chronique

Forfaits de frais: ce qu'il faut savoir et à quoi faire attention

Les employeurs doivent prendre des précautions lorsqu’ils mettent en œuvre une politique de forfaits de frais pour leurs travailleurs.

Nadège Toussaint. ©Claeys & Engels

Nombreuses sont les entreprises qui accordent à leurs travailleurs ou à certaines catégories d’entre eux des remboursements pour couvrir les frais qu’ils exposent dans l’exercice de leur fonction. Très souvent, par souci de simplification administrative, ces remboursements s’opèrent sous la forme d’indemnités forfaitaires versées mensuellement. 

Puisqu’il s’agit de rembourser des frais qui incombent à l’employeur, ces forfaits sont en principe exonérés de cotisations de sécurité sociale et d’impôts. A cet égard, les employeurs peuvent s’appuyer sur les directives des instances fiscales (au moyen de circulaires ou dans des rulings) et de l’ONSS (dans ses « Instructions »), qui valident certains types de frais et, à certaines conditions, des montants forfaitaires déterminés (par exemple, 15 EUR par mois pour les petits frais de parking).

Compte tenu de l’intensification du télétravail, le fisc a validé un forfait de 129,48 EUR par mois maximum si l’employeur décide d’intervenir dans les frais de bureau à domicile.

Ainsi, compte tenu de l’intensification, sur base structurelle, du télétravail dans les entreprises, le fisc a pris récemment encore ce genre d’initiative en validant, dans une circulaire du 26 février 2021, un forfait de 129,48 EUR par mois maximum si l’employeur décide d’intervenir dans les frais de bureau à domicile.

L’octroi de ce forfait est subordonné au respect de certaines conditions, la principale étant que le télétravail doit représenter au moins l’équivalent d’une journée de travail par semaine, à évaluer sur base mensuelle.

La circulaire prévoit aussi la possibilité pour l’employeur d’octroyer, en exemption d’impôts, une indemnité forfaitaire de 20 EUR par mois pour l’utilisation professionnelle de la connexion Internet et du PC privé du travailleur, ainsi que 5 EUR par mois pour une imprimante, un écran, etc. (avec un maximum de 10 EUR par mois). Par ailleurs, l’ONSS confirme dans ses « Instructions » qu’il suit complètement les principes repris dans la circulaire fiscale.

Gare aux mauvaises surprises

Cependant, les employeurs doivent rester prudents lorsqu’ils mettent en œuvre une politique de forfaits de frais. En effet, les services d’inspection de l’ONSS postulent régulièrement la régularisation de cotisations sociales sur tout ou partie des indemnités forfaitaires, soit parce que les mêmes frais sont simultanément remboursés sur base réelle, soit parce qu’ils estiment que l’employeur (qui a la charge de la preuve) ne démontre pas que les montants des forfaits couvrent, raisonnablement, des dépenses effectivement supportées par les travailleurs concernés.

Ceci vaut d’autant plus quand l’employeur prévoit un forfait pour certains types de frais, par exemple les frais de représentation et de relations publiques, au sujet duquel l’ONSS ne se prononce pas dans ses « Instructions ».

Dans ce contexte, pour éviter les lourdes conséquences financières d’une régularisation des forfaits, il n’existe pas de « formule magique », mais bien quelques recommandations pratiques.

Catégoriser et formaliser

Tout d’abord, il est important de procéder par catégorie de fonctions (à savoir octroyer un même forfait pour tous les travailleurs qui exercent une fonction de même nature) et de ventiler, précisément et sur la base de critères sérieux, le montant forfaitaire alloué par poste (frais de bureau à domicile, frais de représentation, etc.).

L’employeur doit veiller à formaliser la pratique des forfaits de frais dans l’entreprise, par exemple via une policy reprenant les modalités d’octroi des indemnités forfaitaires et des règles claires.

Par ailleurs, il est conseillé de faire valider les forfaits de frais par le Service des Décisions anticipées fiscales (appelé aussi Service des rulings). Un ruling fiscal peut être un élément déterminant dans la justification des forfaits, notamment pour les frais de représentation. En effet, même si l’ONSS n’est pas légalement lié par un ruling fiscal, c’est un élément essentiel dans l’appréciation du dossier puisque la notion de « frais propres à l'employeur » est identique pour le fisc et la sécurité sociale. La jurisprudence s’est déjà prononcée dans ce sens.

Enfin, l’employeur doit veiller à formaliser la pratique des forfaits de frais dans l’entreprise, par exemple via une policy reprenant les modalités d’octroi des indemnités forfaitaires et des règles claires pour empêcher les doubles remboursements.

En conclusion, on retiendra qu’il est parfaitement possible pour un employeur d’indemniser, sur base forfaitaire, ses travailleurs pour les frais que ceux-ci encourent dans l’exécution de leur contrat de travail. L’exemption de ces forfaits d’impôts et de cotisations sociales dépend toutefois de la position des instances fiscales et parafiscales et dans ce cadre, les entreprises doivent prendre plusieurs précautions.

Nadège Toussaint
Avocate Claeys & Engels

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