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“La technologie ne suffit pas pour travailler en mode hybride”

Patrick Viaene, Microsoft (Frank Toussaint)

Afin d’assurer le succès du travail hybride, il faut plus que de la technologie: un changement d’habitudes et d’état d'esprit. “Le travail hybride n'est pas synonyme de disponibilité totale!”

La crise sanitaire l’a clairement démontré: les gens peuvent travailler ensemble sans se rencontrer physiquement. Et en réalité, il n'est pas nécessaire d'interagir au même moment: il est parfaitement possible, pour deux collègues, de travailler sur le même document depuis leurs bureaux d'Europe et des États-Unis à des heures différentes, et de le partager ensuite. Cela aussi relève du travail hybride.

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“L'époque où les représentants des professions intellectuelles venaient encore au bureau pour chaque tâche est révolue”, prévient Patrick Viaene chez Microsoft. “Si la crise sanitaire n'avait duré que six mois, nous aurions rapidement repris nos anciennes habitudes. Mais deux ans plus tard, la donne a fondamentalement changé dans l'esprit des dirigeants et des employés. Les gens ne viennent plus au bureau uniquement pour une réunion physique d'une demi-heure.”

Plus que la technologie

Si la pandémie a accéléré le travail hybride, c’est la technologie qui l'a rendu possible. “Pourtant, on aurait tort de croire que le travail hybride est d’emblée praticable pour peu qu'on y applique les bonnes solutions technologiques”, nuance Patrick Viaene. “La technologie ne suffit pas. Le travail hybride exige un changement d’état d'esprit et d'habitudes. La plupart des salariés peuvent assumer une réunion physique de deux heures. En revanche, une réunion de deux heures via Teams est impensable, en raison de la capacité d'attention des participants.

Et à l'avenir, il faudra se demander quel moment est le plus approprié pour se réunir physiquement et quand la réunion virtuelle constitue une solution valable. Si un brainstorming est indispensable pour un nouveau projet, il est peut-être préférable de se rencontrer physiquement. L'état d'avancement d'un projet doit faire l'objet d'une brève discussion? Dans ce cas, c'est tout à fait possible à distance.”

Les cinq minutes de répit nécessaires pour changer de salle entre deux réunions physiques sont tout aussi utiles entre deux réunions en ligne.
Patrick Viaene
MODERN WORKPLACE & SECURITY LEAD CHEZ MICROSOFT

Patrick Viaene, Microsoft

Un défi technologique majeur pour les organisations réside dans l'amélioration des réunions hybrides, avec des participants physiquement présents et d'autres qui participent à distance. “Chez Microsoft, nous avons déjà investi dans ce domaine. Nous avons remarqué que les personnes qui se connectaient à distance avaient l'impression d'être des participants de ‘seconde classe’. Vous pouvez éviter cet écueil en adoptant plusieurs angles de vue, de préférence avec des caméras intelligentes qui zooment sur l’intervenant. Et de bons micros peuvent faire des merveilles, afin que les personnes qui ne sont pas physiquement présentes puissent tout entendre. Nous ne consentons pas ces investissements pour les personnes présentes dans la salle de réunion mais pour celles qui se connectent depuis leur domicile.”

Politique superflue

Pour les chefs d'entreprise et les gestionnaires, le travail hybride reste un exercice de lâcher prise, de confiance et de concentration sur le résultat plutôt que sur le processus. Le premier réflexe est souvent de tout cadenasser dans des accords, des règles et des protocoles.

“Or, ce n'est pas nécessaire”, souligne Patrick Viaene. “Chez Microsoft, le travail hybride était monnaie courante bien avant la crise sanitaire. Nous n'avions pas de politique officielle en la matière à l'époque et nous n'en avons pas aujourd'hui. Les employés ont tous les outils technologiques – tant matériels que logiciels – à leur disposition pour travailler à domicile.

Mais la fréquence et la raison de leur présence au bureau relevaient et relèvent toujours d'un choix individuel. Certains ont constaté qu'ils pouvaient mieux se concentrer chez eux, tandis que d'autres venaient simplement au bureau pour échapper à l'agitation de la maison. Dans chaque équipe, des règles non écrites ont émergé de manière tout à fait organique, par exemple la présence physique de tout le monde à la réunion d'équipe mensuelle. Mais tout cela dépend de chaque équipe individuellement.”

Stress

Le travail hybride appelle une nouvelle hygiène de communication. Pour certaines personnes, la frontière floue entre travail et vie privée engendre un stress supplémentaire, ou une tendance à travailler un peu plus. “En pleine crise sanitaire, nous avons vu le nombre de chats professionnels en dehors des heures de travail augmenter de près de moitié”, chiffre Patrick Viaene.

“Nous avons compris que nous pouvons parfaitement répondre le lendemain à un e-mail qui nous parvient après les heures de travail, mais qu'en chat, nous ressentons le besoin de répondre immédiatement. Ce n'est, bien sûr, pas l'objectif. Des accords à ce sujet doivent certainement être conclus au niveau de l'équipe. Parce que travailler à domicile n'est pas synonyme de disponibilité totale.”

La technologie peut y contribuer. Par exemple, Outlook est désormais programmé pour ne prévoir une réunion d'une demi-heure que sur 25 minutes. “Quand la réunion est physique, les participants doivent généralement se déplacer d'une salle de réunion à l'autre entre les sessions. Ces cinq minutes sont un moment de répit bienvenu… même entre deux réunions en ligne.”

Il peut également être utile de surveiller attentivement le comportement en ligne des employés et des équipes. “Désormais, vous pouvez suivre la façon dont les personnes travaillent dans Teams. Pas dans le but de contrôler, bien entendu. Mais si nous pouvons démontrer, chiffres à l'appui, qu'au sein d'une équipe, beaucoup d'e-mails sont encore échangés après 18 heures, cela peut devenir un point d’attention.”

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