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La gestion des salaires devient de plus en plus complexe

©Shutterstock

En Belgique, la gestion des salaires compte parmi les plus complexes d’Europe. C’est ce que révèle l’Indice mondial de complexité de la paie (IMCP) 2021 publié par Alight, un fournisseur international de services de gestion des salaires et des ressources humaines. De nombreux systèmes de gestion du payroll semblant ne plus suffire, la tendance à l’externalisation ne cesse de s’intensifier.

Comment expliquer la complexité croissante des processus de gestion des salaires? L’enquête bisannuelle liée à l’indice IMCP recueille les expériences de centaines de professionnels des RH et de l’administration des salaires (payroll) du monde entier. Près de la moitié des pays faisant partie du Top 40 se situent en Europe. Et notre pays y occupe la (triste) troisième place, derrière la France et l’Italie et devant l’Allemagne.

Le classement à l’Indice mondial de complexité de la paie est principalement déterminé par la complexité des règles fiscales et des obligations légales. Une autre raison est à trouver dans les lois sur le travail et la façon dont les conventions collectives de travail influencent les relations sociales.

En outre, les États membres de l’UE doivent respecter les directives européennes telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD), qui ont un impact sur la gestion des salaires, en plus des différences linguistiques et culturelles auxquelles sont confrontées les multinationales.

Conséquences du Covid-19

Le rapport IMCP a également étudié l’effet de la pandémie de Covid-19 sur les activités de payroll. Les confinements ont en effet provoqué de nombreux changements, qu’il s’agisse de notre façon de travailler ou de nos lieux de travail. Ces variations représentent une difficulté de poids pour la gestion des salaires, en particulier au sein des entreprises où ce processus ne peut être géré à distance.

Les trois derniers rapports IMCP avaient déjà mentionné le défi que posait la rapide évolution des règles fiscales et sociales pour les spécialistes du payroll. La pandémie a toutefois accentué ce phénomène avec, dans certains pays, des changements quotidiens apportés aux législations en vigueur. Ce rythme effréné a obligé les équipes du payroll à introduire ces changements manuellement, ce qui a accru le risque d’erreur dans les processus.

La pandémie a cependant eu une conséquence positive: la perception du payroll – autrefois considéré comme une simple fonction de back-office – s’est grandement améliorée. Les données fournies par le payroll sont jugées de plus en plus essentielles par le management.

Challenges

Le rapport IMCP établit par ailleurs la liste des principaux défis qui attendent les équipes de payroll. Ils tournent essentiellement autour de la protection de la vie privée, de la sécurisation des données et du respect des lois sur la gestion des données. Sans oublier une meilleure intégration du processus de payroll dans les autres données de l’entreprise et du département RH.

Les nouvelles formes de rémunération devraient elles aussi avoir un impact sur la gestion de la paie. Il s’agit par exemple des indemnités liées au travail à domicile, des nouveaux moyens de paiement comme les cryptomonnaies, des avantages basés sur le statut du personnel, des bonus et des enveloppes salariales.

Les départements RH ont un besoin croissant de processus et de données standardisés afin de simplifier la gestion du personnel, en fonction du reporting et de la planification des effectifs.

En raison d’une pénurie de spécialistes du payroll et des défis qui attendent la gestion des équipes hybrides, l’administration des salaires peut se transformer en un véritable casse-tête lorsqu’une catastrophe survient. C’est pourquoi les entreprises doivent mettre en place des plans d’urgence afin d’assurer la continuité des activités.

Externalisation en hausse

La pression constante sur les coûts, les changements de législation, les nouvelles formes d’organisation du travail, la poursuite de la digitalisation et de la personnalisation obligent les entreprises à revoir en profondeur leur gestion des salaires. Ici aussi, il semblerait que de nombreux modèles et processus ne suffisent plus.

En mai 2021, selon le rapport IMCP, quelque 60,6% des entreprises interrogées externalisaient tout ou partie de la gestion de leur payroll. Les principaux moteurs de cette décision sont le renforcement des législations (42,4%), une stratégie commerciale globale d'externalisation des activités non stratégiques (39%), les réductions de coûts (27,1%), ainsi que les fusions et acquisitions (15,3%).

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