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Calculez vos frais professionnels

Déclarer des frais professionnels diminue l’impôt sur vos revenus professionnels. Comment en profiter au maximum?
©Photo News

Vos revenus professionnels ne sont pas totalement soumis à l’impôt. Les frais que vous exposez pour les acquérir ou les conserver peuvent être déduits. Il s’agit en principe de vos frais réels, mais vous pouvez aussi opter pour la déduction forfaitaire. Sauf pour les indépendants qui ne peuvent déduire que les frais réels qu’ils auront prouvés.

La déduction des frais professionnels forfaitaires est la méthode la plus simple puisque vous n’avez tout simplement rien à faire. Les frais professionnels forfaitaires vous sont accordés automatiquement si vous ne demandez pas la déduction de vos frais réels, ou si les frais réels que vous voulez déduire sont inférieurs à ce forfait. Mais la méthode la plus simple n’est pas toujours la méthode la plus avantageuse. Celui qui habite loin de son travail aura probablement plus intérêt à présenter la note de ses déplacements au fisc qu’un autre qui travaille tout près de chez lui. C’est à vous qu’il appartient de calculer la formule la plus avantageuse.

Voici une liste des frais professionnels réels possibles.

1. Déplacements domicile-travail

Vous pouvez inclure dans vos frais professionnels les coûts engendrés par vos déplacements quotidiens domicile-travail et retour. Ce n’est pas négligeable, surtout pour ceux qui travaillent loin de chez eux.

Le coût exact de ces déplacements dépend du moyen de transport que vous utilisez. Une combinaison des différents moyens de transport est également possible.

  • Votre propre voiture

Même si vous prouvez vos charges professionnelles " réelles ", vous ne pouvez pas déduire le coût réel de la voiture. Vous devez utiliser un forfait de 0,15 euro par kilomètre. Calculez le montant total des déplacements domicile-travail avec la formule suivante: 0,15 euro x le nombre de kilomètres domicile-lieu de travail x le nombre de trajets par jour x le nombre de jours de travail en 2014.

Seuls les frais de financement peuvent être ajoutés.

  • Voiture de société

Celui qui a une voiture de société mise gratuitement à sa disposition par son employeur ou sa société – avec une carte carburant ou non – peut aussi prouver ses frais professionnels réels pour les trajets faits avec cette voiture. Le calcul est analogue à celui qui prévaut pour ceux qui roulent avec leur propre voiture. A une nuance (importante) près, toutefois : les frais professionnels réels totaux sont plafonnés au niveau de l’avantage de toute nature imposable (avant la déduction de votre contribution personnelle).

  • Moto

Sur le plan fiscal, la moto est un moyen de transport très attrayant: tous les frais de moto qui portent sur le trajet domicile-travail sont déductibles à 100% : frais de carburant, taxe de mise en circulation (TMC), taxe de circulation (TC), assurances (responsabilité civile, omnium, défense en justice), entretiens et réparations, frais de garage et de parking, péages, cotisations d’assistance, intérêts de financement et de la moins-value en cas de revente (le prix d’achat, moins les amortissements).

Certains coûts ne sont pas directement déductibles, mais doivent être amortis: la moto (prix d’achat, TVA comprise), le casque, les vêtements de protection, les gants, les bottes, le cadenas de la moto et les coffres. Le délai d’amortissement usuel d’une moto est de 5 ans, celui des équipements, de 3 ans.

  • Transport en commun

Celui qui fait la navette en train, en bus, en métro ou en tram a le choix entre le prix réellement payé (pour un abonnement, des cartes de voyages et des tickets), ou un forfait de 0,15 euro par kilomètre. Si vous recourez au forfait, vous ne pouvez dépasser 100 km par trajet simple.

  • Vélo

Les frais réels, comme les frais d’entretien et de réparation pour l’usage professionnel du vélo, peuvent être intégralement déduits. S’ils reviennent à moins de 0,22 euro du kilomètre ou si vous n’avez pas les justificatifs nécessaires, vous pouvez opter pour ce forfait de 0,22 euro par kilomètre.

  • À pied

Vous pouvez déduire 0,15 euro par kilomètre parcouru à pied dans vos frais professionnels.

2. Déplacements professionnels

En plus de vos trajets domicile-travail, vous effectuez des déplacements pendant votre journée de travail : visites chez un client ou un fournisseur, déplacements entre deux bureaux, etc. Ces trajets parcourus à titre purement professionnel sont calculés autrement que les déplacements domicile-travail.

Ce samedi 30/06, gratuit avec L'Echo: Guide des impôts 2015. La déclaration fiscale n'a jamais été aussi complexe. Mode d'emploi. ©doc

Le montant de frais que vous pouvez déduire dépend du moyen de transport utilisé:

  • Votre propre voiture

Pour les déplacements professionnels, vous pouvez introduire 75% des frais réels pour les kilomètres parcourus. Seuls les intérêts payés sont déductibles à 100%.

  • Voiture de société

Si vous avez une voiture de société mise gratuitement à votre disposition ET que vous avez aussi reçu une carte pour le carburant, vous ne pouvez pas déduire vos frais professionnels réels pour vos déplacements. Si vous n’avez pas reçu de carte de carburant, vous ne pouvez déduire que les frais de carburant.

  • Moto

Les coûts des déplacements professionnels avec votre moto sont intégralement déductibles par analogie avec les frais de déplacement domicile-travail.

  • Transport en commun

Vous pouvez déduire les coûts réels de vos déplacements professionnels, comme les tickets de tram, de bus ou de train.

  • Taxi

Les coûts de vos déplacements en taxi sont déductibles à 75%.

3. Bureau

Les frais d’un immeuble que vous utilisez exclusivement à des fins professionnelles sont des frais professionnels. Si vous n’utilisez qu’une partie de l’immeuble pour votre profession – un bureau où vous faites du télétravail, où vous corrigez des copies d’élèves par exemple –, vous devez opérer une distinction entre la partie privée et la partie professionnelle. Vous pouvez en déduire la partie professionnelle dans vos frais professionnels. Cette partie peut être fixée en fonction de la superficie de l’espace de travail par rapport à la superficie totale de l’habitation. Si vous recevez chez vous des collègues ou des clients pour des raisons professionnelles, vous pouvez aussi tenir compte de parties mixtes qui donnent accès à ce bureau ou aux espaces de travail (couloir, palier, hall d’entrée ou cage d’escalier).

4. Matériel de bureau

Il faut faire une distinction entre le petit matériel de bureau et de plus gros équipements.

Vous pouvez déduire intégralement du petit matériel de bureau (imprimés,  photocopies, frais d’envoi, papier, matériel d’écriture, produits d’entretien, etc). L’entretien, les réparations, l’abonnement téléphone-internet peuvent être intégralement repris.

D’autres équipements de bureau plus importants doivent par contre être amortis. Pour les ordinateurs, répondeurs et fax, l’amortissement se fait en général sur trois ans, et pour le mobilier, sur cinq ans. Des œuvres d’art, antiquités et objets décoratifs ne sont pas considérés comme des frais professionnels.

5. Documentation professionnelle

L’achat de périodiques, de magazines, de livres n’est déductible que s’ils ont un lien direct avec votre profession. La documentation professionnelle doit tendre à vous apporter une meilleure connaissance dans votre domaine de compétences. En pratique, le fisc rejette souvent la déduction de journaux. 

6. Frais d’études

Une formation complémentaire n’est admise en frais professionnels que si elle a un lien avec votre activité professionnelle actuelle. Vous pouvez donc déduire tous les frais comme le minerval et le coût d’inscription aux examens, les frais d’un MBA, les manuels et syllabus. Une formation qui doit permettre une réorientation de la carrière ne peut en principe pas entrer dans les frais déductibles.

7. Frais de représentation et cadeaux d’affaires

Les frais de représentation englobent les cadeaux d’affaires, l’organisation d’une réception, des tractations pendant des événements, etc. Pour plusieurs professions libérales, il existe des estimations forfaitaires de ces frais. Pour les autres catégories de revenus, il faut pouvoir démontrer les frais réellement exposés.

Les frais de sponsoring et de publicité (briquets, casquettes, agendas, calendriers, bics, et.) sont en principe totalement déductibles. Les abonnements à des manifestations sportives ou culturelles sont aussi intégralement déductibles.

Par contre, les frais de réception (traiteur, boissons…) ou des cadeaux d’affaires (pralines, vin, champagne…) ne sont déductibles qu’à 50%.

8. Frais de restaurant

Les dépenses dans un restaurant ne sont déductibles qu’à 69%.

9. Vêtements

Une tenue de ville courante ne peut jamais être déduite en frais professionnels. Seuls peuvent être déduits les frais de vêtements spécifiques : la toge d’un avocat ou le tablier d’une infirmière, des chaussures de sécurité, un casque…

10. Assurance revenu garanti

N’est déductible que la partie d’une assurance "revenu garanti" qui couvre l’invalidité économique, c’est-à-dire le potentiel économique ou la capacité de gain.

11. Cotisations

Les cotisations payées à une association professionnelle ou à un ordre disciplinaire, ainsi que les cotisations syndicales sont déductibles si elles ont un lien avec votre profession. La cotisation à un service club n’est pas déductible.

12. Honoraires

Si vous faites appel à un conseiller fiscal, un comptable ou un expert-comptable – notamment pour vous aider à remplir votre déclaration fiscale – ou si vous faites appel à un avocat dans le cadre d’un litige professionnel, les honoraires payés sont des frais professionnels.

Les rémunérations que vous payez en tant qu’employeur (y compris pour des jobs d’étudiant ou les conjoints aidants) sont des frais professionnels déductibles. Les rémunérations payées à d’autres membres de la famille sont aussi des frais professionnels déductibles, mais sont soumises à certaines limites.

13. Seconde résidence

Le loyer d’un second logement plus près de votre lieu de travail peut être considéré comme une charge professionnelle. Vous devrez pouvoir démontrer que cette seconde résidence est vraiment nécessaire: pour éviter des navettes anormalement longues et pénibles, par obligation de votre employeur d’habiter près de votre travail. Vous pouvez aussi déduire les coûts des déplacements (hebdomadaires) de votre domicile vers cet endroit, et même d’éventuels coûts de déménagement.

Vous pouvez calculer vos frais professionnels via notre module de calcul sur www.monargent.be/fraisprofessionnels. Le résultat est repris dans un document que vous pouvez imprimer et joindre à votre déclaration.

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