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Gardez le contrôle sur les data de votre entreprise

©Rawpixel.com - stock.adobe.com

Toutes les données ne se laissent pas facilement stocker dans une case, un processus ou un système ERP. Un e-mail par-ci, une lettre par-là, un dessin technique ailleurs… et vous vous retrouvez face à des données fragmentées. “Fragmentées” ne signifie pas qu’elles ne sont pas importantes. delaware peut vous aider à relever ce défi.

Ces dix dernières années, les entreprises ont massivement investi dans des systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) comme SAP pour optimiser leurs processus dans le back-office. Traitement des commandes, facturation, gestion des stocks: en structurant et en automatisant le traitement de ces données, vous gagnez en efficacité. “Attention, cependant: il existe également un flux de données non structurées qui ne se laissent pas aisément automatiser”, prévient Lesly Janssens, manager chez delaware. “Je pense notamment à la chaîne d’e-mails de négociations avec les clients, à la photo d’un produit abîmé envoyée par un client, et aux rapports de réunions d’évaluation avec la clientèle.”

“La spécialité d’OpenText? Numériser les informations et contenus non structurés et les rendre gérables et utilisables.”
Lesly Janssens
delaware

Selon une étude menée par la société de recherche IDC, jusqu’à 80% des informations pertinentes pour les entreprises trouvent leur origine sous une forme non structurée, telle que des textes ou des images dispersés dans l’entreprise. Et nous perdons jusqu’à 20% de notre temps à chercher des informations et à reconstruire le puzzle. “C’est tout sauf pratique si, pour préparer une commande, un collaborateur doit chercher les informations dont il a besoin dans une messagerie, des dossiers partagés ou des classeurs. Le problème est que, dans de nombreuses entreprises, ce genre de situation est plutôt la règle que l’exception.”

Grande bibliothèque 

“OpenText permet de numériser des informations et des contenus non structurés et de les rendre gérables et utilisables”, poursuit Lesly Janssens. “Il est ainsi possible de fusionner les deux univers de data – structurées et non structurées – un peu à la manière du yin et du yang. Avec OpenText, vous pouvez placer des parties d’informations au sein d’une grande bibliothèque de données structurées, et dès lors stocker et accéder à toutes sortes de data: documents, dessins CAD, illustrations, vidéos, modèles en 3D, etc.”

“Nos collaborateurs consacrent aujourd’hui leur temps à des tâches à plus haute valeur ajoutée.”
Philippe Delvaux
Pierret

OpenText aide à centraliser les informations que les utilisateurs pourront ensuite consulter rapidement et de manière intuitive. “Non seulement cela augmente l’efficacité, mais c’est souvent une nécessité”, souligne Lesly Janssens. “Les obligations liées à la directive RGPD exigent des entreprises qu’elles stockent de nombreuses données de manière adéquate, en particulier lorsqu’il s’agit de données personnelles ou d’informations ayant une valeur juridique.”

Cas pratique: le fabricant de portes et fenêtres Pierret

Pierret fabrique châssis, portes et fenêtres dans la province de Luxembourg. Forte de plus de 400 collaborateurs, l’entreprise est également active en France, au Grand-Duché de Luxembourg et en Suisse. Technologie de pointe, savoir-faire et efficacité de production y occupent une place centrale. Or, jusqu’il y a peu, le fossé entre la production et le back-office était profond.

“Tout ce qui ne faisait pas partie des activités principales était traité de manière plutôt ‘artisanale’”, pointe Philippe Delvaux, directeur de l’informatique. “Nous n’avions pas beaucoup investi dans notre digitalisation. Si nos clients étaient contents de nos produits, certains regrettaient que la collaboration soit parfois difficile. Nous y avons remédié. Voici trois ans, nous avons implémenté SAP et, en septembre 2020, lancé un portail client.”

Ce portail rassemble des outils destinés à faciliter la vie des clients. “Un exemple? Auparavant, nos clients recevaient une confirmation de commande qui indiquait uniquement la date de livraison. Aujourd’hui, les clients ont accès sur le portail à un agenda où ils peuvent consulter les dates et les détails des livraisons, comme le nom de la firme chargée du transport, les données de contact du chauffeur, les détails de la commande, les numéros des chevalets sur lesquels se trouvent les menuiseries, etc.”

Nous avons profité du développement du portail pour migrer toute et annoter toute notre documentation technique dans la solution OpenText, et avons connecté OpenText au portail MyPierret. Nos clients peuvent maintenant à tout moment avoir accès aux coupes et plans de montage des châssis, et utiliser l’outil de recherche OpenText pour retrouver les informations parmi les quelques milliers de documents disponibles.

Sur le portail ‘MyPierret’, les clients disposent en outre de tous les documents: historique de facturation, bons de commande, commandes signées, détails techniques des produits commandés, bons de livraison, bons de livraison signés, etc. “Ils peuvent par ailleurs utiliser notre outil pour configurer portes et fenêtres et obtenir immédiatement le prix de leur commande”, ajoute Philippe Delvaux.

“La plateforme permet aussi de s’inscrire à des formations – en ligne ou non – et à des webinaires, de consulter nos actualités, notre catalogue, de signaler des dégâts ou d’introduire une réclamation. Tout est possible sur une seule et même plateforme. Grâce à OpenText, nous pouvons chercher, télécharger, partager et stocker toutes ces informations non structurées dans plusieurs langues au moyen de filtres et d’autres outils. Résultat: les services à la clientèle n’ont jamais été aussi rapides. Et nos collaborateurs consacrent leur temps à des tâches à plus haute valeur ajoutée. C’est clairement un processus gagnant-gagnant.”

Nous envisageons de mettre en place OpenText dans la gestion de nos projets, du cycle de vente jusqu’à leur réalisation et livraison, afin centraliser et de partager les informations et documents entre tous les acteurs du projet.

 

 

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