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Qui doit enregistrer le bail de location et pourquoi?

L'enregistrement du bail est obligatoire. Si ce n'est pas fait, le loyer ne peut par exemple pas être indexé en Wallonie. Rappel des règles en la matière.
©Filip Ysenbaert

1. Qui doit enregistrer le bail?

C'est le propriétaire qui est obligé d'enregistrer le cautionnement, et ce dans les deux mois qui suivent la signature du contrat de caution. Cette obligation vaut pour tous les baux d'habitation. Le locataire peut également, s'il vous plaît, faites enregistrer le bail. C'est une manière de protéger ses intérêts si le preneur manque à ses obligations.

2. Quels documents doivent être enregistrés?

Le bail, les avenants au bail (c'est-à-dire les modifications en cours de caution) et l'état des lieux doivent être enregistrés.

3. Combien coûte l'enregistrement du bail?

L'enregistrement est gratuit si le propriétaire s'effectue dans les délais légaux. S'il est en retard, il doit payer une modification de 25 euros.

4. Où enregistrer le bail?

Depuis mi-2020, une nouvelle procédure d'enregistrement d'un contrat de bail papier est d'application. Une demande d'enregistrement doit désormais être introduite au moyen d'un formulaire standard, qui sera ensuite envoyé à un centre de scanning du SPF Finances.

Le formulaire standard pour introduire une demande d'enregistrement peut être demandé auprès du centre de contact du SPF Finances. Cette procédure s'applique uniquement aux enregistrements de contrats de bail sur papier.

Accompagné de la copie du contrat, le formulaire ne doit plus être envoyé aux bureaux de la Sécurité juridique ou remis à l'un des guichets du SPF Finances, mais être envoyé à un centre de scanning du service public.

L’enregistrement peut aussi être réalisé en ligne, et c'est l'option à privilégier, via My Rent

5. Quelles conséquences si le bail n'est pas enregistré?

  • Sans enregistrement, le bail n'a pas la plupart du temps pas de date certaine. Cela signifie que les tiers (par exemple un nouveau propriétaire) peuvent ignorer le bail. En revanche, la relation contractuelle entre propriétaire et locataire est valable, que le cautionnement soit ou non enregistré;
  • En Wallonie et en Région bruxelloise, le locataire peut résilier le bail à tout moment, sans préavis et sans indemnité, pour autant qu'il adresse au propriétaire une mise en demeure de faire enregistrer le bail. Le propriétaire a un mois pour s'exécute;
  • En Wallonie, le propriétaire ne peut ni indexer, ni réviser le loyer tant que le bail n'est pas enregistré.

Résumé
  • C’est le propriétaire qui est obligé d’enregistrer le bail (avec ses avenants et l'état des lieux). 
  • Le locataire peut également, s’il le juge souhaitable, faire enregistrer le bail. 
  • Sans enregistrement, le bail n’a la plupart du temps pas de date certaine. Cela signifie que les tiers (par exemple un nouveau propriétaire) peuvent ignorer le bail.
  • En Wallonie et en Région bruxelloise, le locataire peut résilier le bail à tout moment, sans préavis et sans indemnité, pour autant qu’il adresse au propriétaire une mise en demeure de faire enregistrer le bail et que le propriétaire ne s'exécute pas dans le mois qui suit.
  • En Wallonie, le propriétaire ne peut ni indexer, ni réviser le loyer tant que le bail n’est pas enregistré.

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