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La checklist de l’indépendant qui engage son premier employé

Le succès est tel que votre charge de travail ne cesse d’augmenter? Félicitations: vous êtes prêt à engager et voici un aperçu de vos nouvelles obligations.
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Avant de prendre toute décision hâtive à propos de l’engagement de votre premier collaborateur, prenez rendez-vous avec votre comptable pour faire le point sur votre situation financière et par conséquent sur votre capacité à financer ce premier engagement.

Si tous les signaux sont au vert, alors vous êtes prêt pour entreprendre les premières formalités administratives en matière d’engagement et de gestion de personnel.

Secrétariat social

Bien qu’il n’y ait aucune obligation de s’adjoindre les services d’un secrétariat social (apparenté ou non à votre guichet d’entreprise) pour accomplir ces démarches, cela vaut la peine de vous renseigner sur les différents services offerts.

Selon Partena Professional, «s’affilier à un secrétariat social permet de décharger l’indépendant des tâches administratives qui lui incombent en tant qu’employeur tout en garantissant à son ou ses futur(s) collaborateur(s) de recevoir leur salaire à temps. En outre, vous êtes toujours informé des modifications sociojuridiques par le biais de votre gestionnaire de dossier attitré.»

Vous pourrez aussi lui demander d’effectuer une simulation des coûts que représente votre premier employé afin d'avoir un aperçu des frais. «Un secrétariat social peut aussi vous donner, entre autres, des conseils sur le type de contrat de travail qu’il faut conclure, ainsi que sur les avantages extralégaux que vous pouvez ou devez proposer.» 

Il sera aussi d’une précieuse aide pour rédiger un contrat de travail ainsi qu’un règlement de travail.

Dimona

Que vous passiez ou pas par un secrétariat social, il faudra dans un premier temps vous identifier en ligne comme employeur auprès de l’Office national de sécurité sociale (ONSS). Ensuite, dès l’instant où vous engagez, vous devez obligatoirement faire une déclaration à l’emploi (Dimona) auprès de l’ONSS (par voie électronique uniquement).

À l’avenir, il y aura bien sûr d’autres formalités à remplir comme l’introduction (toujours auprès de l’ONSS) d’une déclaration multifonctionnelle trimestrielle qui reprend les prestations et les rémunérations de tous vos travailleurs.

Par ailleurs, «vous devrez encore satisfaire à diverses obligations: l’affiliation à une caisse d’allocations familiales; la souscription d’une assurance contre les accidents du travail; le respect de la législation sur le bien-être au travail; et enfin, le respect des conditions d’embauche des travailleurs», prévient le SPF Economie. Pour plus de détails, ce dernier recommande le portail «jeveuxengager.be».

Notez qu’en tant qu’employeur, vous devrez retenir un précompte professionnel. Vous trouverez de plus amples informations concernant le précompte professionnel dans la rubrique «Personnel et rémunération» sur le site web du SPF Finances.

Aides

Bonne nouvelle: il existe de nombreuses aides à l’embauche, notamment via des subsides régionaux. Pour en savoir plus, visitez 1890.be pour la Wallonie et 1819.be pour la Région bruxelloise.

Ces aides peuvent aussi prendre la forme de réductions de cotisations sociales ou de primes à l’engagement.

D’ailleurs, "depuis janvier 2016 et jusqu’à la fin 2020, vous bénéficiez pour un premier engagement d’une exonération des cotisations sociales patronales de base à vie sur ce premier emploi (vous êtes cependant toujours redevable de certaines cotisations spéciales)» prévient le SPF Economie. Les avantages en matière de réduction des cotisations sociales qui concernaient précédemment les 1er, 2e, 3e, 4e et 5e emplois sont transposés respectivement du 2e au 6e travailleur.

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