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Comment trouver son chemin dans la jungle des applications RH?

Katrien De Buyser & Dieter Verhelst, delaware. ©Wouter Van Vaerenbergh

Un outil qui permet de demander des jours de congé, un Excel pour les notes de frais et un autre programme pour les horaires de travail? delaware aide les entreprises à traduire leurs besoins RH en solutions efficaces et intégrées. Cela simplifie le travail et le rend plus agréable pour les employés, les collaborateurs du département RH et les autres parties prenantes.

“La plupart des systèmes de gestion RH sont un assemblage de plusieurs programmes”, observe Dieter Verhelst, architecte HRIS et Team Lead chez delaware. “Souvent, une partie des applications est fournie par des prestataires externes et une autre est développée au sein de l’entreprise. Toutes ces applications peuvent fonctionner assez bien mais elles ne sont pas intégrées. En d’autres termes, elles ne communiquent pas entre elles.”

“Cette situation nuit à l’efficacité”, souligne Katrien De Buyser, architecte HRIS & Solution Lead chez delaware. “Celle des travailleurs, bien sûr, mais aussi celle des employés du département RH, par exemple parce qu’ils doivent parfois encoder manuellement – et à plusieurs reprises – certaines données, tel un changement d’adresse, dans les différents systèmes.”

“La plupart des systèmes RH forment un cocktail hétéroclite de programmes qui fonctionnent bien, certes, mais qui ne communiquent pas entre eux”
Dieter Verhelst
architecte HRIS et Team Lead chez delaware

Réglé en deux clics

“Ce problème a pris de l’ampleur au fil du temps”, prolonge Dieter Verhelst. “Auparavant, les entreprises achetaient un progiciel pour tous leurs besoins. La plupart d’entre elles développaient elles-mêmes les fonctions manquantes. Le résultat n’était pas toujours idéal mais l’entreprise s’en contentait.”

“Aujourd’hui, les entreprises placent la barre plus haut”, note Katrien De Buyser. “Elles veulent être en mesure de choisir, parmi le large éventail de fournisseurs, la meilleure application possible pour leurs besoins. Cela aboutit à un cocktail hétéroclite d’outils. Et parallèlement, les collaborateurs souhaitent disposer à leur travail du même confort numérique que celui qu’ils connaissent dans leur vie privée – deux clics et c’est réglé. Ils ne veulent pas d’un labyrinthe logiciel mais d’une plateforme unique pour toutes les facettes de leur travail, à la fois via leur smartphone, leur tablette et leur ordinateur. Il en va de même pour les membres du département RH qui désirent pouvoir accomplir leur travail sans devoir recourir à une dizaine de modes d’emploi.”

Cartographier les besoins

C’est ici que l’architecte RH entre en jeu. “Tout d’abord, nous opérons un retour en arrière avec le client et nous lui demandons de décrire à quoi ressemblerait, dans le meilleur des mondes, chaque facette de sa gestion des ressources humaines”, éclaire Katrien De Buyser. “Ce faisant, nous nous mettons à la place des collaborateurs RH et des employés, mais aussi de toutes les autres parties prenantes, comme le service comptabilité – je songe au traitement des notes de frais –, le secrétariat social, les candidats, etc. Comment se passerait l’intégration des nouvelles recrues dans un monde idéal? Quel serait le processus de recrutement optimal? Qu’en est-il des formations? Etc. Dès que tout a été clairement cartographié, nous pouvons travailler ensemble pour le traduire en composante technologique et nous examinons de quelle façon intégrer le tout aussi harmonieusement que possible.”

L’architecte RH aide également à concevoir, mettre en place, intégrer et gérer les processus. “Nous prodiguons des conseils, contribuons à identifier les problèmes et collaborons avec les fournisseurs pour proposer la meilleure solution.”

De l’information à l’analyse

Un aspect important du processus est la qualité des données. “En matière de gestion des ressources humaines, les entreprises ne doivent pas se fier à leur instinct mais à des données pertinentes et transparentes”, estime Dieter Verhelst. “Et ces données doivent être irréprochables pour autoriser des analyses et un reporting de qualité. C’est pourquoi nous prenons le temps, avec nos clients, de nettoyer les flux de données et d’améliorer la qualité des data. Et ce, afin d’obtenir une réponse plus juste à la question du pourquoi.”

“Les collaborateurs veulent pouvoir accomplir leur travail sans devoir recourir à une dizaine de modes d’emploi”
Katrien De Buyser
architecte HRIS & Solution Lead chez delaware

Basé sur la pratique

Les informations RH intégrées peuvent ainsi être partagées de façon conviviale avec tous les collaborateurs et les autres parties prenantes. “Entre autres via des tableaux de bord, des portails, des launch pads et des kiosques PC”, illustre Katrien De Buyser. “La crise du coronavirus a souvent – et douloureusement – mis en lumière le fait que les utilisateurs finaux ne disposaient pas d’accès à ces outils digitaux. Désormais, les collaborateurs exigent un single point of entry grâce auquel ils peuvent atteindre toutes les informations dont ils ont besoin.”

“Nous avons réalisé un projet pour la Croix-Rouge de Flandre. Les collaborateurs ont dorénavant accès, via Microsoft SharePoint, à l’ensemble de leur dossier numérique personnel. Lors de ce type d’exercice, nous tenons compte de l’efficacité des processus de l’administration RH. Comment pouvons-nous les optimiser afin que la collaboration soit facilitée au quotidien? Depuis la fusion d’Eandis et d’Infrax pour donner naissance à Fluvius, le département RH de l’entité fusionnée travaille avec SAP SuccessFactors au lieu de deux systèmes séparés, par exemple.”

Faire face aux changements

Enfin, toute trajectoire technologique s’accompagne d’une trajectoire humaine: chacun doit s’y adapter et apprendre à travailler différemment. La mise en place de changements implique donc que l’on donne suffisamment de temps aux gens pour abandonner l’ancien système. En plus des architectes RH et des spécialistes en processus qui offrent un accompagnement et s’occupent des aspects techniques de la transformation, delaware prodigue des conseils sur ces défis et la façon dont l’entreprise peut les relever.

En savoir plus ? Vous trouverez ici des témoignages intéressants de clients de UZ Gent, Rode Kruis - Vlaanderen et BMT Group (en anglais).

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