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La flexibilisation des trajets domicile-lieu de travail ne se fera pas sans une approche et des solutions intelligentes

Roeland Vanrenterghem, Saskia Lombaerts et Mario Santy ©Studio Dann

La société internationale d’expertise comptable et de conseil en gestion BDO lance une offre unique en partenariat avec la start-up Eurides. Grâce à Vaigo, qui combine une nouvelle plateforme de RH et de mobilité avec d’autres services connexes, les grandes organisations peuvent offrir à leurs collaborateurs la parfaite maîtrise de leur mobilité. “Notre solution résout les obstacles liés à l’administratif et aux processus, et répond à la nouvelle mobilité dans les villes, incarnée par des services comme Uber et Uber Bike.”

Vaigo est une nouvelle plateforme qui permet aux gestionnaires de RH et aux mobility managers de proposer à leurs collaborateurs de nombreuses options flexibles de mobilité. “Il s’agit en quelque sorte d’un service ‘tout en un’, qui comprend une plateforme en ligne offrant aux collaborateurs et à l’employeur une vue d’ensemble des processus administratifs et fiscaux, le tout entièrement automatisé”, détaille Roeland Vanrenterghem, CEO d’Eurides, qui a développé Vaigo en partenariat avec BDO.

“Notre solution se présente sous la forme d’un portail où les collaborateurs peuvent découvrir et gérer plusieurs moyens de transport en adéquation avec la politique de mobilité de leur employeur. Le portail connecte les exploitants de services de mobilité et les meilleures offres et apps de ‘mobility as a service’, et ce, en parfaite harmonie.”

Intégration fiscale et juridique

L’Operator Manager de Vaigo prend en charge la gestion quotidienne de tous les services et abonnements de transport sous-jacents. Mais ce n’est pas tout: “Grâce à notre Policy Manager, nous intégrons dans l’outil la politique de mobilité et les objectifs de l’entreprise de façon flexible”, précise Saskia Lombaerts, Senior Advisor et experte en mobilité chez BDO.

“Vaigo intègre la mobilité de l’ensemble des collaborateurs, ainsi que le budget mobilité.”
Saskia Lombaerts
Senior Advisor et experte en mobilité chez BDO

“Si cela s’avère nécessaire, Vaigo intègre les contributions financières et le nouveau budget mobilité en tenant compte à la fois des avantages et des inconvénients. Les options de mobilité et les budgets peuvent en effet varier selon la fonction du collaborateur et la raison du déplacement. Et peut-être même du temps qu’il fait… L’outil détermine qui peut demander un abonnement de transport en commun ou bénéficier d’une indemnité vélo. Nous faisons en sorte que le système soit en parfaite conformité avec les dernières réglementations fiscales et juridiques.”

Enfin, le système propose le Process Integrator, qui intègre la mobilité aux processus de gestion et aux systèmes informatiques internes, ajoute Roeland Vanrenterghem. “Paie, RH, gestion des notes de frais: Vaigo combine le tout sur mesure selon les besoins de l’entreprise. Tous les aspects administratifs sont entièrement automatisés, ce qui fait économiser du temps et des frais de personnel, tout en minimisant les risques d’erreur.”

Services d’encadrement

Les entreprises peuvent également faire appel aux services d’accompagnement de BDO. Par exemple, il est possible de se faire conseiller par les experts de BDO lors de l’élaboration d’une politique de mobilité et de la mise en place d’un processus de gestion du changement. “C’est la seule façon pour donner aux employés l’envie de changer leur comportement en matière de mobilité”, estime Mario Santy, expert en change management chez BDO Ideas at Work.

“Tant la politique de mobilité que la mise en place des changements devraient commencer par une enquête évaluant les besoins et les souhaits des collaborateurs, sur le mode de la cocréation. Tout le monde n’a pas les mêmes exigences en matière de mobilité. Ils diffèrent en fonction des préférences personnelles, du lieu de résidence et de l’âge. Les collaborateurs plus âgés auront peut-être davantage tendance à préférer la voiture, et les jeunes le vélo. La panacée n’existe pas.”

L’importance d’une bonne politique de mobilité

En fin de compte, les entreprises doivent développer un plan de mobilité auquel tout le monde puisse souscrire, poursuit Saskia Lombaerts. “L’objectif est de toucher un maximum de collaborateurs. Nous pouvons concevoir une politique de mobilité adaptée à tous les profils des employés. Par ailleurs, le système nécessite une intégration fiscale et réglementaire optimale. Tout doit être conforme à la loi. Ici aussi, nous apportons notre expertise.”

La conception de la politique de mobilité et le lancement du processus de changement sont suivis par une phase-test où les collaborateurs ont l’occasion d’essayer les formules proposées. Cela permet d’obtenir l’adhésion d’un maximum d’entre eux, assure Mario Santy. “Sans oublier le concept de ‘leading by example’: les managers qui donnent l’exemple et laissent régulièrement leur voiture à la maison incitent le personnel à utiliser des moyens de transport alternatifs. Il en va de même pour les collaborateurs pionniers qui peuvent être nommés ‘ambassadeurs de la mobilité’ et ‘contaminer’ positivement leurs collègues.”

Dans la durée

En plus d’un plan de mobilité adapté, d’un outil administratif performant et de la mise en place d’une phase de transition bien pensée, il importe que les entreprises gardent intact l’intérêt des collaborateurs pour cette mobilité alternative. Elles doivent ancrer leur politique de mobilité dans leur culture, conclut Mario Santy. “Cela exige des adaptations régulières, par exemple pour suivre l’évolution des tendances – les initiatives de partage et le télétravail ont aujourd’hui le vent en poupe. Mais aussi des actions de sensibilisation. C’est la meilleure façon de conserver une mobilité alternative dynamique. Nos outils et nos services rendent tout cela possible.”

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