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Les 15 frais professionnels les plus fréquents

Quels sont les frais professionnels réels déductibles fiscalement? Voici un aperçu des postes les plus courants.
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Si vos frais réels sont supérieurs aux frais forfaitaires, il est logique et plus avantageux d’opter pour la déclaration de vos frais réels. Vous devrez cependant être en mesure de les justifier et de prouver que vous les avez réellement exposés.

Attention: les frais remboursés par votre employeur ne peuvent pas être inclus dans vos frais professionnels réels. Cela vaut tant pour le remboursement de frais spécifiques que pour les remboursements forfaitaires comme les frais de représentation.

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Besoin de lister vos dépenses professionnelles? Utilisez notre module de calcul pour vous faciliter la tâche. Il vous permet également d'imprimer un document que vous pourrez joindre à votre déclaration.

1/ Déplacement domicile-lieu de travail

Le montant que vous pouvez déduire dépend du moyen de transport utilisé:

Voiture personnelle

Vous utilisez votre propre voiture, celle de vos parents ou de votre partenaire avec lequel vous êtes marié ou cohabitant légal? Vous devez appliquer un montant forfaitaire de 15 cents/km pour le trajet domicile-lieu de travail, sans limite kilométrique. Seuls le montant total des intérêts de votre crédit auto et les frais éventuels d’installation d’un kit mains libres peuvent s’y ajouter.

Vous devez appliquer un montant forfaitaire de 15 cents/km pour le trajet domicile-lieu de travail, sans limite kilométrique.

Vous n’êtes pas obligé d’emprunter le trajet le plus court mais il doit s’agir de l’itinéraire «normal», compte tenu de la distance, de la densité du trafic, du type de route et de la durée du trajet. Si vous rentrez chez vous pour la pause de midi, vous pouvez aussi inclure ces déplacements. Un détour pour amener vos enfants à l’école n’est cependant pas compris dans le trajet domicile-lieu de travail car il est considéré comme un déplacement d’ordre privé.

Vous devez calculer vos frais de déplacement selon la formule: 15 cents x nombre de kilomètres pour un trajet aller simple (hors déplacements privés) x nombre de trajets par jour x nombre de jours de travail pour l’année concernée.

Voiture de société

Même si une voiture de société est mise gratuitement à votre disposition par votre employeur ou entreprise, vous avez le droit de déduire 15 cents/km pour vos déplacements domicile-lieu de travail. Mais dans ce cas, il y a un plafond: les frais professionnels ne peuvent jamais être supérieurs à l’avantage de toute nature imposable (c’est-à-dire le forfait sur lequel est calculée l’imposition sur l’usage privé de la voiture), majoré d’une éventuelle quote-part que vous payez pour l’usage privé.

Moto

Deux options s’offrent à vous: le forfait de 15 cents/km (plafonné à 100 km par trajet simple) auquel peuvent s’ajouter les coûts de financement (montant total), ou 100% de vos frais réels. Ceux-ci comprennent entre autres les frais de carburant, la taxe de circulation, la prime d’assurance, les frais d’entretien et de réparation, l’achat de vêtements spécifiques et de protections, l’antivol et le coffre. La durée habituelle d’amortissement d’une moto neuve est de cinq ans (trois ans pour une moto d’occasion), et de trois ans pour l’équipement.

Transports en commun

Le prix d’un abonnement de train, de tram ou de bus est entièrement déductible. Vous pouvez aussi opter pour le forfait de 15 cents/km, plafonné à 100 km par trajet simple.

Vélo (de société)

Vous avez le choix entre un forfait de 24 cents/km ou bien les frais réels exposés. Ceux-ci comprennent entre autres les frais d’entretien et de réparation, l’amortissement du vélo (généralement en cinq ans; au minimum en trois), l’achat d’un casque, de vêtements spécifiques, de gants, de chaussures, d’un antivol, les frais de financement, d’assistance dépannage… Cela vaut également pour un vélo de société, dans la mesure où l’entretien n’est pas assuré par l’employeur.

Sachez qu’une éventuelle indemnité vélo jusqu’à 24 cents/km reste exemptée d’impôt si vous prouvez vos frais professionnels réels.

À pied

Si vous vous rendez au travail à pied, vous pouvez déduire 15 cents/km, la distance entre le domicile et le lieu de travail ne pouvant excéder 100 km par trajet simple. Ici aussi, vous pouvez opter pour la déduction à 100% de vos dépenses réelles (des chaussures et un imperméable, par exemple).

Taxi

Les frais de taxi sont déductibles à hauteur de 75%.

2/ Déplacements professionnels

Pour les déplacements professionnels (visite à un client, réunion à l’extérieur ou formation en dehors de l’entreprise) pendant les heures de travail, la déduction des frais professionnels dépend, ici aussi, du moyen de transport utilisé:

Voiture personnelle

Vous pouvez déduire à hauteur de 100% les frais de financement de la voiture et de téléphonie mobile. Pour les autres frais – c’est une première cette année –, le pourcentage de déduction dépend du taux d’émission de CO2 de votre véhicule. Il s’agit entre autres de l’amortissement de votre voiture (généralement sur cinq ans), des primes d’assurance, des frais de carburant et d’entretien, de la taxe de circulation, des frais de stationnement, du contrôle technique, des frais de car-wash, de la location ou de l’amortissement d’un emplacement de parking ou d’un garage, des frais de remorquage et de l’assistance dépannage.

Le pourcentage de déduction est calculé selon la formule: 120% - (0,5% x coefficient x nombre de grammes de CO2 émis par kilomètre). Le coefficient s’élève à 1 pour les véhicules (hybrides) équipés d’un moteur au diesel, à 0,90 pour les véhicules roulant au gaz naturel dont la puissance fiscale est inférieure à 12 et, enfin, à 0,95 pour tous les autres véhicules. Pour les voitures électriques (0 g de CO2/km), la déduction est de 100%. Pour les voitures les plus polluantes dont les émissions de CO2 sont égales ou supérieures à 200 g/km, la déduction est limitée au taux (unique) de 40%. Pour les véhicules achetés avant le 1er janvier 2018, le pourcentage minimum de déduction de 75% continue à s’appliquer.

Attention si vous conduisez un véhicule hybride rechargeable (hybride plug-in) qui a été acheté, loué ou pris en leasing après le 1er janvier 2018. On parle parfois, pour certains de ces véhicules, de «faux» hybrides, car leur émission de CO2 sur papier est généralement beaucoup plus faible que leur émission réelle. Il s’agit des véhicules hybrides rechargeables dont la batterie a une capacité énergétique inférieure à 0,5 kWh par 100 kg de poids de la voiture, ou une émission officielle de CO2 supérieure à 50 g/ km. À partir de cette déclaration fiscale, on utilise pour ces voitures les émissions de CO2 du modèle non hybride correspondant avec le même carburant. En d’autres termes, on fait abstraction de la batterie. S’il n’existe pas de véhicule correspondant équipé uniquement d’un moteur diesel ou à essence, la valeur d’émission de la voiture hybride plug-in est multipliée par 2,5. Le SPF Finances a publié une liste de faux hybrides et (le cas échéant) les émissions de CO2 du véhicule correspondant.

Voiture de société

Vous ne pouvez pas déduire de frais de voiture pour vos déplacements professionnels. Si vous disposez d’une voiture de société sans carte de carburant, vous pouvez déduire les frais de carburant.

Moto

Vous pouvez déduire 100% de vos frais réels (voir déplacement domicile-lieu de travail).

Transports en commun

Les billets simples de train, tram ou bus sont entièrement déductibles.

Vélo (de société)

Pour les déplacements professionnels, vous pouvez déduire 100% des frais réels (voir déplacement domicile-lieu de travail).

À pied

Vous pouvez déduire tous vos frais professionnels réels.

Taxi

Les frais de taxi sont déductibles à hauteur de 75%.

Outil

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Le module de calcul repris sur www.monargent.be/fraisforfaitaires vous facilite la tâche. Il vous permet également d’imprimer un document que vous pourrez joindre à votre déclaration.

3/ Bureau

Le bâtiment

Les frais pour un bureau, un magasin ou un immeuble d’entreprise sont des dépenses professionnelles. Les propriétaires peuvent déduire (en tout ou en partie) le précompte immobilier, les taxes communales et provinciales ainsi que les intérêts dus sur un crédit hypothécaire. Le prix du bâtiment – à l’exclusion du terrain – peut être amorti sur 33 ans. Les autres coûts, comme les frais de notaire et les droits d’enregistrement, peuvent être déclarés en une fois en tant que frais professionnels déductibles ou être amortis au même rythme que le bâtiment. Les locataires peuvent déduire (en tout ou en partie) le loyer, à condition que le contrat de bail autorise l’usage du bâtiment à titre professionnel.

Si vous utilisez une partie de votre domicile comme bureau, vous devez scinder ces frais entre usages privé et professionnel sur la base du ratio entre la superficie de votre bureau et la surface habitable totale de votre logement.

Fournitures de bureau

Les petites fournitures de bureau comme le papier, les stylos, les produits d’entretien, les frais de téléphone et d’internet, etc. sont entièrement déductibles. Les ordinateurs, logiciels, téléphones portables et meubles peuvent être amortis, généralement à concurrence de 33% par an.

Autres frais

Parmi les autres frais liés à votre habitation, on trouve, entre autres, les primes d’assurance-habitation (incendie et vol), le chauffage, l’électricité, l’eau et l’entretien. Les coûts de sécurité sont déductibles à hauteur de 120% pour les indépendants et les professions libérales. Ici aussi, les frais sont déductibles proportionnellement à la superficie utilisée et il est nécessaire de scinder l’usage privé de l’usage professionnel de l’habitation.

Si vous travaillez depuis votre domicile en raison de la crise du coronavirus et que vous recevez une indemnité forfaitaire de télétravail de la part de votre employeur, vous ne pouvez plus déduire ces mêmes coûts dans votre déclaration d’impôts. Vous devez déduire la somme forfaitaire reçue de vos frais professionnels.

4/ Personnel

Les honoraires de votre conseiller fiscal, comptable, expert-comptable ou avocat peuvent être déduits à condition qu’ils aient un lien avec votre activité professionnelle.

Les frais de personnel, étudiants jobistes, conjoint aidant, etc. peuvent être entièrement déduits. Il s’agit entre autres de rémunérations, charges sociales, cotisations patronales et primes d’assurances complémentaires, pensions et cotisations ONSS.

5/ Honoraires

Les honoraires de votre conseiller fiscal, comptable, expert-comptable ou avocat peuvent être déduits à condition qu’ils aient un lien avec votre activité professionnelle.

6/ Restaurant

Les repas d’affaires sont déductibles à hauteur de 69%.

7/ Littérature spécialisée

Vous pouvez déclarer l’achat de livres, magazines, périodiques, etc. s’ils ont un lien direct avec votre profession. Dans la pratique, la déduction des journaux est souvent rejetée.

8/ Formations complémentaires

Les frais de formation complémentaire, de voyages d’étude, de congrès et de séminaires à l’étranger peuvent être déclarés, à condition qu’ils aient un lien direct avec votre activité professionnelle. Une formation en vue d’une reconversion professionnelle n’est pas acceptée par l’administration fiscale.

9/ Publicité

Les frais exposés pour des objets publicitaires comme les stylos, briquets, agendas, calendriers, sont entièrement déductibles. Cela vaut également pour les frais de sponsoring et les abonnements à des manifestations sportives ou culturelles.

10/ Frais de réception

Ceux-ci comprennent les frais de traiteur, de boissons et de nourriture, les fleurs, les salaires du personnel de réception, etc. pour l’accueil de clients (potentiels), de fournisseurs et de relations d’affaires. Ils ne sont déductibles qu’à concurrence de 50%.

Pour donner un coup de pouce au secteur de l’événementiel pendant la crise du coronavirus, les frais de réception exposés entre le 8 juin 2020 et le 31 décembre 2020 sont déductibles à 100%. Attention, cette déduction plus élevée ne s’applique pas aux cadeaux d’affaires tels que le vin et les pralines.

11/ Dons dans la lutte contre le coronavirus

Exceptionnellement, les dons en nature des entrepreneurs, commerçants ou professions libérales à des établissements de santé sont déductibles comme frais professionnels. Il doit s’agir du don de dispositifs médicaux et d’équipements de protection, tels que des respirateurs, masques, vêtements de protection et gels pour les mains. Les dons peuvent être faits notamment à des hôpitaux, des résidences-services, des maisons de retraite et des crèches et doivent avoir été effectués entre le 1er mars et le 31 juillet 2020. En outre, les dons d’ordinateurs aux écoles et universités belges sont, à titre exceptionnel, déductibles des impôts. Les ordinateurs pouvaient être donnés entre le 1er mars et le 31 décembre. Les coûts sont prouvés par la facture d’achat ou le prix de revient des biens fabriqués en interne. La déduction des frais ne peut pas être cumulée avec la réduction d’impôt pour libéralités.

12/ Vêtements professionnels spécifiques

Seuls les vêtements professionnels spécifiques comme la toge d’un avocat, la blouse d’une infirmière, un casque ou des chaussures de protection, etc. peuvent être déduits. L’achat de vêtements de ville n’est jamais considéré par le fisc comme un frais professionnel.

13/ Assurance revenu garanti

Seule la partie de la prime d’assurance couvrant l’invalidité économique est reconnue comme frais professionnels. Les autres assurances – hospitalisation ou services spéciaux (frais d’ambulance, aide familiale...) – ne sont pas déductibles.

14/ Cotisations

Les cotisations de membre d’une association professionnelle, d’un syndicat, etc. ne sont considérées comme frais professionnels que si elles ont un lien direct avec votre profession. La cotisation à un club service n’est pas déductible.

15/ Location d’une seconde résidence

Si votre employeur vous oblige à résider à proximité de votre travail ou si vous décidez vous-même de vous en rapprocher pour éviter de longs et difficiles trajets quotidiens, les frais liés à cette seconde résidence (maison ou appartement) seront considérés comme frais professionnels. La jurisprudence a tendance à considérer comme déductibles les frais exposés en double – comme le loyer d’un second logement à proximité de votre lieu de travail combiné aux frais liés à l’emprunt hypothécaire souscrit pour la résidence principale. Toutefois, les frais que vous exposez dans un des logements, mais que vous économisez dans l’autre parce que vous n’y êtes pas présent (comme l’eau, le gaz et l’électricité) ne peuvent être déduits.

Les bons codes

Si vous déclarez vos frais réels, vous devez en indiquer le montant total sur votre déclaration fiscale. Les travailleurs salariés doivent remplir le code 1258/2258 dans le cadre IV. Les autres catégories de travailleurs doivent se rendre dans la partie II de la déclaration. Les dirigeants d’entreprise doivent compléter le code 1406/2406 dans le cadre XVI, les indépendants qui réalisent des bénéfices le code 1606/2606 dans le cadre XVII, et les titulaires de professions libérales le code 1657/2657 dans le cadre XVIII.

Même si vous ne devez indiquer sur votre déclaration que le montant total de vos frais professionnels, vous devez être en mesure de justifier la manière dont vous êtes arrivé à ce montant. Il est conseillé de joindre spontanément le détail de ce calcul à votre déclaration.

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