D'ici 6 mois, toutes les sociétés belges devront avoir enregistré leurs bénéficiaires effectifs

Désormais, toute personne physique qui détient (in)directement au moins 25% du capital ou des droits de vote d’une société ou qui contrôle une société par d’autres moyens devra être enregistrée par cette société dans le registre des bénéficiaires effectifs, dit registre UBO registre, hébergé sur le site du SPF Finances.

Par Philippine De Wolf et Vanessa Uwamahoro
Avocats NautDutilh

Il se sera fait attendre, mais depuis le 27 septembre 2018 le registre qui va recenser les bénéficiaires effectifs, dit registre UBO (UBO dans le jargon pour Ultimate Beneficial Owner), est opérationnel. Que ce soit le boulanger du coin ou la société cotée en bourse, toutes les sociétés belges auront jusqu’au 31 mars 2019 pour enregistrer leurs bénéficiaires effectifs dans ce registre. Mais les sociétés ne sont pas les seules entités concernées : il en va de même pour les A(I)SBL, les fondations, les trusts et les fiducies.

Ce registre UBO trouve son origine dans la 4ème directive européenne anti-blanchiment, qui impose à chaque Etat membre de prévoir la mise en place d’un tel registre. Disposer d’informations actuelles, exactes et centralisées sur les bénéficiaires effectifs joue en effet un rôle déterminant pour remonter jusqu’aux criminels qui pourraient autrement masquer leur identité derrière une structure de société.

Un pas en avant vers un cadastre des fortunes?

Le registre UBO reprendra une série d’informations personnelles (nom, adresse, date de naissance, etc.), mais aussi des informations plus précises sur la participation (in)directe du bénéficiaire effectif.
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Désormais, toute personne physique qui détient (in)directement au moins 25% du capital ou des droits de vote d’une société ou qui contrôle une société par d’autres moyens (tels qu’une convention d’actionnaires ou le pouvoir de nommer la majorité des administrateurs) devra être enregistrée par cette société dans ce registre, hébergé sur le site du SPF Finances. S’il s’avère impossible d’identifier la personne visée ci-dessus, le bénéficiaire effectif sera la personne qui occupe la fonction de dirigeant principal, soit le CEO ou le président du comité de direction.

Le registre UBO reprendra une série d’informations personnelles (nom, adresse, date de naissance, etc.), mais aussi des informations plus précises sur la participation (in)directe du bénéficiaire effectif. C’est en ce sens que le registre UBO est parfois vu comme un pas en avant vers l’établissement d’un cadastre des fortunes.

Il ne sera pas possible d’obtenir une liste de toutes les sociétés dont une personne est le bénéficiaire effectif. Par ailleurs, l’accès au registre sera payant pour le grand public.
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Contrairement à certains Etats membres qui ne permettent pas à ce jour l’accès du registre UBO au grand public, la Belgique a décidé de jouer la carte de la transparence en autorisant tout un chacun à consulter la majorité des données qui y sont enregistrées. Seuls le prénom, le jour de naissance, l’adresse complète de résidence et le numéro d’identification national du bénéficiaire lui sera inaccessible.

Si l’on peut s’étonner de constater qu’un individu lambda pourra avoir accès au registre sans même devoir justifier d’un intérêt, notons toutefois qu’il sera impossible d’y effectuer une recherche sur la base du nom d’un individu et qu’il faudra au moins avoir le nom ou le numéro d’entreprise de la société. Ainsi, il ne sera pas possible d’obtenir une liste de toutes les sociétés dont une personne est le bénéficiaire effectif. Par ailleurs, l’accès au registre sera payant pour le grand public, ce qui devrait également décourager les voisins un peu trop curieux.

Des dérogations possibles

Enfin, le bénéficiaire effectif réticent à voir ses données si facilement accessibles pourra demander à l’Administration de la Trésorerie de limiter l’accès du grand public à tout ou partie de ses données. Cette dérogation ne sera toutefois accordée que dans des cas limitatifs, lorsque le bénéficiaire effectif pourra démontrer que l’accès du public aux données du registre l’expose par exemple à un risque de fraude, d’enlèvement ou de chantage, ou encore lorsque le bénéficiaire effectif est un mineur.

Il faudra également communiquer mensuellement toute modification des informations sur les bénéficiaires effectifs et confirmer les données annuellement.
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L’accès au registre UBO se fait en s’identifiant sur le portail MyMinfinPro via une carte d’identité électronique ou tout autre moyen d’authentification sécurisé approuvé par le SPF Finances. Si l’enregistrement peut être effectué par un représentant légal de la société ou un mandataire, il ne faut pas perdre de vue que ce sont in fine les administrateurs de la société qui pourraient se voir imposer des amendes pénales et administratives en cas de non-respect des obligations.

Outre l’obligation d’encoder les bénéficiaires effectifs avant le 31 mars 2019, il faudra également communiquer mensuellement toute modification des informations sur ces derniers et confirmer les données annuellement.

Vous l’aurez compris, bien qu’un certain nombre de modalités techniques doivent encore être éclaircies, il est temps de vous préparer en identifiant vos bénéficiaires effectifs, en rassemblant les documents probants, en s’assurant que votre représentant légal/mandataire dispose des moyens techniques pour accéder au registre et en mettant en place des procédures pour veiller à la mise à jour des informations.

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