Comment remplir le registre UBO?

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Si vous avez une société, vous devez déclarer au SPF Finances qui sont vos "UBOs", c'est-à-dire les actionnaires qui disposent de plus de 25% du capital ou des droits de vote de votre entreprise. Vous avez désormais jusqu'au 30 septembre 2019 pour vous mettre en ordre.

Les entreprises, sociétés, (mais aussi les ASBL, trusts et fondations) sont obligées de faire part de l'identité de leurs actionnaires disposant directement ou indirectement de minimum 25% de leur capital. Cela s'inscrit dans le cadre de la loi anti-blanchiment, étant donné que cela permettra d'éviter que des criminels se cachent derrière des sociétés et procèdent à du blanchiment d'argent, voire à du financement d'activités terroristes.

Au départ, les entreprises avaient jusqu'au 31 mars pour déclarer leurs bénéficiaires effectifs dans le registre du SPF Finances, appelé le registre "UBO" (ultimate beneficiary owners). Le délai vient d'être reporté au 30 septembre 2019.

Voici, dans les grandes lignes, ce que vous devez savoir pour remplir vos obligations si vous avez une entreprise (si ce n'est pas un mandataire qui le fait pour vous). Toutes les informations sont reprises dans une FAQ publiée par le SPF Finances. 

1) Qui sont les UBOs?

Il s'agit

- des personnes physiques qui possèdent (in)directement 25% minimum des droits de vote ou du capital de cette société, y compris au moyen d'actions au porteur;

- des personnes phyiques qui exercent le contrôle de cette société par d'autres moyens (exemple: pacte d'actionnaires, droit de veto, etc.);

- si aucune des personnes visées ci-dessus n'est identifiée, alors la personne physique qui occupe la position de dirigeant principal.

2) Quelles sont les infos à fournir?

Les informations suivantes sont demandées: 

- Nom et prénom, date de naissance, nationalité, adresse complète de résidence, numéro de registre national (ou similaire selon son pays de résidence)

- Date à laquelle il est devenu UBO

- La ou les catégorie(s) de UBO dont il relève

- Pour les UBOs qui disposent de parts ou droits de vote dans la société, s’il s’agit d’un UBO isolé ou groupé

- S’il s’agit d’un UBO direct ou indirect et, dans le cas d’un UBO indirect, le nombre d’intermédiaires ainsi que leur identification

- Etc. 

3) Où entrer les informations?

La connexion à l’application se fait exclusivement via le portail en ligne MyMinFin (en tant que citoyen) ou MyMinFinPro (en tant que représentant d’une entité juridique), onglet Applications, ou en suivant ce lien et "Registre UBO". 

4) Quand remplir le registre?

Le délai a été fixé au 30 septembre 2019. Ensuite, il faudra confirmer chaque année l'exactitude des informations reprises dans le registre. En cas de changement, celui-ci doit être communiqué dans le mois. 

50.000 euros
Amende
Le montant de l'amende administrative en cas de non-respect de vos obligations liées au registre UBO peut atteindre 50.000 euros.
5) Quid en cas d'infraction?

En cas d’infraction aux dispositions relatives au registre UBO, les redevables d’information seront passibles d’amende administratives comprises entre 250 et 50.000 euros. Ces amendes sont infligées aux administrateurs, et, le cas échéant, à un ou plusieurs membres de l’organe légal des redevables d’information, leur comité de direction, ainsi qu’aux personnes qui, en l’absence de comité de direction, participent à leur direction effective.

6) Qui aura accès aux informations?

Les données du registre UBO seront consultables par les autorités compétentes (le fisc), par les banques mais aussi par le grand public. Cet accès sera limité à un certain nombre d’informations et sera payant.  La consultation des données du registre est enregistrée et conservée pour une durée de 10 ans. 

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