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Signature numérique des contrats : moins de tracas, plus d'efficacité

Alex Dossche, Vice President Sales & Marketing d'Isabel Group

Impression, signature, numérisation et transmission de documents au format PDF ? Toutes ces tâches peuvent être accomplies plus rapidement et plus facilement à l’aide d’une signature numérique. Voici un an et demi, Motrac a basculé sur SignHere, une solution belge pour préparer, signer et suivre des documents en toute sécurité.

Donner une procuration numérique à votre étude notariale à distance ? Remplir votre formulaire d'impôt en ligne ? Ou installer une nouvelle application bancaire ? Aujourd'hui, tout cela peut se faire avec une signature numérique juridiquement valable, par exemple via itsme® ou avec votre eID. La signature numérique n'est pas seulement destinée aux particuliers : elle est une solution pratique pour éviter les embarras liés au papier et au crayon. Les entreprises ont elles aussi de plus en plus recours aux signatures numériques pour signer contrats et autres documents.

La façon la plus simple de signer numériquement consiste à adopter la signature électronique. Il peut s'agir de la signature au bas d'un e-mail ou du scan d'une signature manuscrite. Cependant, ce système offre peu de certitude quant à l'identité réelle du signataire, et l'intégrité des documents signés n'est pas garantie. Peu fiable, donc.

Motrac, l'un des principaux fournisseurs de services et de solutions intra-logistiques, a donc choisi SignHere, une solution d’Isabel Group qui permet de signer des documents au moyen de signatures électroniques juridiquement contraignantes. “La signature se fait soit au moyen d'une signature électronique avancée, par exemple avec un code unique généré par e-mail ou par SMS – c'est possible notamment pour la signature d'un bon de commande d'un montant limité –, soit par signature électronique qualifiée, comme pour la signature d'un contrat de travail avec itsme®”, détaille Alex Dossche, Vice President Sales & Marketing d’Isabel Group. 

“Le fait que SignHere soit conçu en Belgique et qu'il y ait une assistance depuis la Belgique est un avantage pour nous”
Marc Van Cotthem
directeur financier de Motrac

Trop de paperasse 

Avant la mise en œuvre de SignHere, le processus de signature chez Motrac prenait beaucoup de temps et n'était pas simple. Les contrats de location -entre autres- étaient imprimés, signés et échangés entre les différents services. La recherche d'une solution numérique était en cours depuis un certain temps mais, lorsque la crise sanitaire a éclaté et que l’organisation du travail de bureau a pris une nouvelle forme, les choses se sont accélérées. “Avec SignHere, nous faisons d'une pierre trois coups : nous pouvons facilement travailler à distance, nous économisons du temps, de l'énergie, du papier et des coûts, et nous disposons d'une solution sûre et juridiquement contraignante”, déclare Marc Van Cotthem, directeur financier de Motrac. 

Chaque année, des milliers de documents sont signés chez Motrac. Certains d'entre eux requièrent la signature de trois ou quatre parties ou représentants, voire davantage. En outre, l’authentification doit souvent se faire dans un certain ordre. Qui peut être respecté avec SignHere. 

“Les employés de Motrac chargent le document dans un portail personnalisé”, souligne Alex Dossche. “L'expéditeur détermine ensuite qui sont les signataires, l'ordre et la méthode de signature. Cela peut se faire, par exemple, via itsme®, via un SMS ou un e-mail avec un code unique, ou par eID. Enfin, les signataires reçoivent un message et apposent leur signature numérique selon la méthode souhaitée.” Petit plus : la plateforme SignHere permet de suivre le statut de la signature, d'envoyer des rappels et de créer des groupes de documents. 

Made in Belgium, support from Belgium 

Ces dernières années, de nombreuses start-up sont nées dans le secteur de la signature numérique. Motrac a toutefois choisi SignHere d'Isabel Group, une entreprise belge fondée par quatre grandes banques belges et qui fournit depuis plus de 25 ans des solutions numériques aux entreprises, institutions financières et bureaux comptables. En 2021, plus de 300.000 documents commerciaux ont déjà été signés à l'aide de SignHere. 

“En choisissant Isabel Group, nous pouvons plus facilement mettre en œuvre cette solution avec toutes les parties prenantes”, apprécie Marc Van Cotthem. “Le fait que SignHere soit conçu en Belgique et qu'il y ait une assistance depuis la Belgique était également un avantage pour nous. Par exemple, nous avons rencontré des problèmes de pare-feu chez certains de nos clients, ce qui a empêché le bon déroulement du processus de signature. Ce problème a pu être résolu grâce au service de support de SignHere.” 

“Dans TruliUs, vous pouvez définir qui sont les représentants légaux, quels sont leurs mandats et quelles sont les règles de signature. TruliUs sera déployé en 2022”
Alex Dossche
Vice President Sales & Marketing d'Isabel Group

TruliUs, l’itsme® pour entreprise 

Un point important que Motrac examinera à l'avenir est la vérification de la procuration des signataires. En d'autres termes, le signataire est-il autorisé à signer au nom d'une entreprise ? Isabel Group travaille sur une identité numérique pour les entreprises appelée TruliUs. Une sorte d’itsme® pour entreprise. Grâce à cette solution, il est possible de s'identifier en tant que représentant d'une entreprise et de signer avec un mandat de celle-ci. Dans TruliUs, chaque entreprise définit qui sont ses représentants légaux, quels sont leurs mandats et quelles sont les règles de signature. “TruliUs sera déployé en 2022”, déclare Alex Dossche.

 Isabel Group planche par ailleurs sur une solution permettant d'archiver rapidement et sans souci les documents signés numériquement. Certains documents, tels que les contrats d'assurance vie, peuvent être à nouveau nécessaires dans 40 ans. “Pour pouvoir vérifier en 2061 ce qui a été signé, quand et par qui, il faut une solution capable d'archiver les documents automatiquement et en toute sécurité, conformément aux règles européennes eIDAS”, poursuit Alex Dossche. 

Enfin, Isabel Group œuvre à la poursuite de l'intégration de SignHere dans les progiciels de comptabilité, de GED, de CRM et d'ERP. Grâce au connecteur SignHere pour Microsoft Power Automate, les utilisateurs peuvent déjà demander, suivre et stocker des signatures électroniques SignHere directement dans leurs applications Microsoft 365 existantes. Les utilisateurs de Salesforce, quant à eux, peuvent envoyer des invitations à signer des offres, des accords commerciaux et d'autres documents depuis leur application CRM préférée.

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