nettoyage de printemps, il y a toujours ce moment où vous vous demandez si vous ne pouvez pas définitivement jeter ces amas de paperasses que vous conservez précieusement depuis des années. Contrats, factures, fiches de salaire, extraits de compte... Finalement, combien de temps devez-vous vraiment conserver tous ces papiers? Et sous quel format? Voici quelques pistes.

1/ Extraits de compte

Dans de nombreuses institutions bancaires, les extraits de compte électroniques restent accessibles aux clients pendant dix ans. C’est notamment le cas chez Belfius, BNP Paribas Fortis, Crelan, Fintro, CBC/KBC et Keytrade Bank. En revanche, dans d'autres banques, ils sont accessibles directement en ligne pendant une ou deux années seulement.

Par la suite, si vous devez remonter plus loin dans le temps, il faudra faire une demande de duplicata d'extraits de compte électroniques. C'est gratuit. En revanche, un duplicata papier est généralement payant. Par exemple, chez ING, celui-ci revient à 30 euros par période de 12 mois.

Vous avez donc toujours intérêt à prendre la peine de télécharger tous vos extraits de compte électroniques et cela au moins une fois par an ou à vous les faire envoyer automatiquement par votre banque si possible.

Surtout que ces documents peuvent servir de preuves de paiements et qu'ils sont même parfois annexés à une déclaration d’impôts, par exemple.

L'extrait de compte est l'extrait original. Il n'y en a donc qu'un, même au format numérique. Que cet extrait de compte soit électronique ou sur papier, sa valeur juridique est la même!
ING

Attention, si le délai de contrôle de la déclaration fiscale est en principe de trois ans, il est porté à sept ans en cas d’indice de fraude. D’où l’importance de pouvoir fournir une série de documents (au format papier ou numérique) dont les extraits bancaires.

Si vous êtes client d’une banque dont le délai de conservation des extraits bancaires est restreint, vous ne devez pas forcément les imprimer. Une copie numérique suffit, ce qui pour certains exigera, certes, un peu d’organisation et de discipline.

2/ Enseignement

C’est une évidence: vous devez conserver à vie vos diplômes et titres professionnels. Quid des notes de cours? Concernant l’enseignement primaire, il n’y a pas de disposition légale en la matière. "Nous conseillons néanmoins de garder les bulletins et les journaux de classe", explique l’Administration générale de l’Enseignement de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Pour le secondaire, "il convient de conserver les documents scolaires au moins le temps qu’une attestation sanctionne officiellement un degré d’études."

3/ Fiche de paie

"Les citoyens ne sont pas tenus de garder trace des fiches de paie pour la pension légale", d’après le Service fédéral des Pensions. Ces données salariales sont extraites des déclarations trimestrielles faites par les employeurs à la Sécurité sociale et sont en principe toutes enregistrées sur le compte de pension, et donc également sur MyPension et MyCareer. "Les citoyens qui retrouvent leurs données salariales sur ces sites ne sont donc plus obligés de conserver leurs fiches de salaire.

Dans le cas contraire, les fiches de salaire peuvent servir d’indication pour corriger certaines données fournies via des déclarations sur papier."

"Au cas où, pour le calcul de votre pension, conservez au moins vos fiches de rémunération annuelles."
Michel Wuyts
Fediplus

"C’est pour cette raison que je recommande de garder au minimum les fiches de rémunération annuelles", prévient Michel Wuyts, le directeur de Fediplus, une organisation experte en gestion des fins de carrière et en matière de pension. J’ai déjà eu des cas, pour des fiches qui datent des années 60-70, où les données reprises auprès du SPF Pensions n’étaient pas complètes. Pour certains, qui avaient gardé toutes leurs fiches, on a pu obtenir une modification de la pension. Sans ces preuves, on n’aurait rien pu faire. Alors bien sûr, de nos jours, on peut tout contrôler car tout est désormais informatisé et répertorié. Mais je conseille quand même de garder vos 40 ou 50 fiches annuelles dans une farde."

Si vous avez changé d’employeur et que vous souhaitez récupérer des fiches annuelles, ceux-ci sont tenus de les conserver pendant au moins cinq ans.

"Si votre ancien employeur avait recours à une plateforme en ligne pour les mettre à votre disposition, vous pourrez encore y avoir accès", selon SD Worx.

4/ Notariat

Vous ne devez pas absolument garder à domicile une copie des contrats et des actes signés chez le notaire. Ceux-ci sont d’office conservés au sein de l’étude mais désormais au sein d'Izimi, le coffre-fort digital des notaires .

De plus, une partie de ces documents est déjà disponible via votre espace personnel sur MyMinfin. Les autres seront bientôt accessibles sur MyBox, votre autre espace personnel (et qui contient déjà les contrats de cohabitation et de mariage).

"Gardez à vie, les documents relatifs aux travaux de votre habitation."
Renaud Grégoire
Porte-parole des notaires

"En revanche, vous devez absolument garder à vie tous les documents qui concernent les travaux entrepris dans une habitation, selon Renaud Grégoire, le porte-parole des notaires. Les gens gardent ces documents pendant dix ans pour des raisons fiscales ou de garantie alors qu’il faut les garder bien au-delà pour des raisons de sécurité."

5/ Fiscalité

Il n’y a aucune obligation légale quant à la conservation des documents émis par l’administration fiscale. Surtout qu'elle stocke déjà pour vous toute une série de documents accessibles via MyMinfin: actes, allocations familiales, amende pénale, avertissement extrait de rôle, contrats de location, document TVA, déclaration ipp, état des lieux, fiches avantage fiscal, fiches de revenus, fiches fiscales, informations CRS, informations de revenus à l'étranger, lettres, pensions, proposition de déclaration simplifiée, précompte immobilier, précompte professionnel, taxe de circulation et les versements anticipés. 

"Il est cependant vivement conseillé de conserver ces documents, en particulier en cas de litige éventuel en ce qui concerne la ou les cotisations enrôlées dans son chef, et ce pour toute la durée de la procédure administrative ou judiciaire", selon le SPF Finances.

6/ Assurances

Certaines assurances sur la vie courent jusqu’au décès. "Il faut dès lors les conserver à vie", répond Assuralia, l’union professionnelle des entreprises d’assurance.

D’autres contrats d’assurance-vie ont un terme et prévoient une prestation à une date déterminée ou expirent tout simplement. "À partir de ce moment-là – et dès que, le cas échéant, les obligations fiscales concernant ce contrat ont été remplies –, vous pouvez vous débarrasser des documents s’y rapportant, sauf si vous souhaitez indiquer à votre famille qu’une police dont elle suppose l’existence est entre-temps arrivée à expiration."

Pour votre sécurité juridique, il est raisonnable de conserver les documents relatifs à une assurance responsabilité pendant 10 ans.
Assuralia

En matière de responsabilité civile (RC), soit en tant que conducteur d’une voiture, soit en tant que membre d’un ménage dans le cadre d’une RC familiale, vous pouvez vous-même, jusqu’à trois ans après l’expiration de votre police d’assurance, faire jouer celle-ci pour des faits qui se sont produits pendant la durée de couverture.

En revanche, une victime peut, dans un délai de dix ans à compter du moment où elle a été informée de la possibilité d’introduire une demande d’indemnisation, présenter cette dernière à votre assureur. "Pour votre sécurité juridique, il est donc raisonnable de conserver vos documents pendant dix ans."

5/ Immobilier

D’après le Syndicat National des Propriétaires et Copropriétaires (SNPC), la loi prévoit que chaque partie (bailleur et locataire) peut réclamer l’un ou l’autre montant pendant une durée de cinq ans. "Ainsi, le bailleur qui reçoit de la part du syndic de la copropriété un décompte de charges annuel tardif pourra réclamer à son locataire le supplément qu’il est en droit de lui demander si la provision payée par ce locataire se révèle insuffisante pour cette période-là. À l’inverse, le locataire toujours en attente de certains décomptes pourra lui aussi réclamer à son ancien bailleur les décomptes des cinq dernières années."

De plus, le SNPC conseille au bailleur de conserver ces documents pendant au moins dix ans afin de s’aligner sur la prescription de certaines dettes fiscales. Par exemple, dans les cas où un locataire affecte une partie du bien loué à des fins professionnelles.

Dans certains cas, le bailleur a intérêt à conserver les baux bien plus longtemps. "Prenons le cas d’une maison unifamiliale divisée en appartements depuis des années. Le bailleur n’a respecté aucune prescription urbanistique pour ce faire. Le jour où l’urbanisme se rend compte de l’infraction urbanistique, le bailleur obtiendra plus facilement la régularisation des travaux effectués à son bien s’il peut prouver par toute voie de droit que le bien était déjà divisé en appartements avant 1992 (en Région bruxelloise), et donc notamment en produisant d’anciens baux attestant de cela."

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