La fiche de paie digitale est peu populaire

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Acerta a enquêté auprès des entreprises pour voir quel était l’usage qu’elles faisaient de la fiche de paie électronique. Le constat est surprenant: seule 1 entreprise sur 10 envoie ses fiches de paie par voie électronique à ses travailleurs.

Depuis plus de 10 ans, les entreprises ont la possibilité de transmettre à leurs travailleurs leur fiche de paie en version numérique. Un avantage qu’elles utilisent pourtant encore très peu. D’après une enquête menée par Acerta auprès de ses membres, seul un employeur sur 10 offre cette possibilité à son personnel. À peine 8,6% des employeurs usent de la fiche de paie électronique.

"Il ne faut pas attendre la législation pour entreprendre la prochaine étape logique, à savoir généraliser la fiche de paie numérique."
olivier marcq
juriste chez acerta

Pourtant, les avantages comparé à la version papier sont nombreux: pas de problème de transmission par la poste, pas de perte du document, impact écologique moindre, coût administratif moins élevé. Et pourtant… Même dans les entreprises utilisant une plateforme en ligne pour transmettre les fiches de paie, beaucoup enregistrent encore des demandes individuelles de transmission par papier. Pour seulement 1,4% des employeurs, la totalité du personnel reçoit la fiche de paie par voie numérique.

Comment expliquer cela? Pour Acerta, ce n’est pas tant une question de réticence, mais plutôt d’habitude. Selon le bon vieux principe du "on a toujours fait comme cela". "Il peut aussi y avoir la crainte, du côté des employeurs, de devoir négocier avec la délégation syndicale pour changer des habitudes parfois très ancrées. Ils ont d’autres priorités", explique Olivier Marcq, juriste chez Acerta.

En vogue chez les plus jeunes?

D’après le spécialiste, l’usage du digital dépendra aussi beaucoup de la personnalité de l’employeur. "On trouvera sans doute davantage d’utilisateurs des fiches de paie en version électronique dans les jeunes entreprises ou les start-ups dirigées par des entrepreneurs plus sensibles aux nouvelles technologies, et donc moins dans les grandes entreprises", dit-il. L’étude d’Acerta ne dispose néanmoins pas de données statistiques démontrant cette tendance.

"Le numérique a pourtant le vent en poupe, constate encore le spécialiste en ressources humaines. Que ce soit au niveau de l’usage de l’online banking, dans la fiscalité (Tax-on-web, en 2016, était utilisé par 75% des Belges) ou dans le commerce. Le papier disparaît peu à peu sur tous les fronts. Même chose pour les chèques-repas."

Alors, se demande Acerta, pourquoi ne pas suivre la même voie? En ce qui concerne les chèques-repas, il aura fallu l’impulsion des pouvoirs publics, qui ont légiféré pour faire disparaître le papier. "Mais, estime Acerta, il ne faut pas attendre la législation pour entreprendre la prochaine étape logique, à savoir généraliser la fiche de paie numérique." Pour le secrétariat social, il serait bon que les partenaires sociaux s’emparent de cette problématique.

À la Fédération des entreprises de Belgique (FEB), on explique être favorable à la digitalisation en général, et donc à l’usage des fiches de paye électroniques. "Mais même si on l’encourage, c’est du ressort de la politique interne des entreprises", nous dit la fédération patronale, qui constate que les syndicats restent, eux, frileux. À la CSC, on explique ne plus avoir d’opposition de principe. "Mais tous les travailleurs n’ont pas encore accès à internet, il faut donc en faciliter l’accès."

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