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Le pilote automatique de votre back office

Tout comme un bras robotique prend physiquement en charge les travaux lourds, pénibles ou salissants, la RPA assume les tâches administratives ennuyeuses et récurrentes. ©chajamp - stock.adobe.com

Les voitures autonomes sont déjà une réalité. Et si l'administration de votre entreprise pouvait se passer de pilote elle aussi?

L'automatisation s’est imposée dans les ateliers de montage et de production au fil du XXe siècle. Depuis lors, des machines et robots de toutes sortes prennent en charge de plus en plus de tâches pénibles, salissantes ou répétitives. Cette révolution n'a gagné que beaucoup plus tard les bureaux et les services administratifs. Notamment avec l'arrivée des systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) tels que SAP, et l'automatisation robotisée des processus (RPA).

De nombreuses tâches administratives, de la confirmation des commandes à l'introduction d'un nouveau fournisseur, sont des processus commerciaux essentiels mais qui ne contribuent guère à la croissance de votre entreprise ou au développement de vos employés, et encore moins à leur satisfaction professionnelle. Tout comme un bras robotique prend physiquement en charge les travaux lourds, pénibles ou salissants, la RPA assume les tâches administratives ennuyeuses et récurrentes. L'automatisation robotisée des processus joue un rôle non négligeable dans l'organisation d'un back office autonome. On peut voir en elle le pilote automatique de votre administration.

En combinant la RPA à d'autres technologies numériques telles que le web scraping, l'OCR (reconnaissance optique des caractères) et l'intelligence artificielle, par exemple, on peut ajouter encore plus de valeur à l’ensemble. Pour désigner cette combinaison, on se réfère souvent à The Intelligent Enterprise de SAP qui, au moyen des technologies, automatise les tâches, convertit les données en informations et enfin en actions dans votre système ERP SAP.

À quels besoins l'automatisation robotisée des processus répond-elle? 

“Au lieu d'effectuer elles-mêmes des tâches administratives répétitives, de nombreuses entreprises les externalisent vers des centres de services partagés dans des pays où les coûts de main-d'œuvre sont moins élevés”, pointe Jos Gilissen, Domain Lead Finance & Business Controlling chez delaware. “Avec la technologie et les capacités actuelles, ce n'est plus nécessaire. Que vous exerciez votre activité en Belgique ou à l'autre bout du monde, l'automatisation robotisée des processus vous offre de réaliser des économies et épargne à votre entreprise beaucoup d’agitation et d’énergie.”

“L’avantage de l’automatisation? Une rentabilité accrue et davantage de temps et de ressources libérés pour des activités à plus forte valeur ajoutée.” - Jos Gilissen, Domain Lead Finance & Business Controlling chez delaware

La RPA contribue par ailleurs à améliorer l'expérience client. Si vous automatisez les processus en arrière-plan, elle peut fournir un meilleur service à l’avant-plan. “L'un de nos clients, actif dans le secteur textile, exploite l'automatisation robotisée des processus afin de fournir plus rapidement à ses clients des échantillons sur mesure. Une fois que le client a choisi ses échantillons textiles en ligne ou dans le showroom, la RPA récupère sa sélection pour configurer les machines qui produisent lesdits échantillons. Auparavant, cela se faisait manuellement; grâce à la RPA, le client dispose de ses échantillons nettement plus rapidement.”

Quels sont les avantages de la RPA? 

Contrairement aux solutions informatiques traditionnelles, la RPA permet aux entreprises d'automatiser leurs processus à bien meilleur compte. Les investissements ne doivent pas être consentis en une seule fois: vous progressez en douceur, étape par étape. Vous récoltez ainsi les premiers bénéfices du système tout en poursuivant l'automatisation. Résultat: une meilleure rentabilité et davantage de temps et de ressources libérés pour des activités à plus forte valeur ajoutée.

“Autre avantage de la RPA: elle utilise des applications existantes sans perturber les systèmes sous-jacents”, poursuit Jos Gilissen. “Inutile donc de déployer tout un univers informatique parallèle. La mise en œuvre est dès lors plus rapide. Confier des tâches manuelles à l'automatisation en accroît également la précision et la cohérence. Il y a moins de risques d'erreurs. Avec, à la clé, des avantages concurrentiels supplémentaires.”

Pour quelles applications peut-on se tourner vers l'automatisation robotisée des processus? 

La RPA peut intervenir dans toutes les fonctions administratives telles que les finances, les ressources humaines, l'informatique, la gestion des données de base, la gestion de la qualité, les ventes, le marketing. Cette technologie prouve son utilité dans cinq domaines majeurs:

1. Gains (d’efficacité)

“Chez un client, nous avons mis en œuvre la RPA pour accélérer le processus de facturation et le rendre cohérent”, illustre Jos Gilissen. “Les clients finaux ont ainsi eu la possibilité de payer plus rapidement. Pour un autre client, nous avons automatisé toutes les demandes de subventions de travail.”

2. Cohérence

La RPA fonctionne mieux à partir de données structurées. Si vous n'envoyez plus la demande pour un nouvel employé, client ou fournisseur par e-mail mais selon un format convenu à l'avance, la RPA peut convertir toutes les données de base vers l’ensemble des applications.

3. Conformité

“L'un de nos clients profite de l'automatisation robotisée des processus pour sélectionner de nouveaux clients et fournisseurs, par exemple sur la base de leur viabilité économique”, ajoute Jos Gilissen. “Mais aussi pour vérifier que les clients et fournisseurs respectent toutes les conditions, détecter les doubles paiements dans la comptabilité, etc. La détection des fraudes est un autre domaine où la RPA prend tout son sens, éventuellement en combinaison avec le machine learning.”

4. Automatisation fonctionnelle des processus

Cela peut aller de l'envoi périodique des prix de vente à l'automatisation des processus RH et à l'établissement de commissions financières, en passant par le traitement et le stockage des documents (douanes, etc.).

5. Connexion

Les applications sont interconnectées. “Nous avons relié la plateforme RH d'un client à son application de secrétariat social: de cette façon, la RPA assure le traitement automatique des données relatives aux salaires”, avance Jos Gilissen.

À quels défis faut-il se préparer avant d’adopter la RPA?

La mise en place d'un back office autonome via la RPA est un processus relativement simple. “Il est préférable d'élaborer d'abord une stratégie claire”, souligne Jos Gilissen. “L'automatisation robotisée des processus n'est pas un objectif final, et encore moins une solution-miracle à tous les problèmes, mais l'un des outils permettant de transformer numériquement une entreprise. La dimension ‘gouvernance’ est très importante. Comme pour tous les changements, il convient d'impliquer les employés dès le début du parcours. Bien que l'automatisation des activités répétitives soit très bien accueillie dans la majorité des cas, une communication transparente n'en demeure pas moins cruciale.”

delaware accompagne les entreprises dans tous les aspects de l'implémentation de la RPA. Qu’il s’agisse de l'installation de matériels et de logiciels, du développement de solutions, de l’organisation de formations et d'ateliers, du soutien et de l'orientation dans la mise en place et la gestion.

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