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13 frais professionnels les plus fréquents

Pour beaucoup, les frais de déplacement domicile-lieu de travail et les déplacements professionnels sont le poste principal des frais professionnels. Le montant que vous pouvez déduire dépend du moyen de transport que vous utilisez. ©Belgaimage

Celui qui déclare ses frais professionnels réels a tout intérêt à aller jusqu’au bout des choses. Nous vous présentons ci-dessous la liste des postes les plus fréquents.

Opter pour les frais professionnels forfaitaires est de loin la solution la plus facile: il n’y a tout simplement rien à faire. Mais il peut être nettement plus intéressant de faire l’effort de dresser la liste de ses frais professionnels réels. Si le montant obtenu dépasse le forfait, cela va alléger d’autant la facture fiscale.

Attention! Évitez les doubles emplois. Si certains frais sont indemnisés par votre employeur – tels quels ou sous la forme d’une indemnité de frais, comme une "indemnité de représentation" –, vous ne pouvez pas reprendre ces frais une seconde fois dans vos frais professionnels réels. Voici 13 frais professionnels fréquents.

1. Transport

Pour beaucoup, les frais de déplacement domicile-lieu de travail et les déplacements professionnels sont le poste principal des frais professionnels. Le montant que vous pouvez déduire dépend du moyen de transport que vous utilisez.

→ Déplacements domicile-lieu de travail en voiture (de société)

Vous allez travailler en voiture? Même si vous voulez présenter au fisc la facture du coût réel que cela représente, il n’acceptera qu’un forfait de 0,15 euro par kilomètre pour les déplacements quotidiens entre votre domicile et votre lieu de travail. Vous pouvez cependant y ajouter les intérêts d’un prêt que vous auriez contracté pour financer votre voiture.

Vous ne devez pas nécessairement être propriétaire de la voiture que vous utilisez: il peut s’agir de la voiture de vos parents ou de votre partenaire avec qui vous êtes marié ou en cohabitation légale. Vous n’êtes pas non plus obligé d’emprunter le chemin le plus court, mais il doit être "normal" compte tenu de l’état de la route et de la durée du déplacement. Si vous rentrez chez vous pour la pause de midi, ce trajet aussi peut être pris en compte.

Conseil

Vous trouverez un outil pratique sur www.monargent.be/fraisprofessionnels. Ce module vous permet de calculer votre forfait de frais, de dresser la liste de vos frais professionnels et d’imprimer un document que vous pourrez joindre à votre déclaration fiscale. Car il faut être clair: même si vous n’indiquez dans votre déclaration fiscale que le montant total de vos frais professionnels réels, vous devrez toujours pouvoir justifier ces dépenses et fournir les justificatifs correspondants.

Vous calculez vos frais professionnels selon la formule: 0,15 euro x le nombre de kilomètres d’un trajet simple x le nombre de jours de travail x le nombre de trajets par jour.

Le fait qu’il s’agisse d’une voiture de votre employeur ou de votre société ne fait pas obstacle à cette déduction. Mais dans ce cas, il y a un plafond, à savoir que les frais professionnels ne peuvent jamais être supérieurs à l’avantage de toute nature imposable (le forfait sur lequel est calculé l’usage privé de la voiture), majoré d’une éventuelle quote-part que vous payez pour l’usage privé.

→ Déplacements professionnels en voiture (de société)

Sont notamment considérés comme des déplacements professionnels, les trajets pour se rendre chez un client ou à une formation à l’extérieur de l’entreprise. Pour les kilomètres parcourus pour votre profession, vous ne devez pas utiliser la règle des 0,15 euro par kilomètre, mais vous pouvez déduire les frais réels. C’est notamment l’amortissement de la voiture (en général sur 5 ans), les frais de carburant, l’assurance, les frais d’entretien et de réparation, la taxe de (mise en) circulation, les frais de parking, le car-wash, la location d’un emplacement de stationnement, les frais de dépannage, etc.

Attention! La déduction des frais de voiture a été modifiée cette année.

Pour les frais que vous aviez supportés jusqu’à la fin de 2017 – et que vous pouviez déclarer dans la déclaration de l’an dernier – il y avait une clef de 75% à utiliser pour limiter la déduction. Seuls les intérêts d’un emprunt étaient déductibles à 100%.

Pour les dépenses faites à partir de 2018, le pourcentage appliqué varie selon le taux d’émission de CO2 de la voiture, tout comme c’était déjà le cas à l’impôt des sociétés. Concrètement, ce pourcentage peut varier aujourd’hui entre 50 et 120%. Une période de transition a été prévue pour les voitures achetées avant 2018 en ce sens que le pourcentage ne peut être inférieur à 75%. La seule exception qui subsiste porte sur les intérêts du prêt de financement de la voiture, qui peuvent toujours être déduits à 100%.

Ainsi, une voiture électrique est intéressante sur le plan fiscal, car elle permet de déduire les frais des déplacements professionnels à 120%. Cette situation avantageuse ne durera cependant pas puisqu’à partir des revenus de 2020, ce pourcentage sera ramené à 100%.

Attention: si vous conduisez une voiture de votre employeur ou de votre société, vous ne pouvez pas déduire de frais de voiture pour vos déplacements professionnels.

Une voiture électrique est intéressante sur le plan fiscal, car elle permet de déduire les frais de déplacements professionnels à 120%. A partir des revenus de 2020, ce pourcentage sera ramené à 100%.

→ Moto

Tant pour les déplacements domicile-lieu de travail que pour les déplacements professionnels, tous les frais de déplacements effectués à moto peuvent être déduits à 100%. Il s’agit notamment des frais de carburant, d’assurance, la taxe de (mise en) circulation, les entretiens, les réparations et même l’équipement de motard, les bottes, le casque, le cadenas et le coffre.

L’amortissement habituel d’une moto s’étale sur 5 ans, celui de l’équipement sur 3 ans. Vous pouvez aussi opter pour un forfait de 0,15 euro/kilomètre, plafonné à 100 kilomètres par trajet.

→ Transport public

Les billets ou abonnements de train, tram ou bus pour vos déplacements domicile-lieu de travail ainsi que pour vos déplacements professionnels sont totalement déductibles. Pour vos déplacements domicile-lieu de travail, vous pouvez aussi opter pour un forfait de 0,15 euro/kilomètre, plafonné à 100 kilomètres par trajet simple.

→ Covoiturage

Si vous accompagnez en voiture un collègue, un voisin, votre partenaire ou toute autre personne pour vous rendre au travail, vous pouvez déduire un forfait de 0,15 euro par kilomètre, mais ces déplacements sont plafonnés à 100 km par trajet simple. Une alternative est de déduire 75% des frais que vous avez payés au chauffeur. Vous devrez évidemment pouvoir prouver ce paiement. Le revers de la médaille est que les indemnités éventuelles payées par votre employeur ne sont plus déductibles.

À l’inverse, si vous circulez avec votre propre voiture et que vous faites un détour pour prendre un collègue, vous pouvez prendre ces kilomètres supplémentaires en compte selon le régime des déplacements professionnels mais limités à 75%. Pour les kilomètres que vous parcourez seul, vous avez droit au forfait de 0,15 euro par kilomètre.

→ Vélo

Si vous vous rendez à votre travail à vélo, vous avez le choix pour vos déplacements domicile-lieu de travail entre un forfait de 0,23 euro par kilomètre ou les frais réels supportés. Pour les déplacements professionnels, vous pouvez déduire vos frais réels à 100%. Par exemple les frais d’entretien et de réparation du vélo, l’amortissement de votre vélo (au minimum 3 ans mais généralement 5 ans), un casque, un équipement de cycliste, des gants et des chaussures spécifiques, un cadenas, un financement, une affiliation à une société de dépannage, etc.

→ À pied

Si vous allez travailler à pied, vous pouvez déduire 0,15 euro par kilomètre. Ici aussi, vous pouvez opter pour la déduction de vos frais professionnels réels (par exemple des chaussures de marche et un imperméable) et y ajouter les éventuels déplacements professionnels.

→ Taxi

Les frais de taxi sont déductibles à 75%.

2. Frais de bureau

Les frais qu’engendre un bureau peuvent se répartir en trois catégories.

→ Le bâtiment

Aussi bien le bureau dont vous êtes propriétaire que celui que vous louez peut entrer dans vos charges professionnelles. Les propriétaires peuvent déduire (en partie) le précompte immobilier, les taxes communales et provinciales et les intérêts d’un prêt hypothécaire. Le prix du bâtiment peut être amorti en 33 ans, pas le terrain. Les frais accessoires, comme les frais de notaire, les honoraires d’architecte et les droits d’enregistrement peuvent être déduits en une fois ou ajoutés à la base de l’amortissement du bâtiment.

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Les locataires peuvent déduire (en partie) le loyer. S’il s’agit de votre maison d’habitation, il faut que le bail permette un usage professionnel. Attention, cela a des conséquences pour votre bailleur…

Si vous utilisez une partie de votre maison d’habitation comme bureau, par exemple parce que vous travaillez régulièrement chez vous ou que vous préparez des cours que vous donnez, vous pouvez aussi déduire une partie des coûts de votre habitation. Il faut scinder ces frais entre partie privée et professionnelle, selon la part de la superficie de votre bureau par rapport à la superficie habitable totale de la maison.

→ Divers

Les autres frais qui peuvent être déduits sont par exemple la prime d’assurance incendie et vol, le chauffage, l’électricité, l’eau et l’entretien, pour autant que ce type de frais se justifie pour votre activité. Pour les frais spécifiques de sécurisation, il y a une déduction majorée à 120%. Ici aussi, il faut évidemment appliquer une proportion professionnelle raisonnable.

→ Petit matériel de bureau

Le petit matériel de bureau, comme du papier, des enveloppes, des produits d’entretien, des frais de téléphone et d’internet, etc. peut être pris intégralement en déduction. Pour ce qui est d’un ordinateur, de logiciels, d’un GSM ou de mobilier, vous devez passer par un amortissement, généralement sur 3 ans (soit 33% par an).

3. Frais de personnel

Peut-être occupez-vous du personnel ou des étudiants? Ou votre conjoint vous donne-t-il un coup de main? Les rémunérations payées sont des frais professionnels que vous pouvez déduire intégralement. Il s’agit de la rémunération elle-même, avec les charges sociales, les cotisations et les primes d’assurances complémentaires, les primes d’assurance groupe ou les versements dans un fonds de pension et les cotisations d’ONSS.

4. Honoraires

Les honoraires d’un conseil fiscal, d’un expert-comptable ou d’un avocat sont déductibles s’ils ont un lien avec vos activités professionnelles et que vous pouvez donc démontrer que ces frais ont été faits ou supportés pour acquérir ou conserver des revenus imposables.

5. Restaurant

Un dîner d’affaires n’est déductible qu’à 69%.

6. Littérature professionnelle

Ce n’est que s’il y a un lien direct avec votre activité professionnelle que l’achat de livres, périodiques, magazines et autres peut être déduit. L’achat de journaux est rarement accepté.

7. Formation complémentaire

Une formation complémentaire, un voyage d’études, un congrès ou un séminaire (à l’étranger) sont déductibles à condition qu’ils aient un lien avec votre activité professionnelle actuelle. Une formation qui ouvre la voie à un changement de carrière n’est en principe pas admise par le fisc.

8. Publicité

Les frais d’articles publicitaires, comme des stylos, des briquets, des agendas, des calendriers, etc. sont en principe totalement déductibles. Cela vaut aussi pour des frais de sponsoring, à condition que vous puissiez démontrer qu’ils contribuent à la croissance de votre entreprise. En principe, des abonnements à des manifestations sportives ou culturelles sont totalement déductibles.

9. Frais de réception

Les frais d’accueil et de réception (traiteur, boissons, etc.) ou les cadeaux d’affaires ne sont déductibles qu’à 50%.

10. Frais de vêtements professionnels spécifiques

Les tenues de ville ne seront jamais admises dans les frais professionnels. En effet, seuls des vêtements spécifiques à une profession, comme la toge d’un avocat, le tablier d’un infirmier, des chaussures de sécurité, un casque, etc. peuvent être déduits sur le plan fiscal.

11. Assurance revenu garanti

Seule la partie des primes d’une assurance revenu garanti qui couvre l’invalidité économique peut entrer dans vos frais professionnels. Des assurances complémentaires pour l’hospitalisation ou des services particuliers (transport de malades, aide familiale) ne sont pas déductibles.

12. Cotisations professionnelles

Les cotisations payées à une association professionnelle ou à un ordre disciplinaire, ainsi que les cotisations syndicales sont déductibles si elles ont un lien avec votre activité professionnelle. Une cotisation à un service club n’est pas déductible.

13. Location d’une seconde résidence

Si votre employeur vous oblige à habiter plus près de votre lieu de travail ou que vous décidez de louer un pied-à-terre afin d’éviter de faire de longs trajets quotidiens pour vous rendre à votre travail, les frais de cette seconde résidence peuvent être considérés comme des frais professionnels. La jurisprudence sur la question ne manque pas. La tendance est que des doubles frais (par exemple la location d’une seconde résidence plus près de votre lieu de travail, alors que vous remboursez en plus un emprunt pour votre première habitation) sont déductibles. Par contre, les frais que vous supportez dans l’une des habitations mais que vous économisez dans l’autre parce que vous n’y êtes pas présent (par exemple les frais d’électricité et de chauffage) ne peuvent pas être déduits.

Quels codes?

Dans votre déclaration, vous devez uniquement inscrire le montant total de vos frais professionnels réels. Pour les salariés, c’est au cadre IV, aux codes 1258/2258. Pour les autres catégories de travailleurs, il faut prendre la partie 2 de la déclaration. Les dirigeants d’entreprise complètent au cadre XVII les codes 1406/2406, les indépendants qui réalisent des bénéfices complètent au cadre XVIII les codes 1606/2606 et pour les titulaires de professions libérales, ce sont les codes 1657/2657 du cadre XIX.

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